Appel d’offres-Voluntas Retour vers les opportunités

Appel d’offres

Pour la fourniture de Services d’organisation d’un événement

Entité adjudicatrice : Voluntas Advisory S.A.R.L

2, rue Hannibal – Gammarth Supérieur, Tunis, Tunisie

Financement : Commission Européenne

Financé dans le cadre du Projet Nos Racines

Table des matières 

Section I : Instruction aux Soumissionnaires

I.1 Introduction 

I.2 Ordre chronologique de l’appel d’offres

I.3 Exigences relatives à la présentation de l’offre

I.4 Critères d’admissibilité

I.5 Période de validité

I.6 Critère d’évaluation

Section II : Contexte, portée des travaux, livrables et calendrier des livrables

II.1. Contexte 

II.2. Portée des travaux 

II.3. Offre financière

Section I : Instruction aux Soumissionnaires

I.1 Introduction 

Voluntas est une société de conseil internationale qui fournit de l’appui en matière de consulting et de recommandations fondées sur des faits et basées sur des recherches et des analyses approfondies dans des régions fragiles et touchées par des conflits. Nous recueillons des données, effectuons des analyses et générons des informations pour les secteurs privé et public. Nous utilisons nos connaissances pour étayer la réflexion stratégique et la prise de décision fondée sur des données probantes.

Nous travaillons principalement dans la région du Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord avec un large éventail de clients, y compris des agences des Nations Unies, des ONG internationales, des donateurs majeurs et des entreprises privées. Nos projets se concentrent sur les politiques et les programmes, la recherche, l’évaluation des besoins, les études de perception, la surveillance du contexte, ainsi que le suivi et l’évaluation. Nous travaillons sur des domaines thématiques tels que la gouvernance, la résolution des conflits, l’économie politique, l’informalité, la migration, la jeunesse, le genre, les droits de l’homme, l’emploi, la santé, l’eau, la sécurité alimentaire et WASH.

I.2 Ordre chronologique de l’appel d’offres

Le calendrier suivant résume les dates importantes du processus d’appel d’offres. Les soumissionnaires doivent respecter strictement ces délais.

Annonce de l’appel d’offres Le 16 janvier 2024  

Date limite pour les questions écrites Le 18 janvier 2024

Réponses aux questions/clarifications Le 19 janvier 2024

Date de clôture de l’appel d’offres Le 21 janvier 2024  

Attribution du contrat (estimation) Le 24 janvier 2024

Les dates ci-dessus peuvent être modifiées à la seule discrétion de Voluntas Advisory. Toute modification sera publiée dans une modification au présent appel d’offres. 

Questions écrites et clarifications.  Toutes les questions ou clarifications concernant cet appel d’offres doivent être faites par écrit et soumises à procurement@voluntas.com plus tard à 23:59, heure locale de Tunis, le 21 janvier 2024. 

Les questions et les demandes d’éclaircissements, ainsi que les réponses à celles-ci, seront envoyées à tous les soumissionnaires de l’appel d’offres qui ont manifesté un intérêt. Seules les réponses écrites seront considérées comme officielles et auront du poids dans le processus de l’appel d’offres et l’évaluation subséquente. Toutes les réponses reçues en dehors du canal officiel, qu’elles soient reçues verbalement ou par écrit, d’employés ou de représentants de Voluntas Advisory, ou de toute autre partie, ne seront pas considérées comme des réponses officielles concernant cet appel d’offres. 

Date de soumission de l’offre.  Toutes les offres doivent être reçues avant la date et l’heure et conformément aux instructions prévues à la section I.3. 

Présentations orales.  Voluntas Advisory se réserve la possibilité de faire participer des soumissionnaires sélectionnés à des présentations orales avec le comité d’évaluation technique. Les entrevues peuvent consister en des présentations orales des activités et des approches proposées par les soumissionnaires. Les soumissionnaires doivent être prêts à faire des présentations au comité d’évaluation technique du bureau consultatif de Voluntas dans les 2 jours suivant la réception de la notification. 

I.3. Exigences de soumission des offres

Les soumissionnaires doivent soumettre leurs offres uniquement par voie électronique. Les offres envoyées par courrier électronique doivent être envoyées à l’adresse suivante : procurement@voluntas.com. 

Les offres envoyées par d’autres moyens ne seront pas prises en considération. 

Les soumissionnaires sont responsables de s’assurer que leurs offres sont conformes aux instructions énoncées dans les présentes. 

Les offres tardives seront considérées à la discrétion de Voluntas Advisory. Voluntas Advisory ne peut garantir que les offres tardives seront prises en compte.

Toutes les offres doivent être soumises en deux volumes, comprenant : 

• Volume 1 : offre technique 
• Volume 2 : offre financière (en Dinars Tunisien)

Les soumissionnaires doivent soumettre la proposition par voie électronique avec jusqu’à 3 pièces jointes (limite de 5 Mo) par courriel compatible avec MS Word, MS Excel, format lisible ou Adobe Portable Document (PDF). Les soumissionnaires ne doivent pas soumettre de fichiers compressés. Les pages nécessitant des signatures manuelles originales doivent être numérisées et envoyées en format PDF en pièce jointe. 

Les offres techniques ne doivent pas faire référence à des données de prix afin que l’évaluation technique puisse être faite strictement sur la base de la valeur technique.

I.4. Conditions d’admissibilité

Voluntas Advisory prévoit d’attribuer un contrat de sous-traitance à une société à condition qu’elle soit légalement enregistrée et reconnue en vertu des lois tunisiennes et qu’elle soit conforme à toutes les réglementations civiles, fiscales et autres exigences applicables. 

Les attributions prendront la forme d’un contrat de sous-traitance. Le soumissionnaire retenu est tenu de respecter l’énoncé des travaux et les modalités du contrat de sous-traitance.

Les entreprises qui soumettent des propositions en réponse au présent appel d’offres doivent satisfaire aux exigences suivantes : 

1. Les sociétés doivent être légalement enregistrées en vertu des lois tunisiennes lors de l’attribution du contrat de sous-traitance. 
2. Les entreprises doivent avoir une présence locale en Tunisie au moment de la signature du contrat de sous-traitance. 

Les soumissionnaires peuvent présenter leurs offres en tant que membre d’un partenariat avec d’autres entreprises. Dans de tels cas, le contrat de sous-traitance sera attribué à la société chef de file du partenariat. La société chef de file est responsable du respect de toutes les conditions générales du contrat de sous-traitance et de la conclusion de tous les accords de partenariat, y compris, mais sans s’y limiter, la division du travail, la facturation, etc., avec l’autre société (s). Un partenariat légalement enregistré n’est pas nécessaire à ces fins. Cependant, les différentes organisations doivent s’engager à travailler ensemble dans l’exécution des conditions du contrat de sous-traitance.

I.5. Période de validité 

Les offres doivent demeurer valides pendant 30 jours après la date limite de l’appel d’offres.

I.6 Évaluation et fondement de l’attribution

Cet appel d’offres utilisera les critères ci-dessous pour déterminer la proposition du meilleur rapport qualité-prix. Cela signifie que chaque offre sera évaluée et notée en fonction des critères d’évaluation et des sous-critères d’évaluation, qui sont énoncés dans le tableau ci-dessous. 

Les points d’évaluation ne seront pas attribués uniquement pour le coût, mais aux fins de l’évaluation globale du présent appel d’offres, les facteurs d’évaluation technique en plus du coût, lorsqu’ils sont combinés, sont considérés comme plus importants que les seuls facteurs de coût. Le coût sera également évalué pour le réalisme et la raisonnabilité.

Pour évaluer les offres, Voluntas Advisory utilisera les critères d’évaluation suivants :

Section II : Contexte, portée des travaux demandés

II.1. Contexte 

Le projet « Nos Racines » est financé par l’Union européenne en Tunisie et mis en œuvre par Voluntas, en partenariat avec Ifrikya Center for Common Ground (ICCG) et la Fondation FACE Tunisie, couvrant neuf zones d’intervention : le Grand Tunis, Bizerte, Béja, Jendouba, Nabeul, Sousse, Kairouan, Médenine et Gafsa.

Le projet vise à renforcer la cohésion sociale et à augmenter la résilience des personnes et des communautés ciblées, en se concentrant sur l’intégration et la réintégration des jeunes et des femmes en situation de vulnérabilité. 

L’action « Nos Racines » donne aux partenaires locaux de la société civile, les moyens de mener un processus de dialogues communautaires visant à instaurer une confiance entre les principales parties prenantes, et appuie les femmes en matière d’identification et de prévention des signes précoces de vulnérabilité chez les jeunes, et ce en collaboration avec des organisations locales dans les zones cibles. Le projet promeut également la cohésion sociale dans l’espace numérique.

Le projet appuie par ailleurs l’insertion sociale et professionnelle des jeunes, en collaborant étroitement avec le secteur privé dans la réinsertion socio-économique des jeunes en situation de vulnérabilité, et touchant notamment des jeunes sortants de prisons.

II.2. Portée des travaux demandés

Voluntas Advisory lance un appel d’offres pour contracter une agence de service professionnelle qui est spécialisée dans l’organisation d’évènements selon les données suivantes :

Caractéristiques du service : 

• Dates des événements : évènement privé de projection d‘œuvres artistiques et culturelles les 2, 3 et 4 février 2024 (dates exactes à confirmer).
• Nombre des participants : entre 150 à 200 participants (nombre exact à confirmer)
• La location d’une grande salle les 2 et 3 février 2024 (l’après-midi et soirée du 2 février et journée entière du 3 février)
• La location de 2 petites salles pour des ateliers contenant jusqu’à 80 personnes la demi-journée en matinée du 4 février 2024 (à confirmer)
• Lieu :  Gouvernorat de Hammamet / Gouvernorat de Sousse, selon disponibilités.

• Catégorie de l’hôtel : de 4 étoiles à 5 étoiles selon l’offre financière (plusieurs options peuvent être présentées).
• Spécificité du Service : Voir détail dans le tableau ci-dessous.
• Services d’hôtellerie : voir détail dans le tableau ci-dessous.

II.3. L’offre financière

L’offre financière doit être détaillée et comprendre l’ensemble des frais à savoir les honoraires de l’agence d’une part, les frais remboursables d’autre part selon le format ci-après :

AO# 001-2024 festival (2)

Q&R festival