Le cycle de formations Obroz vise à renforcer les compétences en communication des Associations de différentes régions de Tunisie. Il a été organisé conjointement par le British Council et deux de ses partenaires: Jasmine Foundation et Jamaity. Quatre sessions de quatre jours ont eu lieu dans différentes régions de Tunisie: Tunis, Bizerte, Medenine. Les quatre jours de la formation Obroz ont été l’occasion d’aborder tous les sujets liés à la communication. L’un de ces sujets est: Les Supports Écrits de Communication.
Au delà des réseaux sociaux, la communication d’une association passe aussi par ses supports écrits, qui peuvent parfois poser des problèmes. La formation Obroz a permis de donner des éclaircissements sur ce qu’ils sont et comment les utiliser.
On en compte principaux: Le dossier de presse, Les articles, Le dossier de sponsoring, Les procès verbaux et les rapports, Les Blogs. L’article qui suit va être consacré aux Procès Verbaux et Rapports.
Procès verbaux et les Rapports
Avant toute chose, il est nécessaire de rédiger tous ces outils qui sont des pièces légales qui reflètent l’activité hebdomadaire ou mensuelle de votre association, ainsi que les événements ponctuels (comme une assemblée générale, une réunion de crise…). Ils suivent une certaine structure et des règles précises.
Le Procès Verbal
Le procès verbal fait état de toute réunion ou prise de décision. Il permet de retracer les évolutions au niveau décisionnel de l’association et sert de preuve en cas de litige. Sa structure est bien spécifique:
En tête, la nature du document et le nom de l’association doit apparaître. L’ordre du jour, c’est à dire l’objet de la réunion vient ensuite. La date et la liste des personnes présentes avec leur nom et leur fonction au sein de l’association doit aussi apparaître. Il est ensuite nécessaire de faire apparaître l’heure de début et de fin de la réunion.
La restitution des échanges peut ensuite se faire de deux façons. La première est de n’inscrire dans le PV que les décisions qui ont été prises à l’issue des débats et les recommandations. Mais on peut également inscrire les intervention de chaque personne et les différentes idées proposées lors du débat.
Cliquez sur le lien pour consulter le modèle de PV .
Les rapports
Les rapports constituent également une pièce de suivi des activités de l’association, mais à un autre niveau. A la différence du PV qui constitue un outil régulier de suivi, les rapports ne connaissent pas une publication aussi fréquente et ne sont pas destinés aux mêmes cible.
Les rapports font généralement le bilan d’une période d’activité donnée, avec l’avancée selon les résultats prévus. Il est à la fois moral et financier (justification des activités et des financements). Un rapport peut également faire suite à un projet dans lequel l’association s’est engagée.
Il sert à la fois de pièce d’archivage, mais également de pièce justificative auprès des partenaires et des bailleurs de fonds.
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Est ce que vous pouvez nous donner un fichier exemple du PV et de celui du rapport
c’est bien intéressant
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à l’article, en espérant que ces informations vous seront utiles.
Suite à votre demande, nous allons joindre des exemples de PV et rapport à l’artcile ci-dessus.