Le Centre de Coopération pour la Méditerranée de l’Union Internationale pour la Conservation de la Nature (UICN-Med) recrute un(e) consultant- formateur(rice ) en gestion administrative et comptable Retour vers les opportunités

I- CONTEXTE – LE PROJET PPI-OSCAN

Le Centre de Coopération pour la Méditerranée de l’Union Internationale pour la Conservation de la
Nature (UICN-Med), basé à Malaga en Espagne est en charge de la mise en œuvre du Programme de
Petites Initiatives pour les Organisations de la Société Civile d’Afrique du Nord (PPI-OSCAN) financé
par le Fonds Français pour l’Environnement (FFEM) et la Fondation MAVA.

L’objectif général du programme est de renforcer la capacité technique, administrative et financière des
Organisations de la Société Civile (OSC) émergentes de quatre pays d’Afrique du Nord (Algérie, Libye,
Maroc et Tunisie) pour qu’elles soient en mesure de développer à court terme des initiatives concrètes
de terrain et qu’elles soient à même, à plus long terme, de contribuer à la mise en œuvre de stratégies
et de plans d’actions nationaux de conservation et valorisation de la biodiversité, de gestion
durable des ressources naturelles et de lutte contre le changement climatique.

Le programme PPI-OSCAN2 poursuit les quatre objectifs suivants :

1- Soutenir les projets de terrain liés à la conservation de la biodiversité, à la gestion
durable des ressources naturelles et de lutte contre le changement climatique.

Le programme vise à renforcer les OSC émergentes agissant dans le domaine de l’environnement afin
qu’elles puissent se développer, se structurer et devenir des organisations autonomes et durables,
capables de développer des projets concrets de terrain

Ce renforcement se fait principalement par la pratique : le programme porte sur l’appui à la mise en
œuvre et/ou la consolidation de projets innovants, par le biais de petites subventions allant de 10.000 €
à 30.000 €, destinées aux 34 organisations émergentes financées sur la base de leurs projets réparties
dans les quatre pays bénéficiaires, et de petites subventions allant de 10.000 € à 40.000€, destinées
aux 8 organisations expérimentés qui ont participé à la 1ère phase du PPI-OSCAN1

2- Renforcer les capacités administratives, financières et techniques des OSC

Afin que les subventions accordées dans le cadre du premier objectif servent réellement d’instrument
de renforcement des OSC, il est nécessaire de les accompagner d’un système de formation collectif
mais aussi et surtout d’un suivi personnalisé qui permettra aux OSC participantes au programme
d’améliorer leurs compétences en matière de gestion de projets, ainsi que de gestion des organisations
et de connaissances techniques liées aux domaines touchés par les projets mis en place

3- Favoriser la mise en réseau des OSC et leur participation dans les espaces de dialogue
avec les gouvernements

Il s’agit d’encourager une culture de collaboration entre les OSC afin qu’elles développent des
synergies entre leurs différentes initiatives et qu’elles soient capables de mettre en place des initiatives
de moyenne ou grande envergure – qu’il s’agisse de projets, d’actions d’influence politique ou autres –
basées sur leurs capacités respectives

4- Capitaliser et diffuser les expériences à l’échelle nationale et régionale

Il s’agit de développer une stratégie de communication différenciée – basée sur un ensemble
d’instruments (organisations de conférences, partenariats médiatiques, création d’une page web et
mise en réseau avec d’autres pages web, création de brochures et de newsletter). Elle fera appel aussi
aux médias de masse ayant un intérêt pour les OSC et les thématiques traitées, ainsi qu’aux comités
nationaux de l’UICN

II- LE PPI-OSCAN EN TUNISIE

Le tissu associatif tunisien a bénéficié, dans le cadre du Programme de Petites Initiatives Pour les
Organisations de la Société Civile d’Afrique du Nord (PPI-OSCAN), d’un appui de l’UICN Med, pour le
financement de 11 projets répartis sur le territoire tunisien. Les projets associatifs financés ont démarré
en avril 2019 par leurs associations respectives pour une période qui s’étale jusqu’au mai 2021.

Toute la documentation utile (information sur le programme, conditions de participation, thématiques
éligibles, OSC retenues et projets financés) à la présente prestation sera mise à la disposition du
consultant(e) formateur (trice).

Les conventions de financement des projets ont été signées en mars 2019 et les premiers rapports
d’avancement doivent être élaborés vers la fin du mois de septembre 2019.

Afin de poursuivre la mise en œuvre des projets dans les meilleures conditions, un (e) consultant(e)-
formateur (rice) sera engagé(e) pour répondre à l’objectif 2 du PPI-OSCAN

III- FONCTIONS ET RESPONSABILITES PRINCIPALES DU/DE LA CONSULTANT(E)-
FORMATEUR (RICE)

Placé sous la responsabilité du coordonnateur régional du projet basé à l’UICN-Med à Malaga, et en
collaboration avec la coordinatrice nationale du programme, le descriptif des tâches attendues du/de la
consultant(e)-formateur (trice) porte sur ce qui suit :

III.1- DESCRIPTION DE LA PRESTATION

1.1 – Objectif global : Renforcer les capacités des associations bénéficiaires du PPI-OSCAN2 en
Tunisie en matière de gestion administrative et comptable et de management de projet financé dans le
cadre du PPI-OSCAN2.

1.2 – Objectifs spécifiques :
A l’issue de la formation, les représentants des associations bénéficiaires:

•  sont formés en gestion administrative et comptable d’une association, conformément au cadre
  réglementaire en vigueur,
•  sont formés en gestion administrative et comptable d’un projet associatif, financé par des bailleurs
  de Fonds, cofinancé par des fonds locaux, selon les conditions du PPI-OSCAN2 et la législation en
  vigueur en Tunisie,
• comptable des associations tunisiennes avec l’objectif de rendre plus efficace le système de
  gestion de leur association tout en assurant un maximum de transparence et de bonne
  gouvernance,
• se sont appropriés les techniques d’audit et de contrôle interne qui servent à veiller au contrôle des
  décisions prises en interne et d’assurer une efficacité et une efficience dans la réalisation des
  activités de l’association,
• ont bien compris les exigences de l’UICN en matière de reporting financier dans le cadre de la
  convention de financement signée entre les OSC tunisiennes et l’UICN.

Pour cela, Il est demandé au consultant (e) :
D’animer un atelier de formation sur la gestion administrative et financière des organisations de la
société civile & Audit-Contrôle interne, au profit des bénéficiaires des OSC, visant à :

• Approfondir leur connaissance en matière de gestion administrative et financière des OSC.
• Utiliser des méthodes et outils adaptés à la gestion administrative (y compris gestion des ressources humaines) et financière des OSC.
• Prendre conscience de l’importance d’une gestion transparente, efficace et efficiente des ressources et de l’importance de la diversification des sources de financement publics et privés.
• Fournir aux OSC des outils complémentaires adaptés à l’organisation répondant aux objectifs spécifiques ci-dessus.
• Développer un plan d’action pour le renforcement de capacités en finance et administration

1.3 – Résultats attendus :
Les bénéficiaires disposent des capacités et des outils adaptés qui garantissent une gestion
administrative et financière efficace et transparente.
A l’issue de l’atelier de formation les 11 OSC sont capables de :

• Mettre en place un système administratif et financier répondant aux normes de bonne gouvernance
  et de gestion efficace ;
• Remplir dûment les annexes (G et I) de la convention par tranche/ budget/ activité ;
• Répondre aux exigences d’un audit interne et externe/conduire un contrôle interne ;
• D’apporter les pièces administratives et comptables justificatives de toutes les opérations administratives, comptables et financières réalisées pour la mise en œuvre des projets financés dans le cadre du PPI-OSCAN2, avec le strict respect des clauses contractuelles consignées dans les conventions de financement.

1.4 – Thèmes et sujets à aborder lors de la formation :

Les principaux sujets à traiter par le consultant afin d’introduire les OSC à la formation proprement dite
sont :

Gestion administrative :

• Organisation administrative et fonctionnement de l’association (Système d’information, outils et
  supports de la gestion administrative ;…)
• Ressources humaines des OSC (Cycle de recrutement ; Obligations employeur/employé(e) ;
  Dossier du personnel ; Retenues obligatoires : Impôt sur le revenu & Cotisation à la Caisse de
  Sécurité Sociale ; Etude de modèle de bulletin de paie ;…)
• Achats et immobilisations (Processus d’achat de biens ; Processus d’achat de services- cas de
  services de consultation ; Inventaire des immobilisations et gestion du stock ; Achats et
  immobilisations ; Exercices-aides pratiques ;….)

Gestion financière et comptable :

• Gestion Financière (Planification ; Suivi & Evaluation ; Contrôle interne ; Budget prévisionnel ;
  Exercices-aides pratiques ; ….)
•  Gestion Comptable (Utilisateurs du système d’information comptable ; Principes comptables ; Outils
  comptables ; Rapport financier ; Exercices ou cas pratiques ; Archivage des documents comptables
  ;…)

Audit & contrôle interne :

• Définition et rôle
• Techniques d’audit et de contrôle interne

1.5 – Les bénéficiaires de la formation
La formation sur la gestion administrative et comptable d’un projet financé dans le cadre du PPI est
destinée aux gestionnaires des projets, tel que désignés par les OSC elles-mêmes. Il s’agit de 02
représentants par association à désigner formellement par chaque association bénéficiaire :

•  Le gestionnaire du projet / chef de projet,
• Le gestionnaire administratif et comptable de l’OSC et du projet, en l’occurrence son trésorier

Les bénéficiaires ont pour la majorité une petite expérience en matière de gestion d’activités associatives localement et une expérience sommaire en gestion d’une association. Il conviendra à l’expert-formateur de se baser sur leurs acquis pour aller plus loin de manière plus ciblée par rapport à leurs besoins et aux attentes stratégiques du PPI-OSCAN2. Il est donc important que le formateur adapte, lors de la formation, les thèmes et le contenu aux attentes des participants et dans la langue maîtrisée par ces derniers (l’arabe et/ou le français).

III.2- Méthodologie

Partant de la première expérience, PPI-OSCAN1 des OSC, pour la production d’un premier rapport technique et financier, reflétant les réalisations des OSC sur les six premiers mois de mise en œuvre de leurs projets, les méthodes de formation interactives doivent porter sur des éléments clés en apportant des exemples réels de bonnes pratiques à adopter et des erreurs communes à corriger.

Après une analyse des modèles de rapports financiers et techniques exigés par le Programme, le/la consultant(e) est appelé(e) à aider les OSC à s’approprier les bonnes pratiques (conformes aux conditions contractuelles du programme et à la législation en vigueur en Tunisie en matière de gestion de projet associatif), et à déceler les points forts et les points faibles à améliorer lors de la formation.
Ces éléments ont été consignés dans un diagnostic, à utiliser comme outil de travail lors de l’atelier de formation (exemple : Formulation correcte et incorrecte d’une facture, utilisation abusive des bons avec des sommes trop importantes, cas de risques de conflits d’intérêts, format et contenu des rapports à soumettre aux bailleurs de fonds, etc.).

Ce diagnostic, confronté à l’expression des besoins en information spécifiques des bénéficiaires durant l’atelier, a constitué une réponse aux attentes du programme et a permis d’affiner les besoins réels en formation pratique apporté.

Actuellement et dans la 2ième phase du programme PPI-OSCAN, 2019-2021, il est recommandé de capitaliser sur la première expérience et d’entamer la formation des OSC à l’avance, afin de bien les préparer à la production de leur premier rapport financier d’ici 6 mois (fin septembre 2019). L’apport par le/la formateur (trice) des outils, supports, modèles requis pour répondre aux attentes formulées plus haut est indispensable .

La formation sera basée sur l’interactivité avec les bénéficiaires, partant du principe que les besoins des différentes associations en matière d’appui sont variés et spécifiques à la diversité des thématiques et à la nature des activités des projets .

III.3- Outils et information de base à considére

• Documents du PPI-OSCAN : Consistance du programme, état de mise en œuvre, conventions signées avec les associations bénéficiaires (avec toutes les annexes), rapports d’activités produits et observations apportées par le programme (à mettre à la disposition du formateur par le PPIOSCAN).
• Document PPI-OSCAN en ligne disponible sur les liens suivants : http://www.ppioscan.org/
• Textes de loi régissant les associations en Tunisie, particulièrement les clauses se rapportant à l’organisation et le fonctionnement des associations, aux ressources et au patrimoine et à toute autre disposition afférente à la présente prestation.

III.4- Principaux produits attendus :

• Rédaction du rapport d’évaluation de la formation incluant des recommandations spécifiques à chaque association par rapport aux pratiques adoptées, leurs corrections avec une proposition d’amélioration des pratiques des OSC en matière de gestion administrative et comptable.
• Support de la formation propre au PPI conformément à l’évaluation.
•  Elaboration d’un plan de suivi avec des indicateurs mesurables pour le suivi et évaluation de la mise en œuvre de l’utilisation de la connaissance de la formation et une boite à outils

III.5- Déroulement de la mission d’expertise

Pour plus d’efficacité et d’échange avec les OSC, la mission se déroulera en 6 jours ouvrables.
Ci-dessous les modalités de réalisation de la mission :

III.6- Profil et expérience :
En plus d’une formation supérieure en audit et expertise comptable le (a) consultant(e) doit avoir :
a. Une bonne connaissance du tissu associatif tunisien
b. Une expérience en matière de formation et de suivi et évaluation des projets associatifs, notamment les volets de gestion administrative et comptable et d’audit, en particulier les projets financés par des bailleurs de Fonds internationaux
c. Une connaissance du paysage et des appuis institutionnels aux projets associatifs, en particulier ceux portant sur la conservation de la nature et la protection de l’environnement
d. Une grande capacité de communication
e. Une bonne maîtrise de l’Arabe et du Français

III.7- Documents à soumettre par le/la consultant(e)
Le dossier de candidature du soumissionnaire doit comporter :

1. Une lettre de motivation à l’attention du Directeur du Centre de Coopération pour la Méditerranée de l’UICN ;
2.  Un CV signé par l’intéressé(e) où sont détaillées les expériences similaires à la présente candidature ;
3.  Les attestations de référence en relation avec la thématique de la présente consultation durant les trois dernières années (2016-2018) ;
4.  Une note méthodologique détaillant l’approche à suivre pour la réalisation des tâches assignées et pour atteindre les résultats escomptés de cette consultation ;
5.   Offre financière précisant la rémunération globale pour la consultation (en euros en toutes taxes comprises).