Search for Common Ground-Tunisie recrute un Coordinateur Logistique, Administratif et Ressources Humaines عودة إلى الفرص

 Généralités

Depuis 1982, Search for Common Ground travaille pour transformer la manière dont le monde gère les conflits: s’écarter des approches de confrontation pour s’orienter des solutions de coopération. SFCG a établi un bureau en Tunisie en septembre 2011 pour renforcer les capacités des jeunes, celles des femmes, des institutions publiques locales, des professionnels des médias et d’autres membres de la société tunisienne en vue d’aborder les conflits et les différences de manière plus constructive, à travers la coopération et le dialogue. Au niveau mondial, SFCG emploie plus de 600 personnes provenant de 36 pays. L’équipe SFCG-Tunisie est composée de 30 salariés.

Résumé du Poste

Le titulaire de ce poste aura la responsabilité de fournir un support au Responsable  Administratif, Financier et Ressources Humaines dans l’ensemble des éléments logistiques, administratifs, et ressources humaines. Le Coordinateur Logistique, Administratif et Ressources Humaines aura pour travail d’assurer le respect des procédures administratives et financières de SFCG et de ses bailleurs de fonds, et il se charge d’assurer que toutes les missions de l’équipe de SFCG sont accomplies à temps et conformément aux attentes de l’organisation.  Finalement, le titulaire de ce poste aura pour responsabilité d’assister le Responsable administratif et financier pour les affaires courantes.

Responsabilités

Sous l’autorité du Directeur Pays et en sous la supervision du Responsable  Administratif, Financier et Ressources Humaines, le Coordinateur Logistique doit accomplir les tâches suivantes :

1. a) Logistique

• Veiller à la mise en place et au respect des procédures logistiques, incluant les procédures de transport, de gestion des actifs et inventaires, d’achat et de communication;  et assurer leur implémentation effective dans le bureau de Tunis et sur sites.

• Superviser la gestion du parc automobile en étroite coordination avec les autres secteurs des opérations comme les finances et l’administration et conformément aux différents formulaires et tableaux de SFCG ;

• Faire la gestion des stocks et autres inventaires et produire des rapports d’inventaire périodiques.

• Responsable de la location des véhicules selon les procédures et les formats de contrats mis à disposition par SFCG.

• Faire le suivi des contrats d’approvisionnement signés pour les opérations à Tunis, incluant les contrats de location de véhicules, les contrats de service divers et autres contrats signés avec des fournisseurs locaux.

1. b) Gestion des Biens

• Assurer le maintien de la base de données concernant les biens de SFCG (Actifs, inventaire et stock) à Tunis ainsi que sa mise à jour, qui doit être faite à chaque arrivage, changement de lieu et ou d’utilisateur ou dépréciation de matériel.  Utiliser les formats réservés à cet effet et garder le fichier sous mot de passe.
• Garantir la fiabilité des inventaires. Les inventaires doivent nous aider à satisfaire les exigences des bailleurs de fonds ainsi que du service de vérification des comptes en ce qui concerne le suivi d’allocations des biens.  Remplir correctement les étiquettes d’actifs et tenir à jours la liste des actifs.

1. c) Ressources Humaines  

• Superviser directement le technicien de surface (femme de ménage),  l’IT et les chauffeurs et s’assurer de l’évaluation de leur performance conformément aux règles de SFCG ;
• Utiliser la base recrutement : Impression des cv, saisie sur outil recrutement, envoi des réponses aux candidats ; prise de rendez-vous d’entretiens avec candidats d’embauche.
• Maintenir à jour et de manière fort complète les dossiers des ressources humaines conformément aux procédures en place ;
• Suivre les soldes de congés de tous les employés  et travailler avec le responsable projets pour avoir une planification générale des congés de Tunis et à Gafsa

1. d) Rapports généraux

• Avec la contribution de toute l’équipe, transmettre les compilations de rapports hebdomadaires  suivants de façon consolidée des bureaux de SFCG en Tunisie: le plan de déplacement des staffs pour la semaine suivante, la fiche de suivi des réquisitions de biens, le rapport de stock de carburant et la fiche de suivi des contrats ;
• Et les rapports mensuels consolidés suivants : l’inventaire des stocks et l’inventaire des actifs, rapport narratif sur les activités de la Logistique, rapport mensuel des véhicules ;

1. e) Sécurité  

• Assurer que les employés en mission sur terrain ont le moyen de communication adéquat incluant clefs internet ;

1. f) Services Généraux

• Commande et gestion des fournitures ;
• Commande et gestion du fichier des cartes de visite + vérification des bons à tirer ;
• Commande du papier à en-tête et suite ;
• Gestion des problèmes du parc de photocopieurs et des imprimantes, gestion de stocks des cartouches ;
• Placer les commandes fournisseurs ;
• S’assurer que les climatiseurs fonctionnent ainsi que le chauffage ;
• Archivage ;
• Préparation des salles de réunion : logistique pour des événements en interne et coordonner la logistique des évènements majeurs.
• Check-up des locaux au quotidien;
• Assurer que le bureau soit toujours propre, pourvu de matériel de bureau ainsi que la cuisine soit proprement maintenue et alimentée en café, sucre, eau potable, sel et thé.
• S’assurer que la connexion internet fonctionne bien et que les paiements sont faits à jours
• Faire les achats de billets d’avion pour le staff au départ de Tunis et pour le personnel externe (auditeur, employés du siège ou d’autres bureaux) tout en assurant le logement de ces derniers.

Les Termes de référence n’étant pas exhaustifs, ils peuvent être revus en fonction des besoins du projet et du programme. La personne occupant ce poste pourra se voir demander d’entreprendre d’autres tâches qui généralement seront du même ordre que les principales responsabilités décrites ci-dessus.