• Contexte général

La Tunisie, consciente de la nécessité de diversifier son économie pour assurer une croissance économique durable, s’est fixé l’objectif de soutenir le développement du secteur privé et faire avancer son processus d’intégration économique au reste de l’Afrique. Les TPE/PME tunisiennes jouent un rôle clé dans le développement économique du pays et contribuent à la création d’emplois. Les TPE/PME ont besoin d’accompagnement pour développer une offre de biens et services plus compétitive sur les marchés africains. L’objectif du projet Qawafel est de soutenir l’internationalisation des entreprises tunisiennes souhaitant s’implanter et/ou développer leurs exportations sur le continent africain, dans quatre pays cibles notamment, le Kenya, la Mauritanie, le Sénégal et la République démocratique du Congo, en renforçant l’offre publique et privée des structures d’accompagnement aux entreprises. Le projet se concentre sur cinq secteurs d’activité à fort potentiel d’export pour les entreprises tunisiennes sur le continent africain : l’agroalimentaire, le BTP, la santé et le pharmaceutique, le numérique et l’enseignement supérieur et la formation professionnelle. 

Qawafel est mis en œuvre par Expertise France, l’agence française de coopération technique internationale, en collaboration avec le Ministère tunisien de l’Economie et de la Planification (MEP) et le secteur privé. Il est financé par l’Agence française de développement (AFD) dans le cadre du Programme de renforcement des capacités commerciales (PRCC) sur une période de 44 mois (mai 2023 – décembre 2026). Qawafel intervient dans trois composantes complémentaires : 

• Composante 1 : « Accompagnement de l’internationalisation des entreprises tunisiennes vers le continent africain » pour renforcer les mécanismes d’accompagnement et les offres de services des structures intermédiaires privées qui ont vocation à soutenir les entreprises et startups tunisiennes dans leur projet d’expansion en Afrique.
  
• Composante 2 : « Visibilité et diplomatie économique de la Tunisie sur les marchés prioritaires » pour améliorer l’attractivité de la Tunisie en tant que destination d’investissement et déployer une stratégie de diplomatie économique active dans les pays africains cibles.

• Composante 3 : « Cadre réglementaire et institutionnel tunisien » pour créer un environnement plus propice à l’internationalisation des entreprises en Afrique par la révision de certaines réglementations et la mise en place de mécanismes de dialogue public-privé et de collaborations régionales entre pairs (Tunisie/pays cibles). 

• Contexte de la prestation 

• Objectifs et vision de l’événement de clôture

Le projet Qawafel s’étend sur une durée de 44 mois, ayant débuté en mai 2023 et se terminant en décembre 2026. Dans le cadre de sa phase de clôture, Expertise France organise un événement final visant à valoriser les activités menées tout au long de la période 2023–2026. Les présents termes de référence (TDR) précisent le contexte ainsi que le périmètre de la prestation attendue.

L’événement de clôture du projet Qawafel constitue un moment fort, symbolique et fédérateur, destiné à marquer la fin du projet avec éclat et à capitaliser sur ses réalisations. Il poursuit les objectifs suivants :

• Célébrer et mettre en valeur les réalisations du projet Qawafel, en les rendant visibles et accessibles à tous les acteurs de l’écosystème ;
• Valoriser les bénéficiaires et partenaires ayant contribué au succès du projet, en leur offrant une tribune de visibilité et de reconnaissance ;
• Renforcer la notoriété du projet et de ses partenaires, notamment auprès des institutions, des médias et du grand public ;
• Capitaliser les enseignements du projet en vue de sa réplicabilité et de sa pérennisation ;
• Stimuler les synergies et le networking entre les différentes parties prenantes (institutions, structures d’accompagnement, PME, partenaires financiers, diplomates, experts).

• Objet de la consultation

La présente consultation a pour objet l’organisation de l’événement de clôture du projet Qawafel ainsi que la garantie de son bon déroulement le jour J, en coordination étroite et sous la supervision du commanditaire (équipe projet Qawafel).

Le prestataire sera chargé de la préparation en amont de l’événement ainsi que de l’exécution de l’ensemble des prestations sur le lieu de sa tenue, le jour J. Il veillera à assurer une mise en œuvre fluide, professionnelle et conforme aux exigences définies, en coordination étroite avec l’équipe projet Qawafel et sous sa supervision.

• Description détaillée de l’événement

• Informations générales

• Architecture narrative en 3 temps

L’événement de clôture est conçu comme une expérience narrative progressive et mémorable, articulée en trois temps distincts. Le programme et les grandes séquences ont été définis par l’équipe projet. 

Toutefois, ces éléments pourront faire l’objet d’ajustements et d’échanges avec l’agence prestataire, dans une logique de co-construction opérationnelle. L’agence prestataire sera chargée de la mise en œuvre logistique, technique et opérationnelle, dans le respect de la vision et des orientations définies par le commanditaire. Les détails complets du programme seront transmis à l’agence retenue dès la signature du contrat, dans le cadre d’un brief opérationnel détaillé. 

Temps 1 – L’Ouverture : Expérience d’accueil 

Dès leur arrivée, les participants seront accueillis dans un espace conçu comme une première immersion dans l’univers Qawafel. L’agence devra assurer la production et la mise en place de l’ensemble des dispositifs d’accueil définis par l’équipe projet, incluant notamment un système d’enregistrement et des éléments de valorisation visuelle du projet (signalétique, habillage de l’espace et mise en scène de la charte graphique Qawafel). L’espace d’accueil sera organisé en quatre desks par pays (Mauritanie, Sénégal, RDC et Kenya), afin de fluidifier l’orientation et l’enregistrement des participants. L’identité visuelle, l’ambiance générale et le fléchage de cet espace devront être conformes à la charte graphique du projet Qawafel.   

Temps 2 – Le Cœur du récit : Programme sur scène

Cette séquence constitue le cœur programmatique de la soirée, d’une durée estimée à environ 90 minutes, et se déroulera dans un espace fermé. Elle débutera par l’hymne national tunisien, suivi des mots d’ouverture prononcés depuis un pupitre. Elle se poursuivra avec un plateau TV (talk-show) structuré en plusieurs panels, entrecoupé de projections vidéo assurant les transitions entre les différentes rubriques. Les vidéos seront fournies à l’agence par l’équipe projet ; leur production n’est pas incluse dans le présent marché. La séquence intégrera une rubrique interactive, puis se conclura par les mots de clôture.

L’agence sera chargée d’assurer l’intégralité de la régie technique et logistique de cette séquence, incluant l’installation et la gestion de la scène, du son, de la lumière et de la vidéo, ainsi que la mise en place de dispositifs d’affichage vidéo (écrans LED et/ou plusieurs écrans) destinés à la diffusion des visuels et des contenus des différentes rubriques. Elle assurera également la diffusion des contenus audiovisuels prévus ainsi que le respect du minutage.

Le programme détaillé, les rubriques, les contenus vidéo, les visuels de fond de scène ainsi que la liste des intervenants seront transmis par le commanditaire. 

Temps 3 – La Clôture : Moment fort et networking

La séquence finale constitue un moment symbolique et émotionnel de clôture officielle, comprenant une performance artistique inspirée du continent africain (prise en charge par le commanditaire), suivie d’un temps de networking autour du buffet et de l’espace visiteurs.

L’agence sera chargée de la logistique de l’ensemble de cette séquence, incluant la gestion du buffet, l’animation de l’espace visiteurs ainsi que l’organisation fluide des temps de networking. Elle assurera également la coordination générale afin de garantir le bon déroulement de la séquence dans son ensemble.

Le scénario de clôture est défini par le commanditaire et sera communiqué à l’agence retenue.

• Prestations attendues de l’agence événementielle

Le prestataire aura la responsabilité de la bonne préparation et la coordination de l’événement et de l’ensemble des activités, afin d’assurer un déroulement de l’événement fluide, efficace et conforme à celui qui aura été validé par l’équipe Expertise France.

Les prestations attendues couvrent les domaines suivants :

• Préparation et la mise en œuvre de l’événement

• Etablir, et valider par l’équipe Expertise France, un plan d’action, incluant un rétroplanning pour l’organisation de cet événement ;
• Effectuer, selon les besoins, une ou plusieurs visites des lieux où se dérouleront les séquences de l’événement, sous réserve de l’accord des responsables du lieu. L’équipe Expertise France sera associée à la première visite de terrain ;
• Préparer l’ensemble des aspects logistiques permettant d’assurer le bon déroulement de l’événement, dont le matériel nécessaire, les déplacements, la coordination avec les responsables du lieu ;
• Coordonner et gérer la mise à disposition des espaces avec le prestataire après validation de l’équipe Expertise France.

• Gestion logistique de l’événement

• Recherche du lieu de l’événement ;
• Gestion des invitations et du système d’enregistrement numérique : l’inscription devra être assurée en amont de l’événement via l’envoi d’une campagne d’emailing aux invités. Chaque participant devra recevoir un boarding pass lui permettant d’effectuer son enregistrement le jour de l’événement à l’accueil. Ce boarding pass précisera également le numéro de table attribué (Mauritanie, Sénégal, RDC, Kenya). Le prestataire est invité à proposer la solution technique la plus adaptée pour la gestion de ce dispositif d’inscription et d’enregistrement ;
• Coordination globale le jour de l’événement : le prestataire devra assurer la logistique pour permettre une transition adéquate entre les différentes séquences de l’évènement ;
• Équipe technique présente pendant toute la durée de l’événement ;
• Mise en place et gestion du système son, lumière et vidéo (régie technique complète) ;
• Gestion des écrans, totems multimédia et outils de projection ;
• Gestion des espaces, aspects techniques ;
• Coordination des intervenants si nécessaire (modérateur, intervenants, artistes et techniciens), avec l’appui de l’équipe projet ;
• Mise en place et gestion d’un coin pause-café à l’accueil des participants, comprenant une sélection de boissons et d’encas inspirés des pays africains ciblés par le projet Qawafel (notamment le Kenya, la République démocratique du Congo, la Guinée et la Mauritanie), afin d’offrir une expérience en cohérence avec la thématique de l’événement. À l’issue de la cérémonie, l’agence assurera également la mise en place et la gestion d’un cocktail dînatoire destiné à l’ensemble des participants. Un service assuré par des serveurs est recommandé ;
• Gestion des moyens humains.

• Aménagement et signalétique

Aménagement global de l’espace et signalétique

• Mise en place d’un balisage et d’une signalétique directionnelle cohérente avec la charte graphique Qawafel, reliant l’espace d’accueil aux autres zones de l’événement.

Espace d’accueil

• Mise en place de 4 desks d’accueil thématiques, habillés aux couleurs des pays cibles du projet, chaque desk représentant un pays (Mauritanie, Kenya, Sénégal et République démocratique du Congo) et intégrant son drapeau correspondant. Trois desks seront dédiés aux invités et un desk sera réservé aux journalistes (Le dossier de presse ainsi que les clés USB destinées aux journalistes seront fournis par l’équipe Qawafel (La gestion des relations presse n’est pas incluse dans le présent marché), afin de faciliter l’orientation et la gestion des flux ; 
• Mobilisation de 4 hôtesses, chacune affectée à un desk, chargées de l’accueil des participants, de leur enregistrement et de la distribution des supports de communication et des goodies. Une attention particulière sera portée à leur profil, en privilégiant des hôtesses originaires d’Afrique subsaharienne et/ou le port de tenues inspirées des textiles traditionnels africains, afin de renforcer l’identité visuelle et thématique de l’événement ;
• Création et gestion des badges pour les intervenants, et les invités selon des codes identifiables par catégorie ; 
• Aménagement d’un espace pour l’accueil des invités d’honneur ;
• 1 photobooth Qawafel connecté : installation comprenant une cabine ou borne avec écran tactile, option d’impression photo sur place, et connexion Internet pour le partage instantané sur les réseaux sociaux (Instagram). Le fond sera aux couleurs de la charte graphique du projet Qawafel. Chaque photo pourra être accompagnée d’un message type : « Je participe à la clôture du projet Qawafel », assorti de hashtags dédiés afin de maximiser la visibilité en ligne ;
• Espace d’immersion : Espace d’immersion : l’agence devra concevoir et mettre en place un dispositif scénographique immersif permettant de valoriser le parcours du projet, ses principales réalisations et son impact. Cet espace devra offrir aux participants une expérience engageante à travers une rétrospective des moments clés, des résultats obtenus et des témoignages marquants. L’agence sera chargée de proposer et d’installer l’ensemble des éléments nécessaires (supports visuels, dispositifs multimédias, équipements audiovisuels, mobilier, signalétique, animations interactives, etc.) afin de garantir une expérience de visite fluide, attractive et cohérente avec l’identité de l’événement ;
• Espace d’exposition : Chaque sous-espace de l’espace d’exposition devra être clairement identifié et signalé à travers une signalétique dédiée (impressions, titres visibles et harmonisés), un aménagement cohérent et un design global conforme à la charte graphique du projet Qawafel, afin de garantir une expérience fluide et immersive dans l’univers du projet :

• Création d’un espace clairement identifié sous l’intitulé « Produits soutenus par le projet Qawafel », comprenant l’installation de vitrines d’exposition en verre (environ 6) destinées à la présentation des produits des bénéficiaires du projet, commercialisés en Afrique subsaharienne, avec un dispositif d’éclairage dédié permettant une mise en valeur optimale des produits. La liste détaillée des produits exposés sera communiquée ultérieurement, après contractualisation ;
• 1 press Wall : mur de presse dédié aux interviews et prises de vue officielles, habillé aux couleurs du projet avec les logos des partenaires ;
• 5 stands personnalisés équipés d’écrans : espaces de présentation individuels dédiés aux plateformes développées et soutenues dans le cadre du projet Qawafel, chacun équipé d’un écran pour une présentation interactive et dynamique ;
• 1 espace Success Stories : galerie de portraits des entreprises bénéficiaires du projet Qawafel, mettant en lumière leurs parcours et réussites à travers des visuels grand format et des éléments narratifs inspirants (les visuels seront fournis par l’équipe projet ; le prestataire sera en charge de leur impression et de leur mise en place) ;

• Coin pause-café (tables, chaises, distributeurs de boissons : eau, jus africains, encas légers).

Salle principale

• Installation d’un pupitre équipé d’un micro ;
• Scène aménagée format plateau TV : mise en place d’un plateau TV complet avec décor scénographique (mobilier incluant au minimum 7 chaises, éléments de mise en scène et habillage visuel) ;
• Installation d’un écran LED géant ;
• Installation de 2 écrans LED verticaux pour l’affichage des logos des partenaires du projet ;
• Mise en place d’une régie événementielle complète assurant :

• la sonorisation (avec minimum 4 microphones sans fil),
• la gestion des projections vidéo,
• la diffusion des contenus multimédias,
• la coordination technique globale en temps réel afin de garantir le bon déroulement de l’ensemble des séquences de l’événement ;

• Régie lumière (éclairage scénique, projecteurs, lumières d’ambiance) ;
• Câblage et alimentation électrique pour l’ensemble du plateau.

Programme artistique

L’agence devra prendre en charge la diffusion de l’hymne national tunisien lors de l’ouverture officielle de l’événement. Celui-ci pourra être interprété de manière artistique, par exemple par un violoniste ou à travers une performance musicale.

Concernant le spectacle de clôture, cette prestation sera assurée par le projet et n’est pas incluse dans le présent marché. Les détails seront communiqués ultérieurement après contractualisation.

Couverture photographique et vidéo de l’événement, incluant la réalisation d’un after movie.

BUFFET

Durant le temps de networking, la restauration sera assurée sous forme de cocktail pass round, avec des serveurs circulant parmi les invités.

• Production des goodies et trophées

L’agence sera responsable de la production, de l’impression et de la logistique des goodies et trophées prévus dans le cadre de l’événement. Les maquettes seront fournies par l’équipe Qawafel ; le prestataire assurera uniquement leur déclinaison technique, leur production, leur impression ainsi que leur livraison dans les délais requis.

• Impression de 220 jeux « Les Incollables » version Qawafel ;
• Production de 8 trophées personnalisés Qawafel Awards, destinés aux structures et entreprises primées ; 
• Production de 6 trophées VIP personnalisés (hors achat des trophées classiques).

• Coordination du modérateur

L’agence sera responsable de la coordination avec le modérateur/animateur de l’événement, qui sera mobilisé par Expertise France. La mobilisation du modérateur ne.

• Méthodologie

Le prestataire retenu sera chargé de la coordination globale des actions nécessaires à la préparation, à l’organisation et au bon déroulement de l’événement de clôture du projet Qawafel. Le programme détaillé de l’événement sera communiqué au prestataire après contractualisation, afin de lui permettre d’assurer une mise en œuvre conforme aux orientations définies.

Le prestataire proposera une organisation et des moyens humains et techniques adaptés à l’ampleur de l’événement. Il désignera un chef de projet / point focal, qui sera l’interlocuteur principal d’Expertise France et responsable de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble de la prestation.

L’équipe mobilisée devra disposer des qualifications et de l’expérience nécessaires à la bonne exécution des missions décrites dans le présent cahier des charges. Elle travaillera en étroite collaboration avec les référents d’Expertise France tout au long de la mission.

Le prestataire devra assurer la production des supports de suivi suivants pour chaque réunion :

1. en amont, un ordre du jour soumis à validation d’Expertise France au minimum 48 heures avant la réunion ; 
2. en aval, un compte rendu détaillé transmis au plus tard le lendemain de la réunion. 

Le prestataire devra également élaborer et mettre à jour un plan d’action global incluant un rétroplanning détaillé, avec des livrables clairement identifiés et des échéances précises.

• Modalités de coordination et de suivi

• Réunion de lancement : une réunion de cadrage sera organisée dans la semaine suivant la notification du marché afin de préciser les modalités de mise en œuvre de la prestation et de valider la méthodologie proposée ; 
• Réunions intermédiaires de suivi : des réunions techniques régulières seront organisées tout au long de la mission afin d’assurer le suivi de l’avancement et la validation des différentes étapes ; 
• Réunion de validation finale (J-8) : une réunion globale sera tenue huit (8) jours ouvrés avant l’événement afin de valider le conducteur général, le roadbook et l’ensemble des dispositifs techniques et logistiques ; 
• Présence opérationnelle : le prestataire devra assurer une présence effective pendant les phases de montage, de déroulement et de démontage de l’événement, avec une équipe dédiée permettant de garantir la réactivité et la gestion des imprévus ; 
• Réunion de bilan : une réunion de clôture sera organisée la semaine suivant l’événement. Le prestataire devra transmettre en amont un rapport de bilan quantitatif et qualitatif, qui sera discuté lors de cette réunion. 

• Calendrier de réalisation

La prestation débutera dès la notification du marché et prendra fin après la remise de l’ensemble des livrables post-événement, au plus tard trente (30) jours après la tenue de l’événement de clôture du projet Qawafel.

Le prestataire devra proposer un rétroplanning détaillé couvrant l’ensemble des phases de préparation, de mise en œuvre et de clôture de la mission.

• Contraintes imposées par le commanditaire

Le prestataire s’engage à désigner un interlocuteur unique chargé du suivi du marché.

L’ensemble des échanges et livrables devra être réalisé en langue française (documents, réunions, comptes rendus, courriels, etc.).

La prestation pourra être réalisée en partie à distance durant la phase de préparation (visioconférences, échanges téléphoniques et électroniques). Des réunions physiques pourront être organisées au bureau d’Expertise France à Tunis si nécessaire.

Le prestataire devra également se déplacer sur site, à Tunis et sur le lieu de l’événement, à ses propres frais, sur demande du commanditaire, notamment pour les phases de repérage, montage, déroulement et démontage.

• Crédits et droits d’auteur

Le prestataire cède à Expertise France l’intégralité des droits d’utilisation, d’exploitation et de modification des livrables produits dans le cadre de la mission, notamment l’ensemble des éléments liés à l’identité visuelle et aux supports de l’événement.

Expertise France devient propriétaire des fichiers sources, lorsqu’ils existent, ainsi que de l’ensemble des productions réalisées dans le cadre de la prestation, qu’elle pourra exploiter librement.

Le prestataire est tenu à une stricte obligation de confidentialité. Il s’interdit toute diffusion ou utilisation, sans accord écrit préalable, des informations, documents ou contenus auxquels il aurait accès dans le cadre de la mission.

• Livrables attendus

Livrables de préparation

Un document global de préparation de l’événement intégrant le plan d’action et le rétroplanning, le concept de l’événement (scénographie et recommandations techniques), ainsi que le plan logistique et d’aménagement des espaces (flux des participants, accueil, enregistrement et organisation des différents espaces).

Livrables de production et de coordination

• Les propositions techniques validées relatives aux prestataires et fournisseurs mobilisés (lieu, technique, traiteur, matériel, etc.) ;
• Le dispositif d’inscription et d’enregistrement des participants (plateforme ou solution technique) incluant le système de boarding pass ;
• Les maquettes et déclinaisons des supports logistiques de l’événement (signalétique, badges, plans d’accueil, stands, desks, photobooth, etc.).

Livrables de réalisation (jour J)

• La coordination opérationnelle complète de l’événement le jour J ;
• La supervision technique et logistique en temps réel (régie générale) ;
• Le bon déroulement du programme conformément au conducteur validé ;
• La gestion des imprévus et ajustements opérationnels nécessaires.

Livrables post-événement

• Un rapport de bilan de l’événement.
• Un reporting photo et vidéo de l’événement ;
• L’ensemble des fichiers sources et supports produits dans le cadre de la prestation.

• Candidature

Les agences de communication et d’événementiel souhaitant répondre à cette consultation doivent satisfaire aux conditions suivantes :

• Disposer d’un chef de projet ayant une expérience professionnelle minimale de 5 ans ;
• Avoir réalisé au moins 3 missions similaires dans l’organisation d’événements et/ou la gestion logistique de dispositifs de communication. 

La sélection des prestataires sera effectuée sur la base des critères suivants :

Proposition technique

Elle devra détailler la compréhension des besoins et la méthodologie proposée, et inclure :

• Une présentation de l’entreprise, ; 
• Les références pertinentes (au moins trois prestations similaires) ; 
• Une note de compréhension des objectifs de l’événement de clôture du projet Qawafel ; 
• Un rétroplanning détaillé ; 
• Les CV des membres clés de l’équipe dédiée. 

Proposition financière

Elle devra inclure :

• Justification d’enregistrement au registre national des entreprises ;
• Une offre financière complète, datée et signée détaillant les coûts par poste (coûts unitaires et quantitatifs) ; 

Les offres doivent être envoyées par voie électronique au plus tard le 13 juillet 2026 à l’adresse suivante : achat.tunisie@expertisefrance.fr, avec pour objet :« Dossier d’appel d’offres – événement de clôture Qawafel »

• Droit de révision

L’organisation se réserve le droit de réviser ou d’annuler cet appel d’offres en tout ou en partie sans encourir aucune obligation envers les soumissionnaires.

• Confidentialité

Dans le cadre de la mission, le prestataire aura accès à des informations, documents et données confidentiels avant et pendant l’exécution du marché.

Il s’engage à garantir la confidentialité de l’ensemble de ces éléments et à ne pas les communiquer à des tiers sans autorisation écrite préalable d’Expertise France.

Annexe_Financiere_Qawafel_2026

Cahier des charges – Événement de clôture Qawafel (2)