Cahier des charges

Mission de coordination logistique et événementielle pour le Forum Méditerranéen de l’Intelligence Artificielle (FMIA) 2026

A. Contexte

Le Forum Méditerranéen de l’Intelligence Artificielle (FMIA) s’est imposé comme une plateforme de référence dédiée aux enjeux de l’intelligence artificielle dans l’espace euro-méditerranéen. L’édition 2026 se tiendra à Marseille durant la première semaine de novembre 2026 et réunira des représentants institutionnels, des chercheurs, des entrepreneurs, des investisseurs, des industriels ainsi que des experts internationaux.

Dans le cadre de l’organisation du FMIA 2026, il est prévu de mobiliser un(e) consultant(e) chargé(e) d’assurer la coordination logistique et opérationnelle de l’événement afin de garantir la bonne préparation des activités, la gestion des participants et le bon déroulement du Forum.

B. Objectif de la mission

Sous la supervision directe de la Chargée de mission IA, le/la consultant(e) assurera la préparation, la coordination et le suivi des activités logistiques, administratives et opérationnelles du FMIA 2026.

La mission vise à garantir une organisation fluide et efficace du Forum avant, pendant et après l’événement, en assurant une coordination étroite avec l’équipe projet, les prestataires, les partenaires et l’ensemble des parties prenantes concernées.

C. Responsabilités et livrables clés

1. Coordination logistique

Le/la consultant(e) devra :

• Organiser et assurer le suivi des réservations de transport pour les participants, intervenants et invités ;
• Coordonner les réservations d’hébergement et les transferts locaux ;
• Assurer le suivi des itinéraires de voyage et gérer les ajustements nécessaires ;
• Assurer la liaison avec les prestataires de transport, d’hébergement et autres fournisseurs de services ;
• Veiller à la bonne circulation de l’information logistique auprès des participants.

Livrables

• Tableau consolidé des déplacements des participants ;
• Planning actualisé des arrivées, départs et transferts ;
• Suivi des réservations et prestations logistiques.

2. Gestion des participants

Le/la consultant(e) devra :

• Assurer la communication régulière avec les participants, intervenants, partenaires et invités ;
• Préparer et diffuser les invitations ;
• Effectuer les relances nécessaires ;
• Collecter, vérifier et consolider les informations relatives aux participants ;
• Assurer la mise à jour permanente de la base de données des participants ;
• Produire les listes consolidées destinées à l’équipe projet.

Livrables

• Base de données participants actualisée ;
• Rapports périodiques de suivi des inscriptions ;
• Listes consolidées des participants et intervenants.

3. Appui à l’organisation opérationnelle du Forum

Le/la consultant(e) devra :

• Participer à la préparation des kits d’accueil et supports destinés aux participants ;
• Contribuer aux activités de mobilisation et de communication relatives à l’événement ;
• Appuyer la coordination opérationnelle des différentes séquences du Forum ;
• Assurer un soutien logistique sur site durant la tenue du FMIA à Marseille ;
• Préparer et coordonner les dispositifs d’accueil destinés aux invités VIP et VVIP ;
• Contribuer à l’élaboration, à la mise à jour et à la diffusion d’un livret d’accueil ou guide pratique à destination des participants VIP ;
• Assurer, le cas échéant, l’accompagnement et l’orientation des VIP et personnalités invitées durant l’événement ;
• Veiller à la bonne coordination des protocoles d’accueil et des parcours VIP en lien avec l’équipe projet et les partenaires concernés ;
• Apporter un appui ponctuel à toute activité opérationnelle ou organisationnelle nécessaire au bon déroulement du Forum.

Livrables

• Plan opérationnel de préparation logistique ;
• Kits d’accueil et supports logistiques finalisés ;
• Livret d’accueil des participants VIP ;
• Dispositif d’accueil VIP coordonné et opérationnel ;
• Rapport de coordination opérationnelle pendant l’événement.

4. Suivi administratif et budgétaire

Le/la consultant(e) devra :

• Assurer le suivi des dépenses liées à l’organisation du Forum ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire ;
• Préparer les éléments de reporting nécessaires ;
• Collecter et archiver les documents administratifs et financiers ;
• Assurer le suivi administratif des contrats et prestations de services.

Livrables

• Tableaux de suivi budgétaire actualisés ;
• Dossier administratif consolidé ;
• Rapports périodiques de suivi financier et logistique.

5. Reporting et clôture

Le/la consultant(e) devra :

• Assurer un reporting régulier auprès de la Chargée de mission IA ;
• Documenter les actions réalisées et les éventuelles difficultés rencontrées ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan logistique et opérationnel du Forum ;
• Capitaliser les enseignements et recommandations pour les futures éditions.

Livrables

• Notes de suivi périodiques ;
• Rapport final de mission incluant le bilan logistique, les principaux résultats obtenus et les recommandations.

D. Résultats attendus

À l’issue de la mission :

• Les déplacements, hébergements et transferts des participants sont organisés de manière efficace ;
• La base de données des participants est complète, fiable et régulièrement mise à jour ;
• Les communications avec les parties prenantes sont fluides et réactives ;
• Les outils de suivi budgétaire sont fiables et actualisés ;
• Les dispositifs d’accueil, notamment VIP, sont correctement préparés et mis en œuvre ;
• Les kits d’accueil et supports logistiques sont disponibles dans les délais ;
• Le FMIA 2026 bénéficie d’une coordination logistique et opérationnelle de qualité contribuant à son bon déroulement.

E. Profil recherché

• Diplôme universitaire en gestion, administration, événementiel, communication, tourisme ou tout autre domaine pertinent.

• Expérience confirmée dans la coordination logistique, l’organisation d’événements ou la gestion de projets ;
• Une expérience dans l’organisation d’événements internationaux constitue un atout.

• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités ;
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Excel, Word, PowerPoint, etc) ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français ;
• Bonne maîtrise de l’anglais professionnel ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais contraints ;
• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et esprit d’équipe.

F. Durée et lieu de la mission

• Période de la mission : juillet à novembre 2026 ;
• Lieu principal d’affectation : Tunis, Tunisie ;
• Déplacement requis : mission à Marseille durant la semaine de tenue du Forum Méditerranéen de l’Intelligence Artificielle (FMIA).

G. Modalités de supervision

Le/la consultant(e) travaillera sous la supervision directe de la Chargée de mission IA.

Il/elle collaborera étroitement avec l’équipe opérationnelle du Forum, les prestataires, les partenaires institutionnels ainsi que l’ensemble des parties prenantes impliquées dans l’organisation de l’événement.

H. Documents constitutifs de l’offre

Les candidats intéressés sont invités à soumettre un dossier comprenant les éléments suivants :

• Un justificatif d’enregistrement au Registre National des Entreprises (RNE) ;
• Une offre financière détaillée ;
• Un CV démontrant l’expérience et les compétences pertinentes pour la mission.

Seuls les dossiers complets seront pris en considération.

I. Modalités de sélection

Les offres seront évaluées sur la base des critères suivants :

• Pertinence du profil et de l’expérience du/de la consultant(e) ;
• Expérience en coordination logistique et organisation d’événements ;
• Qualité de l’offre financière.

Expertise France se réserve le droit de solliciter des informations complémentaires ou d’organiser un entretien avec les candidats présélectionnés.