Des idées de projets, de diversification de l’activité de votre association, il est important de bien préparer votre budget prévisionnel. Il sera utile pour soumettre un dossier de financement à un partenaire financier, et peut aussi permettre d’évaluer la capacité d’effectuer le projet ou non par votre association. Ce budget prévisionnel est également un bon outil de suivi et de contrôle.
Voici donc quelques conseils pour ne rien oublier :
Classer les Dépenses
Avant toute chose, il faut lister toutes les dépenses que le projet est susceptible d’engendrer. Vous pouvez utiliser la méthode du « retro-planning » qui consiste à partir du jour où le projet se termine et remonter dans le temps en listant les actions successives qui seront effectuées.
Si votre projet comprend plusieurs axes, classez les dépenses selon ces axes (exemple si le projet consiste en une partie musique, et une partie sport, faites deux catégories). Pour terminer, regroupez ensuite par « blocs de dépenses » (exemple : la partie communication, la partie matériel, frais de fonctionnement etc.)
Chiffrage
La deuxième étape consiste à chiffrer, c’est-à-dire évaluer le coût pour chaque action prévue. Il faut surtout ne pas chiffrer trop bas pour éviter toute mauvaise surprise au milieu du parcours. Ne chiffrez pas trop haut non-plus si vous souhaitez recevoir de l’argent d’un partenaire financier.
Pour que cette étape soit la plus précise possible, demandez le plus de devis possibles (par exemple à l’hôtel pour les frais d’hébergement, ou la location du matériel etc.) Vous pouvez, en plus, grâce à cela consulter différents fournisseurs et connaître le meilleur rapport qualité/prix. Il est souvent recommandé de consulter 3 prestataires et de faire la moyenne des trois devis pour avoir une idée précise du budget prévisionnel.
D’autre part, les projets coûtent souvent plus cher que ce qui a été prévu. Prévoyez-donc une ligne « imprévus » d’environ 5% du coût total.
Prise en Compte des Prestations “en Nature”
Les étapes précédentes concernent les dépenses concrètes, mais il existe des dépenses qui n’ont pas eu lieu mais qui peuvent être valorisables.
Admettons que le projet ait bénéficié du prêt d’une salle, et du travail de trois bénévoles. Dans une situation différente, ces paramètres auraient eu un coût. Pour être au plus près de la réalité, il est important de les prendre en compte. D’autant que si vous êtes assurés que la salle vous est prêtée, et que de ce fait vous ne la faites pas apparaître dans le budget prévisionnel, le partenaire financier peut penser que vous n’avez pas de lieu pour réaliser votre projet, ce qui peut être un handicap.
La valorisation de ces dépenses peut être très utile lors de la demande de financement :
Exemple:
Le coût total du projet est de 1000dt. La location de la salle vaut 200dt. Vous demandez 250dt au partenaire, ce qui pour lui va représenter 25% du projet total, mais en réalité, puisque la salle vous est prêtée, cette somme représentera 32% du coût total.
Les recettes
Un tableau des recettes doit également être développé en parallèle, suivant la même classification. Le budget doit être équilibré entre recettes et dépenses. Chaque dépense doit voir apparaître son paiement. Il faut y compris faire correspondre aux dépenses valorisées (comme le bénévolat) les mêmes sommes en recettes valorisées. Le prêt de la salle par exemple doit apparaître comme dépense et comme recette.
Bénévolat :
- en admettant que deux bénévoles ont travaillé chacun 8h pour les affiches :
SMIG horaire * 8h * 2 personnes = 1,25 * 8 * 2 = 80 dt - Quatre bénévoles ont travaillé 4h pour la préparation de la salle :
1,25 * 4 * 4 = 20 dt
Imprévus :
On additionne toutes les lignes (Spectacle, communication, frais de fonctionnement, aides en nature) et on applique 5%
REMARQUE : Le financement privé et les subventions sont deux recettes différentes.
Les subventions une aide fournie par un organisme public (ambassade, ministère, municipalité).
Les financements privés sont ceux délivrés par les entreprises ou les partenaires financiers.
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