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Les 5 Commandements de l’Email Professionnel

26 septembre 2014

Les 5 Commandements de l’Email Professionnel

Parfois, faire bonne impression ne dépend que de petits détails que nous avons  l’habitude de négliger.Pourtant dans toutes les étapes de la vie professionnelle (embauche, partenariat, entrepreneuriat, etc) nous avons à faire à des gens exponentiellement compétitifs. Chaque détail aussi insignifiant qu’il soit devient alors un argument pour accepter ou réfuter une collaboration, c’est pour cela qu’il est primordial de maîtriser l’outil de communication numéro 1 ; A savoir envoyer un email professionnel irréprochable et efficace. Voici quelques étapes simples mais essentielles pour maîtriser  les  b.a-ba de l’email professionnel.

« Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression »

 David Swason

1-Utilisez  une adresse email simple et nette

Idéalement votre adresse email se compose de votre nom ou d’une variante de votre nom. Vous pouvez utiliser un point, un tiret ou un tiret bas pour mettre en ordre votre nom et prénom de la manière qui vous plait

Exemples:

Attention: L’adresse email ne doit surtout pas comporter un pseudonyme, un surnom,le nom d’un personnage connu etc.

Exemples d’adresses email à bannir:

2-Rédigez un « Objet » ou « sujet » court et pertinent

Votre objet de mail doit être court mais aussi explicite. Lorsque votre destinataire parcourt sa boite mail il doit comprendre d’un coup d’œil le but de votre mail. Ainsi pensez à utiliser des mots clés dans votre message.

Exemples:

  • Candidature spontanée poste comptable
  •  Réunion du 12 mars 2013
  • Convocation réunion extraordinaire
  • Confirmation de rendez-vous

Quand vous répondez à une offre d’emploi, ou que vous postuler pour un stage, un projet, une bourse, une conférence etc, faites très attention à la procédure de candidature car l’objet du mail est souvent imposé et son oubli peut faire écarter votre email car le destinataire ne sait pas dans quel but vous avez envoyer le mail.

Finalement, pour éviter que votre email ne finisse dans les spam n’utilisez pas:

Les lettres majuscules

les points d’interrogation et les points d’exclamation

Les mots tels que : promo, gratuit, 100%, gagner, cadeau, Investissement gratuit, pour toi, cher ami, félicitations, (ces termes sont automatiquement repérés par l’outil de filtrage et les emails finissent dans les spam .)

3-Soyez aimable

Il ne vous viendrait  jamais à l’esprit de commencer ou finir une discussion réelle sans salutations. Observez la même politesse lorsque vous échangez par voie électronique.

Utilisez une formule d’appel appropriée au début de l’email:

Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur, utilisez la formule classique « Chère Madame,cher Monsieur » ou « Madame, Monsieur » suivit d’une virgule. l’ordre de cette formule ne peut pas être inversé on ne peut pas utiliser « Monsieur, Madame ».

Si vous connaissez votre interlocuteur, il est d’usage de ne pas vous adresser à lui par son prénom, préférez utiliser le titre de la personne (Monsieur, Madame,Docteur, Maître, etc.) suivi de son nom.

Exemple:

Bonjour Monsieur Benflen,

Il n’est plus d’usage d’utiliser le titre « Mademoiselle » dans les documents professionnels.

Clôturez votre email avec les salutations :

Vous pouvez utiliser des formules comme:

  • « Cordialement, »
  • « Bien cordialement, »
  • « Sincères salutations, »
  • « Salutations distinguées, »
  • « Bien à vous, »
  • « Cordiales salutations, »

A la fin du mail signez avec  par votre nom complet et vos coordonnées, les initiales sont à éviter

Exemple:

Cordialement,

Ahmed Benfalten

Tel: xxxxxxxx

e-mail: xxxxxxx

4-La clarté est le mot d’ordre 

Allez droit au but, votre message doit être efficace et clair.

Présentez vous brièvement au début du mail en précisant votre nom, fonction et éventuelle dernière rencontre. Dès les deux premières lignes la personne doit comprendre l’objet de votre message.

Ne multipliez pas les idées dans un seul email, Idéalement un email ne comporte qu’un seul sujet.

Si vous avez plusieurs demandes, envoyez un email par demande, cela permettra à l’interlocuteur de classer vos emails plus facilement et d’y répondre sans oublier de traiter certains les points.

En général, vos phrases doivent être très courtes et simples, pour chaque nouvelle idée, on crée un paragraphe.

Choisissez un vocabulaire simple et évitez au maximum les termes techniques, remplacez les par des termes du langage courant . Le langage ne doit jamais être familier et il est important de se relire au moins une fois pour être sur que vous n’avez commis aucune faute d’orthographe ou de syntaxe .

5-Utilisez une mise en  forme sobre

Il est recommandé pour un email professionnel d’utiliser une police facilement lisible  et de n’utiliser que du noir ou du bleu foncé pour la couleur du texte.

Il faut laisser un espace entre chaque paragraphe et ne pas dépasser 5 paragraphes.

 

Autres recommandations:

N’envoyez jamais le même mail à plusieurs personnes en même temps, préférez envoyer un email par contact.

Si vous devez joindre des fichiers n’oubliez pas de le préciser « ci-joint vous trouverez… »

Soignez également les noms des fichiers que vous envoyez,par exemple un employeur verra de mauvais œil un CV joint avec le nom « Modèle CV coloré et moderne » ou « CV Gratuit et Simple », votre document doit porter un nom qui le définit.

Tous les documents texte que vous envoyez doivent de préférence entre sous format PDF, plusieurs logiciels sur internet transforment des fichiers word ou autre en PDF, Convertir un document en PDF.


 

Maîtriser ces étapes simples de l’email professionnel est essentiel pour être lu, compris et faire bonne impression.

Prochainement nous aborderons le deuxième chapitre de l’email professionnel ,  les signatures, les Cdlt, les cc et autres bcc n’auront plus de secrets pour vous!

 

 





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