Un/e Chargé(e) administratif & logistique pour le bureau de Tunis-Terre d’Asile Tunisie Retour vers les opportunités

Structure et contexte :

Créée en 2012, Terre d’asile Tunisie, section tunisienne de France terre d’asile, œuvre à promouvoir  les droits des migrants, demandeurs d’asile, réfugiés, mineurs non accompagnés et victimes de la traite des êtres humains vivant sur le sol tunisien et la cohésion sociale ; renforcer les capacités des organisations de la société civile et des institutions publiques tunisiennes dans le traitement de la question migratoire ; mettre à l’agenda les questions de migration auprès de l’opinion publique et des acteurs institutionnels ; documenter et partager les connaissances sur la réalité des situations vécues et des besoins des populations migrantes. Présente à Tunis, Sfax et Sousse, la section tunisienne s’articule autour d’un pôle protection – des permanences sociales et juridiques à Tunis, Sfax et Sousse proposent un accompagnement adapté au contexte local en lien avec la société civile et les institutions tunisiennes – et d’un pôle développement qui organise des formations, rencontres-débats et séminaires, propose un soutien technique et financier aux associations, développe des outils de sensibilisation, produit de l’expertise et conduit des actions de plaidoyer et de renforcement de capacités.

Activités principales : 

1. Organisation des événements :

• Assurer l’organisation logistique de tout événement en coordination avec l’équipe programme et sous la supervision du responsable Administratif et Financier.

2. La gestion logistique :

• Respecter et faire respecter les procédures logistiques, incluant les procédures de transport, de gestion des actifs et inventaires, d’achat et de communication et assurer leur implémentation effective dans le bureau de Tunis et sur sites,
• Superviser la gestion du parc automobile en étroite coordination avec les autres secteurs des opérations comme les finances et l’administration et conformément aux différents formulaires et tableaux de TAT,
• Faire la gestion des stocks et autres inventaires et produire des rapports d’inventaire périodiques,
• Responsable de la location des véhicules selon les procédures et les formats de contrats mis à disposition par TAT,
• Faire le suivi des contrats d’approvisionnement signés pour les opérations à Tunis et Sfax, incluant les contrats de location de véhicules, les contrats de service divers et autres contrats signés avec des fournisseurs locaux,
• Responsable de la recherche et de la gestion des services locaux, y compris téléphone, Internet, provisions en carburant et autres utilités,
• Mettre à jour la fiche de suivi à cet effet. Suivre aussi les prestataires de service de maintenance.

3. La Gestion des Biens :

• Assurer le maintien de la base de données concernant les biens de TAT (Actifs, inventaire et stock) à Tunis et à Sfax ainsi que sa mise à jour; Utiliser les formats réservés à cet effet.
• Coordonner les inventaires à Tunis et à Sfax en respectant les exigences des bailleurs de fonds ainsi que du service de vérification des comptes en ce qui concerne le suivi d’allocations des biens.  Remplir correctement les étiquettes d’actifs et tenir à jours la liste des actifs.

4. La Gestion Administrative :

• Gérer le courrier sortant et rentrant de l’association ;
• Participer dans la gestion des ressources humaines, y compris dans l’élaboration des contrats d’emploi ou de consultance, en conformité avec les procédures établies ;
• Coordonner l’administration du bureau, y compris fournitures, entretien du matériel, et l’entretien en général ;

5. Sécurité :

• Assurer que les employés en mission sur terrain ont le moyen de communication adéquat.

6. Services Généraux :

• Commande et gestion des fournitures,
• Gestion des problèmes du parc de photocopieurs et des imprimantes, gestion de stocks des cartouches,
• Placer les commandes fournisseurs,
• Coordonne l’administration du bureau, y compris fournitures, entretien du matériel, et l’entretien en général,
• Préparation des salles de réunion : logistique pour des événements en interne et coordonner la logistique des évènements majeurs,
• Check-up des locaux au quotidien,
• Faire les achats de billets d’avion pour le staff au départ de Tunis et pour le personnel externe (auditeur, employés du siège ou d’autres bureaux) tout en assurant le logement de ces derniers.

Compétences et technicités requises :

• Diplôme en logistique / économie et gestion / en finance et comptabilité.
• Capacité d’écoute et de travail en milieu multiculturel.
• Capacité à anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier.
• Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées.
• S’adapter à des tâches diverses.
• Déceler les urgences et les priorités.
• Méthode, rigueur et organisation.
• Esprit d’initiative.
• Confidentialité.

Relations :

• Internes avec l’ensemble des collègues au sein de la structure (bureau Tunis, Sousse et Sfax)
• Externes avec les différents prestataires et fournisseurs….

Conditions matérielles :

• Poste à temps plein, contrat local, salarié au sein de l’association Terre d’Asile Tunisie
• Lieu de travail : Tunis
• Contrat de type CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement
• Prise de poste le : entre le 1er Octobre et le 15 Novembre 2023