Trajectoire Renforcement de Capacités : Conformité – ROSE Retour vers les opportunités

Termes de Reference : Elaboration et mise en place
d’une trajectoire de renforcement de capacités en
« Conformité Juridique et Financière »

Objectif : Elaboration et mise en place d’une trajectoire de renforcement de capacités en Conformité et Cadre Juridique pour les OSCS.
Ou
Série de formations sur la conformité et le cadre juridique pour les organisations de la société civile (OSCS)

Date de démarrage :Février 2025
Comment soumissionner : Les groupes d’expert(e)s intéressé(e)s sont appelé(e)s à soumettre :
1) Un document d’approche (offre technique), y compris un calendrier.
2) Le/les CV des expert(e)s proposé(e)s, prouvant l’expérience et/ou les diplômes pertinents.
3) Une offre financière.

Délai de soumission :Le 15 Janvier 2025

Candidature à soumettre à : contact.rose@oxfam.org.

Lieu de la mission : Tunisie

1. Contexte du projet:

Les dix dernières années ont permis aux organisations de la société civile, anciennes et émergentes, de se positionner comme acteurs de changement influents malgré les défis auxquels elles ont été confrontées. La consolidation de certaines composantes de l’espace civique et les acquis en termes de liberté individuelles et collectives, ont été le fruit de batailles menées essentiellement par la société civile au cours des dernières années. Par ailleurs, la pérennité d’un espace civique, ouvert, influent et surtout promouvant les organisations de la société civile, reste un défi dans la mesure où cela dépend des conjonctures politiques, économiques et sociales, mouvantes au niveau
national et international.

Ces nouveaux défis confirment une nécessité (1) d’appuyer les dynamiques d’influence pour une meilleure représentativité des organisations de la société civiles vis-à-vis des décideurs et des différentes parties prenantes , de (2) rediriger le renforcement des capacités vers les nouveaux besoins de la société civile tout en adoptant une approche transversale dans l’analyse et le solutionnement des problématiques prioritaires auxquelles elles font face et (3) de faire valoir et d’appuyer les efforts des organisations, surtout émergentes, dans la mise en œuvre de projets créateurs de changement et dans la création de synergie et de mécanismes d’apprentissage et d’échange efficaces pouvant répondre aux défis actuels et urgents, sur tout le territoire.

Le programme ‘Renforcement de la société civile Émergente’ (ROSE) en Tunisie aspire à accompagner et appuyer la société civile tunisienne dans ses efforts de garantir un environnement opérationnel favorisant, la participation,
l’expression libre et la construction transformatrice de la société dans laquelle elle opère.

1.1. Logique d’intervention du projet :

➢Objectif Général : La société civile émergente contribue à la consolidation de l’État de Droit et du développement en Tunisie
➢Objectif Spécifique : Consolider le rôle de la société civile comme un acteur contribuant à la construction de l’État de droit et comme acteur de développement du pays.
(R).1 : Les acteurs de la SC améliorent leur responsabilité et leur gouvernance, approfondissent leur développement organisationnel et renforcent leur expertise thématique.
(R).2 : Les acteurs de la SC s’engagent activement pour la mise en œuvre de leurs agendas stratégiques à travers l’accès à des mécanismes de financement différenciés.
(R).3 : Les OSCS accompagnées consolident leur rôle d’influence sur les politiques publiques de développement aux niveaux national et international.
(R).4 : Les acteurs de l’espace civique contribuent à sa pérennisation.

1.2. Cibles du projet:

Les groupes ciblés par le projet ROSE sont : 1) les OSCs constituées (émergentes, moyennement développées et développées) ; 2) les jeunes, 3) les réseaux, coalitions et mouvements ; et 4) les dynamiques non structurées.
De ce fait, le projet s’adresse à une cible finale globale d’environ 7250 acteurs travaillant sur les droits humains et le développement, ce qui correspond à 50% des organisations et des associations de la SC tunisienne actuellement
répertoriées.

2. Objectifs de la mission :

2.1 Objectif général:

Figurant parmi ses cibles prioritaires, le projet ROSE aspire à mettre en place des trajectoires de formation au profit de ses partenaires. Le projet cherche à consolider le rôle des partenaires à travers la mise en place d’une trajectoire de Renforcement de Capacités visant la Conformité et cadre juridique organisant les associations.

Les organisations de la société civile (OSCs) jouent un rôle essentiel dans la promotion du changement social, des droits de l’homme et du développement communautaire. Cependant, leur efficacité dépend souvent de leur
compréhension et de leur respect des cadres juridiques et réglementaires qui régissent leurs activités. Cette formation vise à doter les dirigeants, le personnel et les membres des conseils d’administration des OSCs des connaissances essentielles et des outils pratiques relatifs à la conformité, à la gouvernance et aux exigences légales qui affectent leur travail.

L’objectif principal de la formation est de renforcer la capacité des OSCs à se conformer au cadre juridique national en veillant à ce qu’elles fonctionnent de manière transparente, efficace et conforme aux normes juridiques et
financières applicables sur ce secteur en Tunisie.

2.2 Objectifs spécifiques :

Elaboration et mise en place d’un curriculum de formation sur la conformité (légale et financière) pour les organisations de la société civile. Le curriculum comprendra 2 modules spécifique :
– Cadre Juridique régissant les OSCs
– Gestion financière et conformité

Les deux modules permettront aux OSCs de gérer et de comprendre les risques résultant de la non-conformité et leurs implications sur la pérennité de leur travail dans un espace civique qui se rétrécit.

À la fin de la formation, les participants auront acquis les connaissances et les compétences pratiques nécessaires pour naviguer efficacement le cadre juridique nationale régissant les organisations de la société civile (OSCs) et s’y
conformer. Les participants auront une meilleure compréhension des principales obligations de conformité en matière de gouvernance, de gestion financière, d’établissement de rapports et de responsabilité ; ils/elles se familiariseront avec les meilleures pratiques en matière de gouvernance organisationnelle et de gestion des risques ; et Ils/elles pourront ainsi mieux se conformer aux procédures légales et fiscales.

3. Cible de la mission :

Le projet ROSE vise à renforcer les capacités d’une centaine de participant(e)s des OSCs partenaires à travers dix formations (15-20 participant(e)s/session) présentielles et en fournissant trois webinaires ouverts pour associations
intéressées.
La formation est conçue pour :
– Les directeurs exécutifs, les gestionnaires de programmes et les employés seniors des OSCs ;
– Le personnel responsable de la gestion financière, des rapports et des affaires juridiques (le cas échéant) ;
– Les membres du conseil d’administration.

Le projet cherche à recruter un groupe d’ expert(e)s à fin d’élaborer et de mettre en place un curriculum adapté aux domaines/modules susmentionnées.
Durant la mission, et pour assurer la pertinence des formations présentielles dans les régions et les OSCs, les associations seront choisie avec l’appui des partenaires relais dans les régions [Nord, nord-ouest, sud-ouest, centre-ouest, Sud]. Chaque association désignera 3 participant(e)s à la formation, qui devront avoir une connaissance de base des modules proposés.

– Formation présentielle : 10 formations d’environ 15 à 20 participants par formation (par pool régional).
– Webinaire : 3 sessions ouvertes aux associations de la société civile intéressées.

4. Contenu des modules:

Comme stipulé plus haut, la mission a pour objectif de concevoir et mettre en place un curriculum de formation complet en conformité composé de différents modules.

4.1 Spécificités du curriculum:

Méthodologie :
Le contenu des modules s’appuiera principalement sur les pratiques courantes de gestion administrative et financière. Ces pratiques serviront d’exemples explicatifs pour illustrer les exigences légales abordées au cours de la formation.

1. Analyse et récapitulatif : Identification et synthèse des erreurs et anomalies récurrentes en matière de gestion financière et administrative au sein des organisations de la société civile.

2. Préparation des modules : Élaboration des modules de formation et des supports d’apprentissage à partir des résultats d’un groupe de discussion focalisé, qui validera le contenu.

3. Mise en œuvre des sessions de formation : Organisation de sessions interactives, enrichies par des analyses pratiques. Ces sessions seront opérationnalisées à travers des exercices concrets (modèles de registre, de rapport, de manuel de procédures, etc.).

La méthodologie ne doit pas être conçue comme un programme de formation classique pour les OSCs. Elle doit être pensée comme une approche sur mesure, adaptée aux besoins et aux réalités des bénéficiaires, tout en tenant
compte des défis et des erreurs récurrentes. Cela permettra de répondre à des problématiques plus spécifiques et contextualisées.

Contenu des modules :

Les modules seront conçus sous la forme de parcours d’apprentissage grâce auxquels les OSCs formées pourront élargir et/ou développer leurs capacités internes en termes de conformité, renforçant ainsi leur aptitude à la résilience.
Les modules devraient répondre à des besoins d’apprentissage spécifiques formulés en points comme suggéré dans le tableau ci-dessous :
Les modules ci-dessous sont à titre indicatif et peuvent être ajustés et/ou reformulés par le/les soumissionnaires de la mission.
Ces modules doivent couvrir à la fois les aspects théoriques et pratiques.
Veuillez considérer le niveau des participant(e)s dans la conception de cette trajectoire et le nombre de jours requis pour les atelier/formations.

MODULE 1 : Gestion administrative et Cadre Juridique :

– cadre juridique pour les OSCs:

* Lois nationales régissant la création, l’enregistrement et le fonctionnement des OSCs
* Conventions et cadres internationaux visant les OSCs (Un Overview – par exemple, les directives de l’ONU sur
les droits de l’homme, etc.)
Gouvernance des OSCs et conformité juridique :
* Obligations et responsabilités légales des membres du conseil d’administration et de la direction
* Structures de gouvernance interne (par exemple, statuts, règlements, composition du conseil d’administration,
Manuels de procédures)
* Meilleures pratiques en termes de transparence et la responsabilité (redevabilité)
* Gestion des conflits d’intérêts

MODULE 2 Gestion financière et conformité:
– Interne :

* Exposé des mauvaises pratiques et des anomalies de conformité récurrentes.
* Discussion(s) internes avec l’équipe sur les mesures d’atténuation des risques liés au non-alignement des
procédures.

-Externe :

* Exposé des mauvaises pratiques et des anomalies de conformité récurrentes.
* Les obligations légales pour les OSCs : états financiers, tenue des registres, archivage, etc.
* Tenue de la comptabilité de l’association et ses spécificités
* Les lois et réglementations fiscales applicables aux OSCs : Loi de finance 2025
* Contrôles financiers internes et audits
* Gestion comptable (Norme 45)
* Gestion RH et prestataires de services.
* Autres Aspects

5. Livrables attendus:

Pour l’ensemble du curriculum Le groupe d’expert(e)s devraient élaborer et livrer :
1. Plan du curriculum : un document détaillant les objectifs de la formation, le contenu des modules, la durée de chaque module, les méthodes pédagogiques, les supports de formation, les évaluations prévues, etc.

2. Supports de formation : Tous les supports de formation nécessaire, y compris les supports de cours, les présentations PowerPoint, les études de cas, les exercices, les vidéos, etc.

3. Un kit de ressources pratiques, telles que :
– Modèles de gouvernance et de conformité
– Des exemples de cadres de rapports financiers
– Registres
– Déclaration des fonds
– Des exemples des contrats de travail et prestation de service
– Lois et réglementations pertinentes pour les OSCs

4. Rapports d’évaluation : des rapports évaluant l’efficacité de la formation, y compris les résultats des évaluations prévues, les retours des participant(e)s, les observations et les recommandations.

5. Certificats/attestations de participation : des certificats remis aux participant(e)s à la fin de la formation pour attester de leur participation.

6. Facultatif : Un contenu audio-visuel : des vidéos/animations présentant le contenu des modules qui peuvent être les intégrer dans la plateforme de ROSE après la mise en place de la formation.

N.B : les rapports de cette mission devraient être succincts avec juste les informations nécessaires pour renseigner sur le déroulement de la mission (ils peuvent aussi avoir différents formats). L’attention sera donnée surtout aux supports pédagogiques et au toolkit final.

6. Calendrier des paiements :

La rémunération est tributaire de la soumission des livrables finaux conformément au calendrier. Aucun paiement ne sera fait d’avance.
Etapes / livrables /Date /% paiement

1 LIVRABLE 1 [Note méthodologique et approche]-À la soumission et validation de la méthodologie [% 20]

2 LIVRABLE 2 [Plan du curriculum et matériel pédagogique] [Tenue des formations] -À la finalisation des sessions
de formation. [%30]

3 LIVRABLE 3 [Les rapports de suivi et évaluation]- À la soumission des rapports de suivi et évaluation [%25]

4 LIVRABLE 4 À la [%25] [Toolkit] – Ressources pratiques en Conformité [Contenu audio-visuel] du curriculum-
facultatif- soumission du rapport et des livrables finales.

TOTAL 100%

7. Processus de soumission:

7.1 Deadlines:

– Les offres doivent parvenir à ROSE au plus tard le 15/01/2025 par courriel à l’adresse contact.rose@oxfam.org .

7.2 Eléments du dossier de candidature :

Les éléments suivants doivent être inclus dans les soumissions :

– Au moins une mission de référence pertinente réalisée précédemment par les expert(e)s, comparable à la présente mission,

– Un document d’approche (offre technique), y compris un calendrier basé sur les présents termes de références,

– CVs des expert(e)s proposé(e)s, prouvant l’expérience et/ou les diplômes pertinents,

– Offre financière ventilée par homme/jour. Le budget total proposé par chaque groupe d’expert(e)s doit comprendre tous les frais et coûts qui seront facturés au projet dans l’offre financière :

a) Tous les services et activités techniques, par exemple, l’élaboration du curriculum, la rédaction des rapports de recherche, suivi et évaluation, les coûts de développement des outils et matériels pédagogiques/ toolkit(s) ;

b) Les frais de déplacement (y compris les frais de taxis, de déplacement en voiture personnelle, hébergement, repas, etc.) sont à inclure dans la proposition financière à titre indicatif.

Veuillez fournir une ventilation détaillée de votre tarif journalier et du nombre de jours et de ressources nécessaires par activité, ainsi que les coûts associés

–Les soumissionnaires doivent également fournir une preuve d’enregistrement légal (une patente).

Prière de faire en sorte que les prestations par produits et livrables soient bien clairs et catégoriser que ce soit dans l’offre technique ou financière.

8. Profils recherchés :

L’évaluation des propositions sera basée sur la pertinence des prestataires proposés, en fonction des critères détaillés plus bas. Les propositions les mieux adaptées à la mission se verront attribuer le plus de points. Les compétences
suivantes doivent apparaître clairement dans les propositions fournies

Requis :

– Expérience pertinente et prouvée dans la conception et la mise en place de modules de formation en Conformité et Cadre Juridique pour les associations de la société civile.
– Expérience avérée en matière de conseil juridique pour les OSCs ou les ONG
– Une connaissance de l’environnement réglementaire local et international pour les OSCs
– Compétences ou expériences sur les enjeux liés aux questions de conformité,
– Connaissance approfondie du contexte et tissue associatif, de ses objectifs, de ses missions et de son cadre légal en Tunisie.
– Excellentes compétences en communication et en animation, avec la capacité d’engager et de motiver divers groupes de participant(e)s.
– Compétences en évaluation de l’efficacité des modules de formation et en proposition d’amélioration.

NB : Les années de compétence et d’expérience en matière de renforcement de capacités ne sont pas mentionnées mais seront considérées dans l’évaluation finale des offres.
Le projet ROSE encourage les groupes d’expert(e)s voulant s’initier à la mise en place de processus d’envoyer leurs candidatures, par ailleurs les offres seront évaluées selon la même grille d’évaluation.

Grille de sélection des prestataires :

Critères/ Max.de points

Evaluation de l’offre technique/ document d’orientation
–Expérience/ compétences:

*Expérience dans le renforcement de capacités (Formations, appui et accompagnement, conseil et orientation, facilitation etc.)
(Nombre d’années d’expérience + qualité des contenus et de l’apprentissage+ feedbacks apprenant.es si existants)   :20

*Expériences précédentes avec ou dans d’autres organisations de la société civile nationale ou internationale
(Nombre d’années d’expérience + qualité des contenus et de l’apprentissage+ feedbacks apprenant.es si existants) :20

*Pertinence et qualité des travaux antérieurs effectués /Pertinence par rapport aux objectifs de la mission :3
*Maîtrise linguistique des expert(e)s (Arabe et français) 3
–Qualité technique:

*Qualité de la soumission : complète, bonne présentation et format, etc. :4

*Qualité de la méthodologie des services et compréhension de la mission et de l’étendue du projet :10
*Qualité et faisabilité du calendrier proposé pour la prestation des services et de la mise en œuvre :5
*Qualité et expérience des ressources humaines clés affectées aux services+ affectation de ressources suffisantes
(CVs et rôles) :5

TOTAL : 70
-Offre financière:
-Offre financière:

*Coût total de l’offre (tous services compris) :25
*Niveau de détail/ ventilation et clarté de l’offre financière (honoraires, frais de déplacement, hébergement …) :5
TOTAL : 30

9. Soumission des candidatures:

Les offres doivent être envoyées exclusivement par courrier électronique avec pour objet ” Trajectoire Renforcement de Capacités : Conformité “ à contact.rose@oxfam.org Jusqu’au 15/01/2025 à 23h59.

Seuls les dossiers envoyés dans le délai requis à l’adresse du courriel communiquée seront examinés et seules les candidatures présélectionnées seront contactées.

10. Autres conditions:

La publication de ces termes de référence ne constitue pas un engagement d’attribution de la part du projet ROSE ni ne l’engage à payer les frais encourus pour la préparation et la présentation d’une soumission.

L’équipe ROSE peut prendre contact avec les soumissionnaires pour confirmer les coordonnées, les adresses, le montant de l’offre et pour confirmer que l’offre a été présentée pour cet appel à soumissionner.

10.1 Validité de la soumission:

– La soumission est valable pendant 90 jours à compter de la date de clôture de la soumission. Si cela n’est pas possible, le soumissionnaire peut proposer des délais différents.
– Si le soumissionnaire obtient le contrat, toutes les informations fournies dans la soumission et lors du processus de soumission et de négociation deviennent contractuelles.

10.2 Fausses déclarations:

Les soumissionnaires doivent fournir des informations complètes, exactes et complètes comme l’exige le présent appel à soumissionner et ses annexes. Les fausses déclarations dans les offres constituent un motif de résiliation immédiate de tout accord avec le prestataire. Oxfam prend très au sérieux la fraude, les déclarations inexactes, la falsification, la manipulation, l’altération de faits et/ou documents, applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tels comportements et peut choisir d’intenter une action en justice en cas de fausses déclarations de la part des contractant(e)s.

10.3 Conflit d’intérêt:

Les soumissionnaires sont tenus de divulguer toute relation antérieure, présente ou future avec toute partie associée à l’émission, à l’examen ou à la gestion de cet appel à soumissionner et de l’attribution prévue du contrat. A défaut d’une divulgation entière et ouverte, Oxfam pourrait procéder à la réévaluation des soumissions pour la sélection d’un soumissionnaire potentiel.

10.4 Droit de sélection/rejet:

ROSE se réserve le droit de sélectionner et de négocier avec les entreprises qu’elle juge, à sa seule discrétion, qualifiées à soumettre des offres concurrentielles et de mettre fin aux négociations sans encourir de responsabilité. Oxfam se réserve également le droit de rejeter toutes ou une partie des soumissions reçues sans devoir donner des explications.

10.5 Droits réservés:

Toutes les soumissions et les offres deviennent la propriété d’Oxfam et Oxfam se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :
– Disqualifier toute offre à cause du non-respect de la part du soumissionnaire des instructions à suivre,
– Ne pas tenir compte de certains écarts de la part des soumissionnaires par rapport aux exigences régissant le présent appel à soumissionner lesquels, de l’avis d’Oxfam, constituent des écarts insignifiants ne nécessitant pas un rejet ou une disqualification ; ou lorsqu’une telle renonciation favorise une concurrence accrue,

– Prolonger le délai de soumission des offres après notification à tous les candidat(e)s,
– Mettre fin ou modifier le processus à tout moment et émettre de nouveau l’appel à soumissionner à la partie qu’Oxfam juge appropriée,
– Attribuer, sans discussions, le contrat sur la base de l’évaluation initiale des soumissions,
– N’attribuer qu’une partie des activités de cet appel à soumissionner ou plusieurs contrats couvrant les activités de cet appel.

11. Code de déontologie:

Oxfam s’engage à faire preuve d’intégrité dans ses opérations et ses chaînes d’approvisionnement et à garantir le respect des normes éthiques les plus élevées. Le respect de toutes les lois et réglementations et la garantie de la
concurrence loyale sont fondamentaux pour cet engagement. Nous promouvons activement ces principes et normes, et nous attendons de tous les prestataires de Oxfam qu’ils fassent preuve d’engagement à l’égard de tels principes et
normes.

Tout(e)s les expert(e)s / soumissionnaires sont tenu(e)s d’accepter et d’observer le Code de déontologie des fournisseurs d’Oxfam, alors que les individus (y compris les expert(e)s ) doivent signer le Code de déontologie des individus qui ne sont pas employés par Oxfam. Ces codes de déontologie définissent les normes et principes spécifiques en matière des droits de l’homme et du travail, de l’impact environnemental et de la lutte contre la corruption que les fournisseurs doivent respecter.

TDRs mission trajectoire thématique _ Conformité 12.2014 VP