Appel d’offre-Expertise France Retour vers les opportunités

Prestation événementielle pour l’organisation et la gestion logistique d’un événement au Musée national du Bardo

05 – 06 octobre 2026

1. Contexte

Dans le cadre de l’organisation de l’évènement du lancement du projet HERITRACE, financé par l’Union Européenne, prévu au à Tunis, Expertise France souhaite faire appel à une société spécialisée dans l’organisation d’événements afin d’assurer les prestations logistiques, techniques, de restauration et de transport nécessaires au bon déroulement de l’évènement.

L’événement réunira environ une centaine de participants et nécessitera une prise en charge intégrée couvrant notamment l’aménagement de l’espace, le traiteur, la décoration, les équipements audiovisuels ainsi que le transport des participants depuis leur hôtel vers le lieu de l’événement et leur retour.

Les termes de références (TDRs) sont élaborés afin de permettre au service Achats de procéder à la consultation de sociétés spécialisées et de sélectionner un prestataire disposant des capacités techniques, humaines et logistiques nécessaires.

Objet de prestation

Les présents TDRs ont pour objet la sélection d’une agence événementielle chargée de fournir et de coordonner les prestations nécessaires à l’organisation de l’événement, qui se déroulera au Musée national du Bardo le 05 octobre 2026 et au Mövenpick Hotel du Lac Tunis 1 le 06 octobre 2026.

La mobilisation de l’agence est prévue pour la journée du 05 octobre 2026 pour l’ensemble des prestations logistiques et techniques. La prestation de photographie et de vidéographie est, quant à elle, prévue sur les deux journées des 05 et 06 octobre 2026.

La prestation comprendra notamment :

• La mise en place et la gestion de l’espace événementiel ;
• La fourniture et l’installation des tables, chaises et éléments de décoration ;
• La mise en place d’un service de traiteur sous forme de buffet pour les participants ;
• L’organisation d’un cocktail de clôture en fin de soirée ;
• La fourniture et l’installation des équipements audiovisuels nécessaires ;
• La couverture photographique et vidéo de l’événement sur les 05 et 06 octobre 2026 ;
• L’organisation du transport des participants entre leur hôtel et le Musée du Bardo ;
• La coordination générale des différents prestataires et services pendant l’événement

Objectifs

Assurer une organisation logistique, technique et événementielle professionnelle permettant le bon déroulement de l’événement dans les meilleures conditions de confort, de qualité et de sécurité pour les participants et les invités.

L’agence événementielle devra notamment :

• Assurer une préparation et une installation adaptées au lieu de l’événement ;
• Garantir une gestion efficace de l’espace et des équipements ;
• Assurer un service de restauration de qualité ;
• Garantir la disponibilité et le bon fonctionnement des équipements audiovisuels ;
• Assurer la documentation photographique et vidéo de l’événement ;
• Faciliter le déplacement des participants entre leurs hôtels et le lieu de l’événement ;
• Assurer une coordination efficace avant, pendant et après l’événement.

Informations générales

• Jour un (05 octobre 2026)

• Jour deux (6 octobre 2026)

Les informations définitives relatives au nombre de participants, au programme et aux horaires seront communiquées au prestataire retenu dans les délais nécessaires à la bonne préparation de la prestation.

Un calendrier détaillé devra être soumis et validé avant l’événement.

L’agence événementielle sera mobilisée le 05 octobre 2026 pour assurer l’ensemble des prestations logistiques, techniques et organisationnelles prévues au Musée national du Bardo. Le photographe et le vidéaste devront également être mobilisés le 06 octobre 2026 pour assurer la couverture du deuxième jour de l’événement, qui se tiendra au Mövenpick Hotel du Lac Tunis 1, de 08h00 à 18h00.

Étendue des prestations

L’agence sera chargée de l’aménagement et de la mise en place de l’espace événementiel, en coordination avec Expertise France et conformément aux contraintes et aux règles du Musée national du Bardo.

Cette prestation comprendra notamment :

• La fourniture et l’installation des tables ;
• La fourniture et l’installation des chaises ;
• Prévoir et installer une table d’accueil avec deux chaises à l’entrée de l’espace événementiel.
• La disposition du mobilier selon le plan d’aménagement validé ;
• La mise en place des espaces dédiés aux participants, intervenants et invités ;
• L’aménagement de l’espace traiteur et cocktail ;
• La mise en place des éléments de décoration nécessaires ;
• La décoration des tables et des espaces, selon le concept validé ;
• La mise en place et le retrait des équipements après l’événement ;
• La remise en état de l’espace après la manifestation.

L’agence devra proposer, en amont de l’événement, un plan d’aménagement de l’espace permettant de visualiser la disposition proposée.

Toute installation devra respecter les règles, contraintes techniques et exigences de conservation du Musée national du Bardo.

Audiovisuels et équipements techniques

L’agence devra assurer la fourniture, l’installation, les tests et la gestion des équipements audiovisuels nécessaires au bon déroulement de l’événement.

Selon les besoins identifiés, la prestation pourra comprendre :

• Système de sonorisation ;
• Baffles / enceintes ;
• Micros sans fil et/ou avec fil ;
• Microphones pour les intervenants ;
• Console de son ;
• Équipements de projection ;
• Écran de projection ;
• Éclairage événementiel, si nécessaire ;
• Éclairage de la scène ou de l’espace d’intervention ;
• Câblage et accessoires techniques ;
• Tout autre équipement audiovisuel jugé nécessaire.

L’agence devra assurer :

• L’installation des équipements avant l’événement ;
• Les tests techniques ;
• La présence d’un technicien pendant l’événement ;
• La gestion technique du son et de l’éclairage ;
• Le démontage des équipements après l’événement.

L’ensemble du matériel devra être professionnel, en bon état et adapté à la configuration du lieu.

Photographe et Vidéaste

L’agence devra assurer la couverture photographique et vidéo de l’événement à travers la mobilisation d’un photographe professionnel et d’un cameraman/vidéaste professionnel.

La couverture devra être assurée les 05 et 06 octobre 2026, afin de documenter l’ensemble des activités et moments importants des deux journées de l’événement.

La prestation photographique devra couvrir notamment :

• L’arrivée des participants et invités ; 
• L’installation et le cadre de l’événement ; 
• Les interventions et prises de parole ; 
• Les moments officiels ; 
• Les échanges et interactions entre participants ; 
• Le buffet et le cocktail ; 
• Les photos de groupe ; 
• Les principaux moments des deux journées de l’événement. 

La prestation vidéo devra permettre de documenter les principaux moments des 05 et 06 octobre 2026, notamment les interventions, activités, échanges et temps forts de l’événement.

L’agence devra prévoir la présence du photographe et du vidéaste pendant les deux journées de l’événement, selon le programme et les horaires qui seront communiqués par Expertise France.

Les photographies sélectionnées et traitées ainsi que la vidéo montée et finalisée devront être livrées à Expertise France au plus tard le 09 octobre 2026.

L’agence devra fournir les fichiers photographiques et vidéo dans un format numérique exploitable par Expertise France.

Transport des participants

L’agence sera également chargée d’organiser le transport des participants entre leur hôtel et le Musée national du Bardo.

La prestation devra comprendre :

• La mise à disposition de véhicules adaptés au nombre de participants ;
• La prise en charge des participants au niveau de leur(s) hôtel(s) ;
• Le transport vers le Musée du Bardo ;
• Le transport retour du Musée vers le(s) hôtel(s) à la fin de l’événement ;
• La coordination des horaires de départ et de retour ;
• La présence d’un responsable ou coordinateur pour assurer le bon déroulement des transferts ;
• La gestion des éventuels ajustements liés aux horaires de l’événement.

L’agence devra proposer un plan de transport détaillé, précisant les véhicules, capacités, horaires, points de départ et itinéraires prévus.

Les véhicules devront être propres, en bon état et conformes aux exigences légales en vigueur.

Coordination générale de l’événement

L’agence devra désigner un coordinateur événementiel qui sera l’interlocuteur principal d’Expertise France avant et pendant l’événement.

Le coordinateur sera notamment chargé de :

• Coordonner les différentes équipes et prestataires ;
• Assurer le suivi du planning ;
• Veiller au respect du cahier des charges ;
• Coordonner l’installation et le démontage ;
• Superviser le traiteur et le cocktail ;
• Superviser les équipes techniques ;
• Superviser les opérations de transport ;
• Gérer les éventuels imprévus le jour de l’événement ;
• Assurer une présence pendant toute la durée nécessaire au bon déroulement de l’événement.
• Assurer la coordination et la mobilisation des équipes de photographie et de vidéo pour les deux journées de l’événement, les 05 et 06 octobre 2026 ; 
• Veiller au respect du délai de livraison des supports photographiques et vidéo fixé au 09 octobre 2026.

Livrables attendus

L’agence sélectionnée devra fournir notamment :

• Un plan d’aménagement de l’espace ;
• Une proposition de décoration ;
• Une proposition détaillée de menu buffet ;
• Une proposition détaillée de cocktail ;
• Un plan des équipements audiovisuels ;
• Un plan de transport des participants ;
• Un planning détaillé d’installation et de démontage ;
• Une couverture photographique de l’événement ;
• Les fichiers photographiques finaux ;
• Une vidéo montée et finalisée couvrant les principaux moments de l’événement ;
• Tout autre livrable convenu avec Expertise France.

Profil et expérience de l’entreprise

L’entreprise événementielle devra disposer :

• D’une expérience confirmée dans l’organisation d’événements institutionnels, professionnels ou similaires ;
• D’une capacité à assurer une coordination logistique complète ;
• D’une expérience dans la gestion de services traiteur et cocktails ;
• D’une capacité à mobiliser des équipements audiovisuels professionnels ;
• D’une équipe qualifiée pour la photographie et la vidéo événementielle ;
• D’une capacité à organiser le transport collectif de participants ;
• D’une équipe de coordination disponible avant et pendant l’événement.

Une expérience dans l’organisation d’événements dans des lieux institutionnels, culturels ou patrimoniaux constitue un atout.

Résultats attendus

L’entreprise sélectionnée devra assurer une prise en charge intégrée de l’organisation logistique et technique de l’événement, depuis la préparation et l’installation jusqu’au démontage, en garantissant une expérience professionnelle et de qualité pour l’ensemble des participants et invités.
La réussite de la prestation reposera notamment sur la qualité du traiteur, l’aménagement et l’esthétique de l’espace, la fiabilité des équipements techniques, la qualité de la couverture photo/vidéo, la ponctualité du transport et la coordination générale de l’événement.

Documents constitutifs de l’offre :

• Justification d’enregistrement au registre national des entreprises RNE ;
• Liste des références pour des prestations similaires ;
• Le CV des personnes clés qui seront engagé pour la réalisation de la prestation ;
• Offre financières.
• Adresse email pour la soumission des offres : achat.tunisie@expertisefrance.fr

Annexe_Financiere_Lancement_HERITRACE_2026_2

HERITRACE_Launch_Event_TDRs Evenementiel_VTB