Un consultant AMOA pour la mise en place du nouveau système d’information de la Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) au ministère de la santé

• Contexte de la mission :

Le Centre International de l’Entreprise Privée (CIPE) œuvre pour le renforcement de la démocratie dans le monde à travers une approche de réforme axée sur l’entreprise privée et le marché. Le CIPE est l’un des quatre instituts du National Endowment for Democracy et une filiale de la Chambre de commerce des États-Unis d’Amérique. Depuis 1983, le CIPE collabore avec les chefs d’entreprises, les décideurs politiques et la société civile pour bâtir les institutions vitales des sociétés démocratiques. Ainsi, les principaux domaines d’intervention du CIPE sont les écosystèmes d’entreprise, la gouvernance démocratique, la défense des intérêts des entreprises, la lutte contre la corruption, l’éthique, et le commerce. 

Dans ce sillage, le CIPE met en œuvre en Tunisie le projet « Soutenir la bonne gouvernance dans l’administration du secteur de la santé » (SAHA). Un projet de trois ans, financé par le Département d’État américain à travers l’ambassade des États Unis en Tunisie pour renforcer la bonne gouvernance du secteur de la santé en Tunisie en améliorant la transparence de toutes les structures publiques de santé. Le CIPE s’associera avec des organisations et des entreprises locales pour créer et améliorer la gouvernance de la chaîne d’approvisionnement des médicaments, développer un cadre juridique et réglementaire efficace et pertinent pour régir le secteur de la santé en Tunisie et améliorer les structures de formation du personnel du ministère de la santé.  

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet SAHA, le groupe de travail “Gouvernance de la chaîne d’approvisionnement des médicaments”, composé par des hauts cadres du ministère de la santé, des experts et des représentants de la société civile choisis par CIPE et le ministère de la santé assure la mise en œuvre de la première composante du projet portant sur la transformation digitale de la Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) au ministère de la santé.

La digitalisation intégrale de La Direction de la Pharmacie et du Médicament (la DPM) et de ses services la reliant à son environnement administratif et institutionnel est considérée, par les experts et les différentes parties prenantes, comme une étape indispensable pour la modernisation du secteur pharmaceutique et pour l’amélioration de la gouvernance de toute la chaîne d’approvisionnement des médicaments en Tunisie. 

Ainsi, un cabinet de consulting est déjà recruté par CIPE pour améliorer et documenter les processus de management de la qualité de la DPM et pour élaborer les cahiers des charges de son nouveau système d’information.

Afin d’assurer l’accompagnement et le suivi nécessaires de l’exécution des cahiers de charges et de la mise en place du nouveau SI de la DPM, CIPE cherche un cabinet de conseil ou un expert en assistance à la maitrise d’ouvrage (AMOA). 

• LA PORTÉE DE LA MISSION :

Le cabinet de conseil ou l’expert AMOA aura pour mission d’assurer l’accompagnement et le suivi de l’exécution des cahiers de charges et de la mise en place du nouveau système d’information (SI) de la DPM, notamment à travers :

• Assistance au choix des solutions et de la boîte de développement, à travers :
  1. Le benchmark des solutions et l’identification des boîtes de développement à consulter,
  2. La définition de la grille de dépouillement,
  3. Apporter un appui technique à l’évaluation des offres des soumissionnaires,
  4. L’organisation des soutenances / démonstrations,
  5. L’assistance dans la rédaction du contrat,
  6. L’élaboration d’un rapport de dépouillement détaillé.

• Accompagnement à la mise en place des solutions choisies, à travers :
  1. Assistance lors du cadrage et lancement de la mission de mise en œuvre du nouveau SI, notamment à travers : 

1. L’accompagnement de la DPM dans l’organisation du démarrage de la     mission de mise en place de son nouveau SI.
2. La validation du planning de la mission et de la méthodologie adoptée par la boîte de développement et présentation des commentaires et des     recommandations le cas échéant.   
3. La définition des modalités de suivi de la mise en place du nouveau SI ainsi que les prérequis nécessaires au bon déroulement de la mission.
4. La définition des mécanismes de communication des différentes parties prenantes du projet.
5. L’accompagnement des équipes de travail de la DPM et de la boîte de développement lors de la mise en place du SI ainsi que la définition des    utilisateurs clés par domaine.

1. Assistance au pilotage de la mission et l’organisation du suivi du déploiement des solutions, notamment à travers : 
   1. L’assistance à la mise en place du comité de suivi et de coordination directs de la mission de développement du nouveau SI et les moyens de contrôle y associés.
   2. L’assistance de la DPM dans la prise des décisions fonctionnelles et organisationnelles de changements probables relatives aux processus opérationnels et à la transformation institutionnelle.
   3. L’assistance de la DPM dans le traitement des situations d’arbitrages (situations de blocage fonctionnel/organisationnel) du projet.
   4. La remontée des éventuelles alertes à la direction de la DPM et la soutenir dans la gestion des risques relatifs à la digitalisation de ses services. 
   5. La coordination des travaux avec la boîte de développement et l’équipe projet de la DPM lors des réunions de coordination et suivi.
   6. La veille au respect du planning d’exécution du projet et de soumission des livrables et de la méthodologie discutée et adoptée pour la mise en œuvre de la mission. 

• Assistance lors de la conception à travers la veille à l’adéquation et le traitement des : 

1. 1. 1. Spécifications fonctionnelles 
      2. Interfaces 
      3. Reprise des données 
      4. Habilitations

• Assistance lors de la réalisation de la solution en s’assurant du bon fonctionnement de la solution avant le déploiement, avec la phase de recette.

1. Assistance lors de la réception et du déploiement de la solution en :
   1. Préparant le plan de déploiement, en coordination avec la DPM et la boite de développement ;
   2. Suivant les opérations de reprise de données sur la base recette avant la mise en production (données correctes et exhaustives) ;
   3. Aidant la DPM dans l’établissement de la stratégie de bascule, des protocoles de démarrage et des passages en production ;
   4. Suivant la résolution des anomalies et évolutions soulevées lors de la phase de la recette fonctionnelle par priorité ;
   5. Aidant à la mise en place d’un moyen d’assistance aux utilisateurs finaux en cas de besoin ;
   6. Assistant la DPM dans la désignation des personnes de son équipe qui seront chargées de centraliser, suivre et traiter les anomalies relevées après le déploiement de la solution ;
   7. Assistant la DPM dans la mise en place des différents modules, un à un, et dans la validation du PV de recette/déploiement ;

• Communication interne et Conduite du changement pour accompagner le déploiement du nouveau SI et son appropriation par les utilisateurs :

• 1. Identifier les différents types d’impacts du changement liés au déploiement du nouveau SI.
  2. Identification des facteurs de résistance au changement (individuels, de groupe, liés à la nature du changement, stratégiques, etc.).
  3. Concevoir le plan et les actions d’accompagnement au changement de façon globale et par service impactés.
  4. Proposer une stratégie de communication à adopter afin de prévenir les résistances au changement et d’impliquer toutes les parties prenantes dans la transformation institutionnelle de la DPM. 
  5. Donner des recommandations concernant les formations à faire et les personnes à former et accompagner tout au long de la phase d’installation et de mise en service de nouveau système d’information. 

Durant cette mission, le responsable AMOA devra collaborer avec CIPE, la DPM et les autres membres du groupe de travail “Gouvernance de la chaîne d’approvisionnement des médicaments en Tunisie”. Ledit groupe de travail est composé des acteurs clés du secteur pharmaceutique en Tunisie représentants les différentes structures et institutions publiques concernées, les experts et les organisations de la société civile. 

• RESULTATS ATTENDUS ET LIVRABLES : 

Le contractant sera appelé à soumettre, les livrables suivants : 

• Type et durée de contrat :

La durée de cette mission sera de 12 mois et s’étalera du jj/mm/2022 au jj/mm/2023. 

Le contrat sera à prix fixe avec remboursement des frais accessoires encourus.

• Qualifications : 

           Les qualifications minimales requises :

1. 1. Expérience confirmée dans l’assistance à la maitrise d’ouvrage des projets informatique ;
   2. Expérience confirmée dans le domaine de la transformation digitale des administrations et des institutions publiques ; 
   3. Expérience dans l’exécution des cahiers des charge et le déploiement des solutions informatiques ;

• Expérience dans la conduite du changement organisationnel et du transformation institutionnelle.

           Les autres qualifications souhaitées : 

Compréhension de la gouvernance du secteur de la santé en Tunisie et dans les pays de référence ;

Connaissance des détails techniques et des spécificités des systèmes d’information existants dans le secteur de la santé.

• CRITERES DE SELECTION

Les candidatures seront évaluées selon les critères et le barème de notation suivants :

• La compréhension des Termes De Références et de la mission (5%).
• Approche méthodologique et conformité du calendrier proposé (30%).
• Qualifications, expériences générales et adéquation du profil avec les besoins de la mission (45%).
• Offre financière (20%).

• Procédures de présentation des candidatures : 

Les cabinets de conseil ou les experts intéressés sont appelés à envoyer leurs candidatures à l’adresse e-mail suivante saha@cipe.org. Le dossier de candidature doit comprendre les éléments suivants : 

• Bref énoncé de la façon dont le candidat répond aux qualifications ci-dessus 
• Brève proposition décrivant comment le candidat abordera le travail ;
• Une offre financière, sous forme d’un budget détaillé, en dollars USD ; le paiement sera fait en dinars tunisien sur la base de taux de change fixé par la banque centrale de Tunisie à la date de soumission de l’offre.  
• Un calendrier ainsi qu’un diagramme Gantt réaliste, détaillants les activités qui s’inscrivent dans la période contractuelle de 12 mois ;
• Une liste de références ainsi que des exemples de travaux antérieurs dans les domaines susmentionnés.

NB : 

• La publication de cet appel à candidature ne constitue pas une attribution de la mission ou un engagement de la part du CIPE de quoi que ce soit, ni de payer les frais supportés pour la préparation et la soumission d’une candidature.
• Les dossiers de candidature doivent mentionner si un propriétaire, ou un employé clé de l’entreprise prestataire est lié par le sang ou le mariage à un haut cadre du ministère de la santé ou à un employé des organisations qui assurent la mise en œuvre du projet SAHA, à savoir CIPE, I Watch, et BEDER. Est « haut cadre du ministère de la santé », au sens de cet appel à candidature, toute personne occupant l’emploi fonctionnel de directeur général au sein de l’une des structures du ministère de la santé, ou les postes de directeur général d’un établissement public ou de président directeur général d’une entreprise publique sous la tutelle du ministère de la santé. L’existence des liens susmentionnés ne disqualifiera pas l’entreprise candidate, mais si elle ne déclare pas ces liens, s’ils existent, sa candidature ne sera pas prise en considération.

TORs_ AMOA DPM IS Development_VF