Un(e) Chargé(e) d’administration et Logistique – OXFAM Retour vers les opportunités

Le projet « Renforcement des organisations de la société civile émergente en Tunisie » est une action de cinq ans financés par l’Union Européenne, dirigée par un consortium formé par Oxfam, Avocats Sans Frontières (ASF), le Forum Tunisien pour les Droits Économiques et Sociaux (FTDES) (les codemandeurs), et Jamaity (en sa qualité d’associé). L’action a comme objectif général contribuer à la consolidation de l’État de droit et du développement en Tunisie, à travers un objectif spécifique qui vise à atteindre une société civile (SC) autonomisée dans toute sa diversité, et qui renforce son rôle d’acteur de changement influent. L’action focalise sur quatre piliers : renforcement des capacités et, des mécanismes de financement différenciés, le renforcement du rôle d’influence des OSC sur les politiques publiques, ainsi que la contribution à un environnement favorable et durable pour la société civile.

L’équipe Rose recherche : Un/e chargé.e d’administration et logistique

Oxfam gère l’ensemble des recrutements pour ce projet et en assure la totalité du processus ; allant de la publication des annonces jusqu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs dans leur poste. Pour certains postes, la contractualisation sera assurée par l’une des organisations membres du consortium du projet. Dans ce cas, l’organisation contractante est mentionnée dans les détails de l’offre d’emploi.

Conditions du poste

Grade : Grade – D2 Contrat avec Oxfam

Type de contrat: Plein Temps ; 40 hrs/semaine

Durée de contrat: CDD d’un an

Emplacement: Basé(e) à Tunis ; avec des voyages dans les régions de temps en temps

Conditions Salariales: Selon les conditions contractuelles et la grille salariale d’Oxfam Tunisie

Date de commencement: Le plutôt possible

Supérieure Hiérarchique: ROSE  Coordinatrice de l’unité Operations – subventions et conformité

Gestion matricielle: Responsable du programme

Objectifs du poste : 

Sous la supervision directe de la Coordinatrice l’unité Operations – subventions et conformité, le/la chargé(e) de l’administration et logistique sera responsable de :

Assurer un appui administratif et logistique pour une implémentation coordonnée des activités dans le respect des délais, qualité et procédures du bailleur et d’Oxfam en Tunisie en vue d’assurer la réalisation des objectifs du projet.

Principales tâches et responsabilités du poste :

Administration des locaux et gestion de l’approvisionnement  

• En étroite collaboration avec la cheffe de l’Unité opération, déterminer les besoins de l’équipe en fournitures et services et assurer les processus d’acquisition en conformité avec les procédures applicables.
• Assurer une gestion efficace de l’approvisionnement et assurer le suivi de l’exécution des commandes auprès des fournisseurs et des prestataires de services dès la commande à la réception des biens et services.
• Veiller à l’entretien des espaces, mobilier et du matériel de bureau, y compris la conformité avec les règles d’hygiène et de sécurité, ainsi que le suivi de la maintenance et le maintien des inventaires physiques.
• En étroite collaboration avec les organisations hôtes ROSE, tenir à jour une fiche de suivi pour le prêt de matériel de bureau, les abonnements, etc. et s’assurer que tout le matériel de bureau ROSE est bien entretenu en étroite collaboration avec les organisations hôtes ROSE.
• Participer activement aux réunions de planification des équipes chargées des subventions et des accélérateurs, et prendre note de toutes les tâches et besoins pertinents.
• Assurer les tâches liées à la communication et à la correspondance, selon les besoins.
• Gestion de la petite caisse du projet
• Si nécessaire, traduire ou faciliter la traduction des documents relatifs au programme et aux partenaires (français/arabe).
• Effectuer toute autre tâche liée à l’administration générale de l’équipe et du bureau du projet à la demande de sa superviseur directe.

Administration générale du projet et gestion administrative des subventions en cascade:

• Maintenir et développer le système de classement et d’archivage des subventions ; coordonner avec les membres de l’équipe et fournir une assistance si nécessaire pour garantir le classement et la documentation les plus adéquats de tous les dossiers relatifs aux programmes. Assurer la sûreté et la sécurité des dossiers et des archives.
• Organiser et suivre les processus administratifs de ROSE, conformément aux procédures d’Oxfam et aux exigences des donateurs. Distribuer régulièrement des synthèses (rapports échus et à évaluer, etc.).
• Préparer, dans le cadre du cycle de projet d’Oxfam ou des exigences des bailleurs de fonds, la documentation et la correspondance telles que les approbations, les contrats, les lettres de transfert, les rappels et les lettres de rejet.
• Assurer la mise à jour des dossiers partenaires sur le système de gestion d’Oxfam en Tunisie en collaboration avec les chargés de projets et les chargés de subventions.
• Superviser et soutenir le maintien de tous les dossiers du portefeuille du programme et des partenaires, en travaillant en étroite collaboration avec les responsables des subventions et les chargé.es des projets.
• Soutenir les processus d’audit interne ou externe en fournissant la documentation nécessaire et les justificatifs en cas de demande.

Logistique et évènementiel

• Soutenir efficacement l’organisation et la mise en œuvre de tous les événements en ligne et hors ligne liés au projet.
• Soutenir la mise en place et le maintien des accélérateurs et point relais chez les organisations hôtes.
• Gérer et coordonner la logistique des voyages du personnel et des partenaires dans le pays, dans les régions et les voyages à l’étranger, selon les besoins et les demandes.
• Maintenir des tableaux de bord pour s’aligner avec les délais des événements et mieux gérer les urgences.

Valeurs organisationnelles :

• Égalité : nous croyons que chacun a le droit d’être traité équitablement et d’avoir les mêmes droits et opportunités.
• Autonomisation : nous reconnaissons et cherchons à étendre le pouvoir des gens au cours de leur vie et des décisions qui les concernent.
• Solidarité : nous unissons nos mains, soutenons et collaborons au-delà des frontières pour œuvrer pour un monde juste et durable.
• Inclusivité : Nous accueillons la diversité et la différence et apprécions les perspectives et les contributions de toutes les personnes et communautés dans leur lutte contre la pauvreté et l’injustice.
• Responsabilité : Nous assumons la responsabilité de notre action et de notre inaction et nous nous tenons responsables envers les personnes avec lesquelles nous travaillons et pour lesquelles nous travaillons.
• Courage : Nous disons la vérité au pouvoir et agissons avec conviction sur la justice de nos causes.

Qualités clés :

• Sensibilité aux différences culturelles et aux questions de genre, ainsi que volonté de promouvoir l’égalité des chances.
• Capacité à faire preuve d’ouverture et volonté d’en savoir davantage sur l’application de l’intégration transversale du genre, des droits des femmes et de la diversité dans tous les aspects du travail de développement.
• Energie, créativité, endurance et flexibilité. Aptitude à apprendre rapidement et à partager le savoir avec les partenaires et les collègues.
• Engagement à respecter les politiques d’Oxfam en matière de prévention du harcèlement, de l’exploitation et des abus sexuels afin de veiller, dans la mesure du possible, à la sécurité de toutes celles et ceux qui entrent en contact avec Oxfam.