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Parfois, faire bonne impression ne dépend que de petits détails que nous avons l’habitude de négliger.Pourtant dans toutes les étapes de la vie professionnelle (embauche, partenariat, entrepreneuriat, etc) nous avons à faire à des gens exponentiellement compétitifs. Chaque détail aussi insignifiant qu’il soit devient alors un argument pour accepter ou réfuter une collaboration, c’est pour cela qu’il est primordial de maîtriser l’outil de communication numéro 1 ; A savoir envoyer un email professionnel irréprochable et efficace. Voici quelques étapes simples mais essentielles pour maîtriser les b.a-ba de l’email professionnel.
“Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression”
David Swason
1-Utilisez une adresse email simple et nette
Idéalement votre adresse email se compose de votre nom ou d’une variante de votre nom. Vous pouvez utiliser un point, un tiret ou un tiret bas pour mettre en ordre votre nom et prénom de la manière qui vous plait
Exemples:
Ahmed.Benflen@gmail.com
Ahmed_Benflen@hotmail.com
Benflen-Ahmed@yahoo.com
Attention: L’adresse email ne doit surtout pas comporter un pseudonyme, un surnom,le nom d’un personnage connu etc.
Exemples d’adresses email à bannir:
momo56@yahoo.fr
Jolie_princesse@hotmail.fr
Spiderman@yahoo.com
Beaugosse5987@gmail.com
2-Rédigez un “Objet” ou “sujet” court et pertinent
Votre objet de mail doit être court mais aussi explicite. Lorsque votre destinataire parcourt sa boite mail il doit comprendre d’un coup d’œil le but de votre mail. Ainsi pensez à utiliser des mots clés dans votre message.
Exemples:
Candidature spontanée poste comptable
Réunion du 12 mars 2013
Convocation réunion extraordinaire
Confirmation de rendez-vous
Quand vous répondez à une offre d’emploi, ou que vous postuler pour un stage, un projet, une bourse, une conférence etc, faites très attention à la procédure de candidature car l’objet du mail est souvent imposé et son oubli peut faire écarter votre email car le destinataire ne sait pas dans quel but vous avez envoyer le mail.
Finalement, pour éviter que votre email ne finisse dans les spam n’utilisez pas:
Les lettres majuscules
les points d’interrogation et les points d’exclamation
Les mots tels que : promo, gratuit, 100%, gagner, cadeau, Investissement gratuit, pour toi, cher ami, félicitations, (ces termes sont automatiquement repérés par l’outil de filtrage et les emails finissent dans les spam .)
3-Soyez aimable
Il ne vous viendrait jamais à l’esprit de commencer ou finir une discussion réelle sans salutations. Observez la même politesse lorsque vous échangez par voie électronique.
Utilisez une formule d’appel appropriée au début de l’email:
Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, utilisez la formule classique “Chère Madame,cher Monsieur” ou “Madame, Monsieur” suivit d’une virgule. l’ordre de cette formule ne peut pas être inversé on ne peut pas utiliser “Monsieur, Madame”.
Si vous connaissez votre interlocuteur, il est d’usage de ne pas vous adresser à lui par son prénom, préférez utiliser le titre de la personne (Monsieur, Madame,Docteur, Maître, etc.) suivi de son nom.
Exemple:
Bonjour Monsieur Benflen,
Il n’est plus d’usage d’utiliser le titre “Mademoiselle” dans les documents professionnels.
Clôturez votre email avec les salutations :
Vous pouvez utiliser des formules comme:
« Cordialement, »
« Bien cordialement, »
« Sincères salutations, »
« Salutations distinguées, »
« Bien à vous, »
« Cordiales salutations, »
A la fin du mail signez avec par votre nom complet et vos coordonnées, les initiales sont à éviter
Exemple:
Cordialement,
Ahmed Benfalten
Tel: xxxxxxxx
e-mail: xxxxxxx
4-La clarté est le mot d’ordre
Allez droit au but, votre message doit être efficace et clair.
Présentez vous brièvement au début du mail en précisant votre nom, fonction et éventuelle dernière rencontre. Dès les deux premières lignes la personne doit comprendre l’objet de votre message.
Ne multipliez pas les idées dans un seul email, Idéalement un email ne comporte qu’un seul sujet.
Si vous avez plusieurs demandes, envoyez un email par demande, cela permettra à l’interlocuteur de classer vos emails plus facilement et d’y répondre sans oublier de traiter certains les points.
En général, vos phrases doivent être très courtes et simples, pour chaque nouvelle idée, on crée un paragraphe.
Choisissez un vocabulaire simple et évitez au maximum les termes techniques, remplacez les par des termes du langage courant . Le langage ne doit jamais être familier et il est important de se relire au moins une fois pour être sur que vous n’avez commis aucune faute d’orthographe ou de syntaxe .
5-Utilisez une mise en forme sobre
Il est recommandé pour un email professionnel d’utiliser une police facilement lisible et de n’utiliser que du noir ou du bleu foncé pour la couleur du texte.
Il faut laisser un espace entre chaque paragraphe et ne pas dépasser 5 paragraphes.
Autres recommandations:
N’envoyez jamais le même mail à plusieurs personnes en même temps, préférez envoyer un email par contact.
Si vous devez joindre des fichiers n’oubliez pas de le préciser “ci-joint vous trouverez…”
Soignez également les noms des fichiers que vous envoyez,par exemple un employeur verra de mauvais œil un CV joint avec le nom “Modèle CV coloré et moderne” ou “CV Gratuit et Simple”, votre document doit porter un nom qui le définit.
Tous les documents texte que vous envoyez doivent de préférence entre sous format PDF, plusieurs logiciels sur internet transforment des fichiers word ou autre en PDF, Convertir un document en PDF.
Maîtriser ces étapes simples de l’email professionnel est essentiel pour être lu, compris et faire bonne impression.
Prochainement nous aborderons le deuxième chapitre de l’email professionnel , les signatures, les Cdlt, les cc et autres bcc n’auront plus de secrets pour vous!
Le Programme d’Appui à la Société Civile (PASC-Tunisie), fruit du partenariat entre la Tunisie et l’Union européenne, lance une plateforme sur internet favorisant les échanges et les partages entre les acteurs de la société civile tunisienne, les acteurs publics et tout citoyen désireux de contribuer au développement socio-économique de la Tunisie. Tout juste disponible dans sa version béta, cette plateforme en ligne appelée «communauté de pratique » (CdP) est basée sur un processus d’apprentissage collectif. Elle représente à la fois un espace de capitalisation des savoirs et un moteur générateur d’idées et de projets, permettant à ses membres de bénéficier des meilleures pratiques et expériences des uns et des autres à travers toute une panoplie d’outils en ligne.
“Une communauté de pratique pour les associations et les acteurs publics tunisiens”
Quatre raisons pour s’inscrire à la communauté de pratique du PASC
Partager, discuter et trouver des solutions ensemble
Grâce aux Forums de discussions thématiques (ou Agoras des savoirs), l’utilisateur peut créer et partager un ou plusieurs sujets qui lui tiennent à cœur, susciter dialogue, discussions et débats pour collecter un ensemble de points de vue et réflexions des autres membres, lui permettant de trouver des solutions à une problématique donnée.
Accéder librement à un espace de documentation
La bibliothèque numérique offre un accès illimité à des guides pratiques abordant des questions et des problématiques quotidiennes des associations ainsi que des supports de formations, et des publications thématiques. C’est un espace de documentation et de ressources auquel chaque membre peut contribuer, en partageant tout type de support média avec toute la communauté.
Réaliser ses projets avec ses collaborateurs à distance
L’originalité de cet outil réside dans le fait qu’il permet à son utilisateur de lancer son propre projet en impliquant ses collaborateurs à distance. Ce dernier peut organiser, partager et accéder facilement à l’information à travers son « agenda collaboratif » tout en veillant, à distance, à la bonne réalisation des tâches et au respect des délais. Un wiki (espace de contenu collaboratif) est également à la disposition de l’utilisateur pour lui faciliter la rédaction de tout type de document et de contenus en bénéficiant de la contribution d’autres utilisateurs
Participer à des formations sans se déplacer
Les membres de la communauté de pratique ont la possibilité d’assister à des sessions de formations en ligne et sans se déplacer, tout en ayant la possibilité de communiquer et de partager leurs opinions et interrogations sur la thématique abordée, le tout dans une ambiance conviviale et dynamique, permettant aux participants d’acquérir de nouvelles connaissances, en renforçant leur esprit d’équipe.
Comment faire partie de la Communauté de pratique?
Les réseaux sociaux font désormais partie de notre vie courante et sont un moyen efficace pour attirer l’attention sur une cause ou recruter de nouveaux adhérents pour son association et renfoncer des liens avec ses bénévoles.
Par conséquent, une présence et une stratégie de communication sur les réseaux sociaux peut apporter plusieurs opportunités, à savoir :
La visibilité
La communication fondée sur la participation et le partage et la viraslisation par la suite
La création et la fédération d’une communauté
Mais la principale question qui se pose : Quel réseau social choisir ? Est-ce que Facebook suffit ?
Avant de choisir son réseau social, il faut avant tout:
Définir sa cible sur les réseaux sociaux ?
Définir ses objectifs pour les réseaux sociaux ?
Ceci permettra de choisir les réseaux sociaux adéquats pour toucher votre cible. Certes Facebook est LE réseau social le plus utilisé en Tunisie et dans le monde mais votre cible peut être ailleurs aussi. Donc une présence sur Facebook peut être insuffisante.
Chaque réseau social a ses avantages et ses spécificités
Facebook : le réseau social de masse où on trouve toutes les catégories et tous les âges. Une page fan qui regroupe toutes les informations sur votre association sera votre vitrine.
A part la visibilité, Facebook peut être efficace pour recruter de nouveaux membres ou adhérents, surtout si vous ciblez les jeunes, et tisser des liens avec les membres actuels.
Des publications régulières sont nécessaires et peuvent être liées à vos activités, présentant votre équipe, présentant vos valeurs…
Twitter : un réseau social moins utilisé que Facebook mais grâce à sa simplicité il peut offrir de la visibilité à votre association. Essayer toujours d’utiliser le hashtag adéquat pour chaque tweet que vous poster.
Certains peuvent trouver que 140 caractères ne sont pas suffisants pour communiquer sur votre association ou votre activité mais cette limitation vous pousse à ne publier que le nécessaire. Twitter peut être très utile pour le reporting (appelé livetweet) lors de vos événements et conférence de presse où vous allez reporter à votre communauté ce qui se passe comme si elle était présente.
Sur Twitter c’est simple d’engager une conversation en mentionnant des gens tout simplement.
Google+ : malgré qu’il est peu utilisé mais c’est un réseau social très efficace pour la visibilité de votre association dans les premiers résultats lors d’une recherche.
LinkedIn : Si vous ciblez les professionnels, c’est le réseau social qui vous faut. Un groupe (pas de profil) vous permettra de bien présenter vos activités.
Instagram : c’est LE réseau mobile du moment. Les photos que vous publierez sur Instagram peuvent relayer vos activités et surtout votre travail sur le terrain mais aussi mettre l’accent sur une cause.
Profiter du meilleur de chaque réseau social
Il est à noter que pour chaque réseau social il y a un contenu bien adapté puisque les cibles sont différentes. Certes, vous pouvez publier du contenu d’un réseau social à un autre mais ceci ne veut pas dire dupliquer le même contenu avec la même reformulation sur tous les réseaux sociaux que vous utilisez.
Il faut aussi publier des informations claires et précises sur votre association dans la partie à propos sur Facebook et Linked In ou la partie Biographie pour les autres.
Si vous avez un site, n’oubliez pas de mettre son lien parmi les informations.
Maintenant que vous connaissez les avantages de l’intégration des réseaux sociaux dans la communication sur votre association, vous savez ce qui vous reste à faire.
Si vous avez des questions ou vous avez besoin d’aide, le Social Media Club Tunisia est à votre service pour vous répondre et vous guider.
L’usage des réseaux sociaux à l’instar de Facebook , Twitter et Linkedlin etc. est de nos jours indispensable pour une bonne stratégie de communication. Ces réseaux représentent de ce fait un outil de communication incontournable au travers des divers services offerts à l’utilisateur, mais encore faut-il bien les utiliser.
Voici des règles à suivre pour en tirer profit:
Il faut d’emblée définir le but et les objectifs à atteindre tels que :
– Faire connaitre l’organisation, l’entreprise ou encore la marque en question.
– Véhiculer un ou plusieurs messages ou encore la vision de l’association.
– Façonner une marque.
Une fois les objectifs fixés, il faut se focaliser sur la stratégie de communication à adopter.
Pour ce faire il faut :
1) Elaborer une stratégie de communication (communication interne et externe)
2) Créer une page Facebook /Twitter( Suivre les indications sur les réseaux)
3) Promouvoir la page en question en
-Invitant des amis à aimer votre page .
– Ajoutant son adresse URL dans une signature Email.
-Diffusant des publicités pour attirer les fans .
-Attirant les fans via un contenu captivant .
4) Etre actif sur la page.
Ensuite, il faut choisir l’audience. Pour cela ,de simples questions sont à se poser pour une meilleure segmentation de cible , il faut ainsi se demander a qui allez-vous vous adressez essentiellement ? Qui sera susceptible de s’intéresser à votre projet , cause, événement ?
La cible en question utilise –t elle quel moyen de communication ?
Une fois la cible définie, il faut choisir le moyen par lequel vous allez établir cette étape . En effet , si vous allez utiliser Facebook ou Twitter , il faut savoir que les deux vous offre la possibilité de la choisir selon des critères bien définis :par région , par tranche d’âge .. mais pour en profiter il faut en payer . Ainsi, selon votre budget , les deux réseaux vous guide par le biais de simples questions jusqu’à la réalisation de cette étape .
En somme, le recours aux réseaux sociaux est sans aucun doute bien bénéfique si il ya lieu une bonne maitrise de ces outils .
De nos jours une grande partie des acteurs de la société civile possède un smartphone mais encore faut-t-il qu’elle sache l’utiliser à bon escient.
Qu’à cela ne tienne ! Jamaity vous présente quelques applications mobiles gratuites très utiles et productives qui optimiseront votre temps et vous faciliteront la vie de tous les jours.
Anciennement connue sous le nom « Read It Later », cette application vous permet de mettre des articles ou des vidéos dans une file d’attente pour les lire ou les regarder plus tard, peu importe où vous êtes . Vous pouvez accéder à la plupart de vos éléments enregistrés sans connexion Internet. Avec Pocket, la transition entre les différents dispositifs est transparente, ce qui fait d’elle l’une des applications de productivité les plus utilisées sur le marché.
Grâce à la fonction de synchronisation de « Pocket » tout ce que vous avez sauvegardé à partir de votre Smartphone se trouvera automatiquement dans votre ordinateur de bureau ou encore sur votre tablette ce qui vous évitera de vous envoyer des mails contenant des liens de pages web ou encore d’accumuler les captures d’écrans.
Beaucoup la connaissent depuis un bon moment déjà et pour d’autres il n’est jamais trop tard pour découvrir l’une des meilleures applications productives depuis bien des années déjà.
Evernote est une application qui a plusieurs utilités. Elle peut être votre classeur numérique, un outil de prise de notes , un journal quotidien, un gestionnaire de tâche, un système de gestion de projet et plus encore. C’est une sorte de bloc note numérique qui vous permet de collecter aussi bien des textes que des images et même des mémos vocaux. Le programme de cette application enregistre toutes vos pensées, des notes, des recettes, des photos de ce que vous téléchargez dans le Cloud de sorte à les obtenir à partir de votre ordinateur, Smartphone, tablette partout où vous avez une connexion Internet et un navigateur avec l’application Web d’Evernote.
Cloudmagic est une application de messagerie qui regroupe un grand nombre de comptes e-mails tel que Microsoft ( Outlook et Office 365) , Google , I Cloud ou encore exchange et autres comptes IMAP .
Cette application est parfaite pour ceux qui ont des e-mails à partir de différents fournisseurs et en ont besoin dans un seul emplacement. Ainsi , une fois que vous vous connectez, vous pouvez afficher une boîte de réception combinée qui montre tout le courrier pour chaque e-mail ou des comptes individuels en les sélectionnant dans le menu coulissant.
CloudMagic est également livré avec certains plugins assez astucieux qu’on appelle “cartes”. Avec ces cartes, vous pouvez interagir avec d’autres applications comme « Evernote » sans quitter votre email. Par exemple, vous pouvez mettre des liens de courriels dans « Pocket » si vous utilisez cette application.
L’inconvénient de cette application est qu’elle ne propose que 3 comptes gratuits et qu’il faudra payer pour plus. D’autre part, son design a été un peu critiqué car il est très fonctionnel et peu ludique.
Ce qui a commencé comme une poignée d’outils bureautiques utiles en ligne appelée Google Docs, s’est transformée en Google Drive, une suite bureautique complète avec stockage en Cloud. Vous obtenez un peu de tout avec ce service, y compris un traitement de texte, tableur, présentation et constructeur, plus de 15 Go d’espace de stockage gratuit.
Google Drive a l’avantage d’une suite bureautique intégrée, où vous pouvez éditer des documents, feuilles de calcul et des présentations, même si vous avez créé le document dans un autre programme. Le service a également une importante collection d’extra, tels que des applications tierces qui peuvent envoyer des fax ou signer des documents. Si vous avez déjà un compte Google, vous pouvez accéder directement à Google Drive. Vous obtenez 15 Go de stockage pour tout ce que vous téléchargez y compris des photos, des vidéos, des documents, des fichiers Photoshop et plus.
IFTTT “If this then that” est un service qui vous permet de créer des connexions puissantes avec une simple phrase “si ceci alors cela” C’est un site et un service gratuit qui vous permet d’automatiser des tâches simples dans votre vie numérique, par exemple “s’il ya un événement sur mon agenda Google, alors envoyez-moi un message texte de rappel avec le nom de l’événement, l’heure et l’adresse», ou “Si quelqu’un balises une photo de moi sur Facebook, alors enregistrer une copie de cette photo à Dropbox.” La chose la plus étonnante au sujet de ifttt c’est qu’il est simple à utiliser. Vous pourriez penser que ces commandes, ou les «recettes» comme on les appelle sur ifttt.com auront besoin d’un peu de programmation et du savoir-faire, mais ce n’est pas du tout le cas . Le site vous montre comment construire une commande à l’aide des icônes, puis de les personnaliser en cliquant sur un bouton ou deux, ou en tapant ce que vous voulez. Une fois qu’ils sont en place, vous pourrez vous détendre et vous relaxer parce ifttt fait ce qu’il promet de faire.
Sunrise est un calendrier gratuit pour google Agenda et I Cloud . Avec un design étonnant, Sunrise vous offre une nouvelle expérience qui vous rendra la vie plus facile. Elle gère à la fois les calendriers standards de Facebook et Google, ainsi que toute une série de fonctionnalités de services en ligne qui se montrent rarement dans ce type de logiciel. Vous pouvez voir vos rappels Evernote et check-ins Foursquare, par exemple, ou utiliser LinkedIn pour en savoir plus sur les participants lors de votre prochaine réunion. Si vous êtes intéressés par un calendrier organisateur dont l’utilité s’étend bien au-delà du bureau, donnez a Sunrise sa chance vous ne le regretterez pas.
Au cours de ces dernières années, le bénévolat est devenu un phénomène de société, cependant il arrive que les associations ne sachent pas toujours comment gérer les bénévoles ou les mettre en adéquation avec leurs propres besoins.
En effet, les relations entre les associations et leurs bénévoles n’ont pas beaucoup évolués , se contentant de rester à un stade purement amical et affectif.
Pour améliorer la gestion des ressources humaines dans une association quelques règles s’imposent:
Une gestion moderne des bénévoles.
Une meilleure analyse et une modification des méthodes.
Une clarté des objectifs et des attentes.
Prendre en compte les bonnes initiatives et les amener progressivement à leur projet associatif.
Dans le cadre d’une gestion plus rigoureuse, les besoins de l’association et les attentes du bénévole doivent, aujourd’hui, trouver leur solution en s’inspirant des entreprises mais sans tenter de les copier pour autant pour bien marquer sa différence et sa spécifié
I. Différence entre bénévole, volontaire, salarié et travailleur indépendant :
Les confusions entre les postes dans une association sont très fréquentes , pour cela , on a pu relever les différents postes que peuvent occuper les membres .
1 Le bénévole :
Un bénévole est une personne qui consacre une partie de son temps aux activités d’une association sans être rémunéré.
Il n’est soumis à aucune subordination juridique en d’autres termes il n’est pas sous un contrat de travail, ce qui fait de lui une personne libre de mettre un terme à sa participation sans procédures ni dédommagement.
2 Le volontaire :
Le volontaire s’engage d’une manière formelle (par contrat) à plein temps pour une mission d’intérêt générale d’une durée limitée.
Son contrat de volontariat n’implique pas de lien de subordination
Il perçoit une indemnité qui n’est pas assimilable à un salaire
3 Le salarié :
C’est une personne qui exerce son activité sous l’autorité du conseil d’administration (président, personne déléguée…).
Il bénéficie d’un versement d’une rémunération et il existe un lien de subordination dans son contrat de travail.
4 Le travailleur indépendant :
Les travailleurs indépendants exercent leur activité économique en supportant ses risques et en s’appropriant les profils qu’elle peut générer.Ils sont autonomes dans l’organisation de leur travail (date ; moyens ; horaire ; mise en œuvre …) et ils sont payés directement par le travailleur indépendant aux régimes de protection sociale dont ils relèvent.
II. Organisation interne de l’association :
Pour la bonne gestion d’une association on a pu énumérer les différents points importants qui contribuent à l’amélioration de l’organisation interne .
Bonne structuration de l’association :
Positionnement clair des acteurs
Procédures de fonctionnement simples
Communication fluide
Planification adaptée
2. Clarification des rôles et missions de chacun :
Définir un organigramme de l’association
Définir une fiche de poste pour chaque membre de l’équipe
Définir des indicateurs de performance pour chaque membre de l’équipe
Recourir aux outils pour faciliter l’élaboration de l’organigramme ; la fiche de poste ; la lettre de mission…
3. Bonne planification des actions et des tâches :
Optimise le temps pour une meilleure réalisation des projets
Donne des repères de progression
Conserve une ligne directrice et cohérente
Priorise les actions et les tâches en fonction de leur urgence et leur importance.
4. Optimiser et capitaliser différents temps de rencontre:
Recourir à une bonne structuration des réunions ( préparer l’ordre du jour et l’ensemble des points de la réunion )
Capitaliser les décisions prises lors des échanges comme conserver des PV détaillés
Le responsable doit avoir une écoute objective et noter les remarques des autres
Limiter les débats afin de ne pas perdre de vue les objectifs de la réunion
5. Communication interne :
Regrouper, classifier et diffuser l’information
Recourir aux outils tels que les ERP (Entreprise Ressource Planning)
Centraliser les informations au sein de l’association
6. Mobiliser et développer les compétences et les acteurs :
Repérer les compétences liées à la mise en œuvre du projet ( volontaires , bénévoles , salariés et travailleurs indépendants )
Faire une évaluation des performances
Établir un plan de carrière pour chaque membre de l’équipe
Favoriser les réunions individuelles avec les membres de l’équipe
Le meilleur moyen d’aborder les médias et d’attirer leur attention sur votre organisme , produit ou vos projets est un bon dossier de presse bien pertinent afin que vous puissiez vous distinguer des autres .
Qu’est ce qu’un dossier de presse ?
Un dossier de presse est un document de communication destiné aux journalistes et qui englobe un ensemble d’informations relatives à l’entreprise dans son ensemble.
Cela est le principal moyen qui leur permettra de promouvoir vos projets , produit ou événements.
En effet, l’objectif ultime d’un dossier de presse c’est de retenir l’attention des journalistes à travers des informations complètes, rigoureuses et concises qui seront la clé de réussite de votre document.
Que contient un dossier de presse ?
Voici les ingrédients pour un dossier de presse clair et bien structuré :
1) Page de couverture:
La couverture de votre dossier de presse contiendra le nom et le logo de votre organisme ainsi, le destinateur peut être clairement identifié.
2) Sommaire:
Le sommaire donnera une idée claire et générale sur le contenu de votre dossier de presse et permettra aux journalistes d’aller directement à l’information qui les concerne.
3) Présentation de votre organisme:
Que vous soyez une association ou même une personne, un petit historique s’impose pour vous faire connaitre, ceci peut inclure la fondation de votre entité, vos visions et vos missions.
Vous pouvez même inclure des chiffres tels que le nombre d’activités , l’effectif, ou encore votre présence territoriale.
4) Corpus de votre dossier de presse :
Ces pages contiendront un ensemble fini d’énoncés qui serviront pour un objet d’analyse pour les médias donc n’hésitez pas à parler de l’aspect innovateur de votre organisme ou de partager sous un angle social ou technique l’intérêt que portera votre public cible.
Soyez exhaustifs afin que le journaliste puisse traiter un article ou une apparition médiatique en ayant sous la main toutes les informations requises.
N’hésitez pas à mettre quelques photos ou encore accompagner votre dossier de presse d’un CD ou une clé USB contenant un film explicatif ou des graphiques de données .
5) Annexes :
Si vous avez déjà eu des apparitions médiatiques (articles, interviews..) qui concernent votre organisme mettez-les dans le coin annexe.
6) Contact :
N’oubliez surtout pas de mettre vos contacts (adresse, numéro, mail …) afin que les médias puissent vous joindre.
Quelles sont les choses à ne pas faire ou à éviter ?
Le bavardage et les digressions : il est préférable d’aller directement à l’essentiel et s’en tenir au faits .
Le jargon et les termes techniques : ce que vous écrivez doit être compréhensible et destiné au grand public. Essayez de vulgariser les termes techniques .
Les informations erronées et les approximations : éviter de donner de fausses informations assurez vous que ça soit vrai , précis et vérifiable .
Les abréviations et les ponctuations excessives .
Comment communiquer son dossier de presse ?
L’envois de votre dossier de presse doit être ciblé et contextualisé pour atteindre les bons destinataires qui sont essentiellement la presse ou les médias. Il est possible de le distribuer dans une campagne de lancement ou d’annonce suite à son impression, l’attacher à un mail ou encore le lier sur facebook et twitter.
Voila donc une idée générale sur un bon dossier de presse qui ne finira pas à la corbeille de vos destinataires.
Vous organisez un événement très important mais vous n’avez aucune idée de comment communiquer dessus ? Comment faire en sorte d’attirer l’audience ? Vous, acteur de la société civile qui essayez de faire de l’impact & de produire du changement dans votre communauté mais vos actions n’attirent pas grand monde ?
N’ayez crainte brave gens, cette ère est révolue ! Jamaity est là pour changer la donne ! Après ce petit guide, vous serez LE Pro de la Comm’ !
Les questions qui se posent, seraient éventuellement, qu’est ce qu’un plan de communication ? Quelle serait son utilité ? Quel serait son contenu ?
Qu’est ce qu’un plan comm’ :
Un plan de communication est un document détaillé, qui, d’une part met en œuvre l’ensemble des actions de communication prévues pour la promotion d’un événement, produit ou entreprise, et qui permet d’autre part de faire communiquer vos objectifs à votre audience de façon subtile et efficace.
Quelle est son utilité ?
Le plan de communication est un document indispensable à la réussite d’un projet ou d’un événement. L’utilité de ce document repose majoritairement sur la définition du cadre d’un projet, l’établissement des actions prioritaires & la matérialisation de l’ensemble des composantes de celui-ci. Ceci vous permettra bien évidemment d’être plus visibles, de vous construire une image de marque solide et d’être plus transparents par rapport à tous les acteurs de la société civile.
Quel est son contenu ?
-L’objectif : Les objectifs de votre action doivent êtres formulés selon la méthode SMART :
.Spécifique c’est-à-dire clairement délimités
.Mesurable grâce à des indicateurs définis au préalable
. Acceptable ou raisonnable
.Réaliste compte tenu des limitations existantes
.Limité par le Temps.
–Définir L’audience: Après avoir mis en place un objectif, il faudra définir qui est votre audience, votre cible, avec qui voulez vous communiquer? à qui voulez vous faire entendre votre message? Vous ne pourrez pas avancer dans votre plan de communication sans savoir au préalable qui vous voulez viser via cette action que vous organisez. L’identification de votre cible vous permettra d’adapter le message et de le personnaliser.
–L’analyse de l’environnement : Une analyse des avantages & des inconvénients que présente notre événement est nécessaire lors de l’élaboration d’un plan de communication. Il est impératif de connaitre l’environnement qui nous entoure, de bien maitriser nos outils & d’être conscient des menaces à venir.
Afin de bien établir cette étape, il faut définir la situation actuelle de l’organisme organisateur, les moyens dont ils disposent (Financiers, RH, Logistiques), identifier les organisations concurrentes, les situations dont il pourrait tirer profits.
Développé dans les années 1970, le cadre logique d’un projet est défini comme étant une matrice de synthèse, établie à la fin d’un processus de réflexion sur la conception d’un projet pour en dégager toutes les informations clés.
A première vue , le concept de “cadre logique” semble à la fois complexe, fastidieux et inutile. Et bien ne vous fiez pas aux apparences.
Adopté par USAID, EuropeAid, GIZ, DFID, DANIDA, AFD etc. , le cadre logique est non seulement un document très facile à réaliser mais il permet également de structurer toutes les étapes de votre projet et de vous donner une vison claire sur le court et le long terme.
Ce document est par ailleurs systématiquement demandé par les partenaires techniques et financiers dans les dossiers de demande de subvention.
Définition d’un cadre logique:
Le cadre logique d’un projet permet de répondre à ces questions :
Quel est l’aboutissement du projet ?
Quelle actions sont prévues pour atteindre le but du projet ?
Quelles sont les ressources nécessaires ?
Quels problèmes pourraient compromettre le bon déroulement du projet ?
Quels indicateurs seront mis en œuvre pour évaluer la réussite des activités ?
Un bon cadre logique doit être spécifique, clair et court.
Les avantages de cette technique sont nombreux, elle facilite l’élaboration et l’exécution des objectifs, elle permet également de planifier des projets ciblés sur les objectifs.
Cette méthode simplifie les documents en résumant le projet en une ou deux pages.
C’est aussi un support de communication entre les parties prenantes (partenaires techniques et financiers, bénéficiaires etc.) et c’est surtout un outil qui reflète l’évolution et l’efficacité d’un projet.
Étapes de l’élaboration d’un cadre logique:
Il est conseillé de commencer l’élaboration du cadre logique par une présentation visuelle des différents objectifs et buts du projet soit sur un mur en utilisant des feuilles de papiers ou avec des logiciels conçus à cet effet, exemple mural.ly.
Votre présentation visuelle doit comporter:
L’objectif général
Les objectifs spécifiques
Les résultats
Pour pouvoir dégager rapidement vos objectifs, l‘arbre à problèmes est un outil très efficace pour analyser les besoins du projet.
Prenons un exemple: Admettons qu’on va lancer un projet de micro crédits pour financer de petits projets entrepreneuriaux
Notre arbre des problèmes ressemblera à ça:
Il faut par la suite créer un arbre des objectifs en se basant sur l’arbre des problèmes
Facebook : le réseau social de masse où on trouve toutes les catégories et tous les âges. Une page fan qui regroupe toutes les informations sur votre association sera votre vitrine.
Twitter : un réseau social moins utilisé que Facebook mais grâce à sa simplicité il peut offrir de la visibilité à votre association. Essayer toujours d’utiliser le hashtag adéquat pour chaque tweet que vous poster.
Google+ : malgré qu’il est peu utilisé mais c’est un réseau social très efficace pour la visibilité de votre association dans les premiers résultats lors d’une recherche.
LinkedIn : Si vous ciblez les professionnels, c’est le réseau social qui vous faut. Un groupe (pas de profil) vous permettra de bien présenter vos activités.
Instagram : c’est LE réseau mobile du moment. Les photos que vous publierez sur Instagram peuvent relayer vos activités et surtout votre travail sur le terrain mais aussi mettre l’accent sur une cause.
