Touensa recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) Retour vers les opportunités

Début de Mission : 1er septembre 2015
Fin de Mission : 1 juin 2017

L’Association Touensa pour l’éveil et la vigilance recrute un assistant. Il sera sous supervision des chefs de projets et du coordinateur général. Le poste sera basé à Tunis et nécessitera des séjours et déplacement en régions selon les besoins des projets.

Responsabilités et Taches Spécifiques :

1. Assister les chefs projet et le coordinateur dans la gestion des projets

• Organiser les réunions et élaborer les comptes rendus de réunion
• Assurer le classement des dossiers (documents et courriers)
• Réceptionner et distribuer les courriers

2. Organiser les réunions et les évènements :

• Établir une liste de supports de communication nécessaires
• Confirmer le lieu et les horaires
• Préparer la liste des invités et envoyer les invitations
• Accueil (les bénévolats, la liste de présence, …..)

3. Gérer les achats

• Lancer les demandes de devis
• Faire valider les choix de fournisseurs par le coordinateur projet
• Lancer les bons de commandes, Suivi de la livraison, Vérifier la marchandise
• Récupérer les factures de fournisseur et préparer les règlements

4. Suivre les aspects Financiers :

• Mettre l’état de caisse et de la banque à jour
• Mettre toutes les provisions de décaissement et d’encaissement dans l’état de la banque
• Récupérer tous les factures d’achats payés en espèces ou par chèques
• Classer les factures par projet en mentionnant sur la facture le code du projet et le mode de paiement (espèces ou chèques)
• Établir l’état de trésorerie pour chaque projet et l’envoyer au comptable avec les factures chaque mois