Appel d’offres pour la contractualisation agences d’évènementiel/Voyage-HI Retour vers les opportunités

Appel d’offres pour la contractualisation agences d’évènementiel/Voyage  

Identification de l’acheteur  

Nom : Handicap International 

Adresse : 10 Bis rue Du Brésil -le belvédère Tunis 

Contacts : 29 682 526 

Personne responsable du marché : Arbi Saidi  

Email : appel-offres@tunisie.hi.org 

Web site : www.hi.org 

Créée à Lyon en 1982, Handicap International (HI) est une organisation de solidarité  internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et  d’exclusion, de conflit et de catastrophe.  

Œuvrant aux cotés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle  agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels, améliorer leurs conditions de vie et  promouvoir le respect de leur dignité et de

HI est présente dans la Région du Maghreb depuis 1993. A travers une dynamique  régional, HI vise à répondre aux défis de développement de sa population cible dans chaque  pays d’intervention mais aussi à renforcer les échanges d’expériences et les synergies entre  les acteurs des différents pays, qu’il s’agisse des organisations de la société civile, des  structures professionnelles, des acteurs publics et parapublics.  

HI intervient en Tunisie depuis 1992, ponctuellement dans un premier temps, puis en  permanence depuis 1997, dans le cadre d’un accord de coopération signé avec le  Ministère des Affaires sociales.  

En 2006, HI a officiellement été autorisé à s’installer en Tunisie et à ouvrir un bureau  de représentation.  

1. Description du marché

Ce cahier des charges a pour objectif de sélection une agence de voyage/événementiel pour  notre organisation Handicap international. Il décrit les services requis, les exigences en  matière d’expérience et de qualifications, ainsi que les critères de sélection pour s’assurer  que l’agence sélectionnée répondra aux besoins de notre organisation.  

Pour ce faire, Handicap International invite, les soumissionnaires à présenter une offre  selon les indications ci-dessous pour les besoins en Transport local par Bus et en services  hôtellerie.  

2. Conditions générales
3. Durée du contrat : Le contrat cadre sera signé pour une durée de (1) un an,  renouvelable un an si les deux parties s’entendent sur un accord.  
4. Durée de l’offre : le soumissionnaire s’engage à garder les mêmes prix pour toute la  durée du contrat cadre. Toute fois sur demande écrite de la part du fournisseur et  de HANDICAP INTERNATIONAL à partir du douzième mois les deux parties pourront  se rencontrer pour vérifier les variations des prix du marché local.  
5. Monnaie : La monnaie de l’offre sera le Dinar Tunisien.  
6. Langue de l’offre : Français  
7. Les soumissionnaires pourront éventuellement proposer des autres produits  et/ou de produits différents avec les mêmes spécificités.  
8. Les prix demandés sont pour :  

 Transport Local par bus  

 Services Hôtellerie :  

 Restauration  

 Location des salles de  séminaires et de  formation  

 Hébergement  

Couverture géographique : L’agence de voyage recrutée doit couvrir toutes les régions de la  Tunisie pour permettre à notre organisation de planifier des voyages dans tout le pays 

3. Planning de l’appel d’offre 

Date de publication : 18/04/2024  

Date limite de réception des candidatures : 18/05/2024 a 18H00  

Date d’ouverture des offres : 21/05/2024  

Date limite d’attribution des marchés : 23/05/2024  

Les propositions doivent être soumises en un seul pli comprenant deux plis distincts :  

 Plis A, englobant l’offre technique et administrative.  

 Plis B, comprenant l’offre financière.  

4. Eligibilité et Obligations

Toutes personnes physique ou morale de toutes nationalités sont éligibles pour  candidater. Cependant, certains critères seront motifs d’exclusion de candidature.  

Critères d’exclusion :  

Les candidats ou soumissionnaires ne devront répondre à aucun des cas suivants :  

– Être en état ou faire l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de redressement  judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou se trouver dans toute  situation analogue résultant d’une procédure de même nature prévue dans les législations  ou réglementations nationales.  

– Faire l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée  pour tout délit affectant leur moralité professionnelle.  

– Avoir commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que le pouvoir  adjudicateur peut justifier.  

– Ne pas avoir rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité  sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions  légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore  celles du pays où le marché doit s’exécuter.  

– Avoir fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption,  participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale préjudiciable aux  intérêts financiers des Communautés.  

– Suite à la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une  subvention financée par le budget communautaire, avoir été déclaré en défaut grave  d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.  

Les marchés ne sont pas attribués aux candidats ou aux soumissionnaires qui, pendant  la procédure de passation de marchés :  

– Se trouvent en situation de conflit d’intérêt 

– Se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements  exigés par l’organisation humanitaire pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni  ces renseignements.  

En retournant les présentes instructions de participation paraphées et signées, les  soumissionnaires affirment qu’ils ne sont pas dans une ou plusieurs des situations  mentionnées ci-dessus et consentent à faire parvenir à Handicap International, dans les sept  (7) jours calendaires suivant la réception de la requête d’Handicap International, tout document  additionnel que Handicap International jugera nécessaire pour assurer ses vérifications.  

 Sous-traitance  

Le prestataire, s’il fait appel à des entreprises en sous-traitance, s’engage vis-à-vis  d’Handicap International à :  

– Lui communiquer la liste des prestations ou des services qu’il envisage de sous-traiter 

– Obtenir son accord formel sur le choix des sous-traitants pressentis  

– Obtenir son agrément sur les conditions de paiement de ces sous-traitants

– Lui communiquer les contrats avec les sous-traitants sur simple demande  

Critères d’éligibilité :  

Afin d’être éligible, l’offre du soumissionnaire doit comporter les informations / documents suivants.  Handicap International se réserve le droit d’éliminer une offre, sur le seul motif qu’une de ces  informations ou un de ces documents est manquant dans l’offre du soumissionnaire : 

 RNE de moins de 3 mois  

 Patente / enregistrement fiscal de l’organisme soumissionnaire  

 Attestation de solde (CNSS)  

5. Procédure de participation

Le dossier d’appel d’offres est disponible sur simple demande par mail auprès du responsable  de marché à l’adresse suivante : appel-offres@tunisie.hi.org. L’objet du mail doit être  « Appel d’offres pour la contractualisation agences d’évènementiel/Voyage».

Les entreprises intéressées à proposer une offre doivent présenter leur candidature avant le  18/05/2024 en retournant leur dossier d’appel d’offre complet selon l’une ou l’autre des modalités  de transmission suivantes : 

 Soit par courrier postal (sous pli fermé) au responsable de marché (coordonnées ci-dessus – section  1 du dossier d’appel d’offres)  

 Soit par mail au responsable de marché (coordonnées ci-dessus – section 1 du dossier d’appel  d’offres) en mentionnant en objet « Appel d’offres pour la contractualisation d’une ou plusieurs  agences de voyage ».  

Les soumissionnaires seront exclus de la procédure d’attribution du marché si leur offre est  reçue après la date limite de réception des offres mentionnée ci-dessus. 

Le dossier d’appel d’offres est constitué des documents suivants :  

1- Plis A L’offre technique et l’administrative :  

 Le présent dossier de participation signé et daté par le soumissionnaire ;  

 Un formulaire de candidature signé et daté par le soumissionnaire (cf. annexe 2) ;   La déclaration de confidentialité signée et datée par le soumissionnaire (cf. annexe 2) ;   Les conditions générales d’achat et bonnes pratiques commerciales signées et datées par le  soumissionnaire (cf. annexe 3).  

 Les bilans comptables et comptes de résultats certifiés doivent être obligatoirement fournis  2- Plis B l’offre financière  

 Le devis daté, cacheté et signé (Annexes 4 et 5)  

Chaque page des documents signés et datés devra être paraphée.  

Pour les envois par mail, chaque document doit être soumis en format non modifiable (ex : version  PDF ou jpeg).  

Les soumissionnaires sont invités à transmettre leur meilleure proposition technique et commerciale  en respectant impérativement les obligations et le modèle de présentation tels qu’ils sont définis ci après. Toute offre ne respectant pas les exigences ci-dessous sera rejetée.  

Langue : tous les documents écrits seront rédigés en français.  

Conditions générales d’achat et bonnes pratiques commerciales : Elles devront être retournées  paraphées et signées avec l’offre. 

Unité monétaire : Tous les montants doivent être indiqués en Dinar Tunisien (TND), hors taxe. La  TVA ainsi que le montant total toutes taxes comprises (TTC) doivent être clairement spécifiés. Il est  important de noter que le paiement sera effectué hors taxe à travers un bon de commande dûment  visé par la recette des finances.  

Validité de l’offre : les offres des soumissionnaires doivent être valables un mois (30) jours  calendaires à compter de la date limite de réception des offres.  

Modification ou retrait des offres : Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leur offre par  une notification écrite au responsable du marché avant la date limite de soumission des offres fixée  au 18/05/2024. Aucune offre ne pourra être modifiée passée cette date. Les retraits seront fermes et  définitifs et mettront fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.  Coûts de préparation des offres : Aucun des frais engagés par le soumissionnaire pour préparer et  soumettre son offre n’est remboursable. Tous ces coûts seront uniquement à sa charge.  

Dépôt des candidatures  

Les offres seront sélectionnées selon les informations contenues dans le formulaire de candidature  et les documents à joindre. Chaque soumissionnaire peut également inclure tous les documents qu’il  souhaite.  

Les principaux critères de sélection sont, entre autres :  

L’agence doit être en mesure de proposer des services personnalisés en fonction des besoins et des  demandes de Hi.  

1- Tarifs compétitifs : L’agence doit proposer des tarifs compétitifs pour tous les services  proposés afin de garantir des économies pour Hi.  

2- Support clientèle : L’agence doit disposer d’un support clientèle efficace et accessible pour  répondre aux questions et aux demandes de Hi.  

3- Expérience : L’agence doit avoir une expérience significative dans l’industrie du  voyage/événementiel avec des références à fournir.  

4- Dossier administratif complet et clair.  

Les critères administratifs et technique représentent 60 % de la note les critères financier 40% 

Handicap International se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute  proposition ou cotation à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute  réponse qu’il considère comme avantageuse. Handicap International n’est pas tenu d’accepter les  prix les plus bas ni aucune proposition. Aucune proposition ne pourra être modifiée une fois passée  la date de clôture de l’appel d’offres.  

Handicap International se réserve le droit d’établir une liste de fournisseurs présélectionnés.  Des discussions plus poussées ainsi qu’un dialogue compétitif pourront ensuite être menés avec les  fournisseurs présélectionnés. 

L’évaluation des offres sera effectuée à Tunis, par un comité d’évaluation composé de  représentants de Handicap International.  

Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut  demander aux soumissionnaires, par écrit, d’apporter sous 24 heures des clarifications concernant  leur offre. Aucune modification concernant les documents d’éligibilité, le type de véhicule, le prix ou  les avantages proposés ne sera possible. Les corrections seront uniquement autorisées sur les oublis  de signature, paraphe ou tampon. Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger  d’éventuelles des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.  Tout soumissionnaire qui tenterait d’influencer le comité d’évaluation dans le processus  d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres, d’obtenir des informations sur  l’avancement du processus ou d’influencer Handicap International dans sa décision concernant  l’attribution du contrat verrait son offre immédiatement rejetée. Aucune excuse ne sera acceptée  pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être  évaluées. 

 Demande de précision  

Si Handicap International, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un  candidat, ajoute ou clarifie des informations au dossier d’appel d’offres, ces informations  seront envoyées par écrit et partagées en même temps avec tous les autres soumissionnaires.  

La date limite de réception des demandes de précision chez Handicap  International de ces demandes est le : 08/05/2024  

Ce planning pourra être modifié par Handicap International s’il en ressent la nécessité.  Les réponses aux participants seront alors envoyées à tous par écrit en même temps. 

6. Annulation de la procédure d’appel d’offres

En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront  informés par Handicap International.  

Si la procédure d’appel d’offres est annulée avant qu’aucune enveloppe extérieure n’ait  été ouverte, les enveloppes scellées seront renvoyées, non ouvertes, aux soumissionnaires.  

Une annulation peut se produire quand :  

1. La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand Handicap International  n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout ;  2. Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement  modifiés ;  
2. Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible  l’exécution normale du projet ;  
3. Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible ;  5. Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci  ont empêché une concurrence loyale.  

Handicap International ne pourra en aucun cas être passible de dommages et intérêts,  de quelque nature qu’ils soient (en particulier les dommages et intérêts pour perte de profits  en cas d’annulation d’un appel d’offres), même si Handicap International a été prévenu de la  possibilité de dommages et intérêts.  

La publication d’un avis d’achat n’engage pas Handicap International à mettre en  application le programme ou le projet annoncé.  

7. Comment sera attribué le marché ?

L’attribution du marché sera faite sur la suite de l’offre présentant le meilleur compromis  qualité/prix/délai en fonction des besoins définis dans l’appel d’offres.  

Handicap International évaluera les offres en coût total d’acquisition.  

Handicap International privilégiera les offres des fournisseurs s’engageant sur un tarif  fixe pour toute la durée du contrat  

Par ce document, Handicap International détient la propriété de toutes les offres reçues  dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. Par conséquent, les offres ne seront pas  renvoyées aux soumissionnaires. 

1-Dossier de Participation-1 1 (1)

2-conditions_generales_d_achat_hi_aout_2020

3-Bonnes pratiques commerciales HI

4-Déclaration de confidentialité.FR

5-Formulaire de candidature.FR

07-Annexe-02 6-Annexe-01