LA MISE EN PLACE D’UN OUTIL DIGITAL DE GESTION ET DE  SUIVI FINANCIER -Lab’ess Retour vers les opportunités

LA MISE EN PLACE D’UN OUTIL DIGITAL DE GESTION ET DE  SUIVI FINANCIER  

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATIF  
2. Le Lab’ess, au service des communautés et des villes plus durables 

Fondé en 2012 dans le sillage de la révolution, le Laboratoire de l’Economie Sociale et Solidaire (Lab’ess) est  une association tunisienne, acteur du secteur de l’économie sociale et solidaire (ESS). Il s’est donné pour  missions de sensibiliser, accompagner et financer celles et ceux qui entreprennent en faveur de l’intérêt  général. 

Pour cela, le Lab’ess met en œuvre des projets innovants d’accompagnement et de sensibilisation auprès de  publics engagés en faveur d’un impact positif : associations, entrepreneur.e.s sociaux, étudiant.e.s, et  universités. A travers son soutien au mouvement associatif et à l’entrepreneuriat social, le Lab’ess appuie les  acteurs.rices du changement afin de développer une économie plus solidaire, inclusive et durable. 

Le Lab’ess est une structure de PULSE, l’une des associations du GROUPE SOS qui mène des actions à  l’international.  

1. Vision 

Être au service des acteurs et actrices du changement pour développer une économie de la transition plus  inclusive et durable. 

1. Mission 

La mission du Lab’ess est de soutenir majoritairement le mouvement associatif et d’appuyer l’entrepreneuriat  social comme levier d’un développement solidaire, inclusif et durable. Le Lab’ess sensibilise, accompagne et  finance celles et ceux qui entreprennent en faveur de l’intérêt général, notamment à travers son dispositif de  prêt d’honneur. 

1. Contexte du projet 

Le Lab’ess accompagne des acteurs à impact à travers un dispositif de financement basé sur le prêt d’honneur  sans intérêt, structuré en programmes d’accompagnement et cohortes (promotions). Chaque programme  comprend plusieurs cohortes et bénéficiaires suivis simultanément à différentes étapes du cycle de  financement : sélection, décaissement, suivi et remboursement. 

Dans ce cadre, le Lab’ess doit répondre à plusieurs spécificités opérationnelles : 

• La gestion de prêts d’honneur avec des modalités spécifiques (différé, échéanciers adaptés) • Le suivi de plusieurs cohortes et bénéficiaires en simultané 
• Le suivi post-financement des bénéficiaires 
• Les exigences des bailleurs en matière de reporting, de traçabilité et de transparence Le Lab’ess dispose par ailleurs de ressources internes limitées qui nécessitent une meilleure structuration : 
• Ressources techniques : outils actuellement utilisés (Excel, suivi manuel) avec des limites en termes  d’automatisation et de fiabilité 
• Ressources organisationnelles : processus encore peu formalisés et dépendants de traitements manuels

Dans ce contexte, la mise en place d’un outil digital intégré apparaît essentielle pour automatiser, structurer  et sécuriser l’ensemble du processus de gestion des financements, tout en améliorant l’efficacité  opérationnelle et le pilotage. 

1. DESCRIPTIF DE LA MISSION 
2. Objet 

La présente mission a pour objet la conception, le développement, l’hébergement et la maintenance d’une  plateforme digitale centralisée permettant de couvrir l’ensemble du cycle de vie des financements du Lab’ess,  depuis la sélection des bénéficiaires jusqu’à la clôture des dossiers. 

1. Principaux objectifs de la mission 

L’objectif principal de cette mission est la mise en place d’un outil digital de gestion et de suivi des financements  du Lab’ess (prêt d’honneur). Les principaux résultats visés sont les suivants : 

• Structuration : centraliser l’ensemble des données (bénéficiaires, financements, remboursements) et  standardiser les processus internes 
• Performance opérationnelle : automatiser les échéanciers et le suivi des remboursements, réduire les  tâches manuelles 
• Transparence & redevabilité : assurer la traçabilité des flux financiers, faciliter les audits et contrôles • Pilotage stratégique : produire des indicateurs fiables et réguliers pour appuyer la prise de décision 
• Anticipation et gestion des risques : produire une visibilité prévisionnelle sur les financements futurs et  les cofinancements, identifier et anticiper les risques de financement afin d’engager les démarches  correctives nécessaires 
• Communication & reporting : générer des rapports pour bailleurs et partenaires, suivre la performance du  portefeuille 

1. Cible 

L’outil sera utilisé par : 

• L’équipe programme du Lab’ess (suivi des bénéficiaires et des financements) 
• L’équipe finance du Lab’ess (décaissements, remboursements, comptabilité) 
• La direction (pilotage, reporting, validation) 
• Les bailleurs et partenaires (destinataires des rapports générés par l’outil) 

III. VISION CIBLE ET PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL 

Le projet vise à mettre en place une plateforme digitale centralisée couvrant l’ensemble du cycle de  financement : sélection → décaissement → remboursement → clôture. L’outil devra offrir une vision  consolidée en temps réel, garantir la traçabilité complète des opérations et faciliter la coordination entre les  équipes programme et finance. 

Le périmètre fonctionnel de l’outil se structure autour de 6 modules : 

• Gestion des bénéficiaires 

▶ Fiches bénéficiaires complètes (profil, projet, cohorte) 

▶ Historique des interactions et archivage des documents contractuels 

• Suivi des financements 

▶ Paramétrage des conditions (montant, durée, différé) et génération automatique des échéanciers

▶ Suivi des décaissements et remboursements, écarts prévisionnel/réalisé 

• Relances et notifications 

▶ Alertes automatiques sur les échéances, relances multicanal (email, SMS)

• Reporting et tableaux de bord 

▶ Dashboards dynamiques, indicateurs clés, export des données (Excel, PDF, PowerPoint)

• Comptabilité simplifiée 

▶ Journal des opérations, rapprochement automatique, archivage des justificatifs 

• Sécurité et collaboration 

▶ Gestion des droits d’accès, journal d’activité, accès multi-utilisateurs sécurisé. 

1. FONCTIONNALITÉS ET CAS D’USAGE 

Les fiches ci-dessous détaillent les principaux cas d’usage attendus de l’outil. 

CREATION D’UN BENEFICIAIRE 

DECAISSEMENT D’UN FINANCEMENT 

GENERATION D’UN ECHEANCIER 

DETECTION D’UN RETARD ET RELANCE AUTOMATIQUE

Association GROUPE SOS Pulse Tunisie l Matricule fiscal : 000 N P 1279715 / D l 5 rue Touraine, 1002 Belvédère, Tunis Tél : +216 71 287 688 l www.labess.tn 

GENERATION D’UN RAPPORT DE SUIVI 

1. CRÉATION DU DESIGN ET ERGONOMIE DE L’OUTIL 

Le prestataire sera mandaté pour la réalisation de la conception graphique de l’outil, respectant la charte  graphique déjà existante du Lab’ess (couleurs, typographie, logo). L’interface doit être à la fois simple,  moderne, claire et intuitive, afin de faciliter l’adoption par les équipes du Lab’ess. 

1. LANGUE  

La langue principale de l’outil est le français. La solution devra offrir la possibilité d’ajouter éventuellement  d’autres langues par la suite. 

VII. SÉCURITÉ 

Le prestataire devra mettre en place les solutions nécessaires pour sécuriser l’outil et les données qu’il  héberge : 

▶ Protection contre les risques de piratage (injection SQL, attaque XSS, brute force, etc.)

▶ Gestion fine des droits d’accès (administrateur, utilisateur, lecture seule) et journal d’activité détaillé

▶ Chiffrement des données sensibles et sauvegardes régulières 

▶ Conformité aux bonnes pratiques de protection des données personnelles des bénéficiaires 

VIII. HÉBERGEMENT 

Le prestataire devra proposer une solution d’hébergement adaptée aux besoins de l’outil, garantissant sa  disponibilité, sa performance et la sécurité des données hébergées. Le coût de l’hébergement (annuel) devra  être détaillé distinctement dans l’offre financière. Le prestataire devra préciser les modalités de sauvegarde,  de restauration, et gérer la relation avec l’hébergeur pour tout besoin technique complémentaire. 

1. GARANTIE ET MAINTENANCE 

Le prestataire s’engage à fournir une garantie d’un an à compter de la date de mise en production, couvrant  gratuitement la correction des anomalies et dysfonctionnements constatés, sans coût additionnel pour le  Lab’ess. 

Au-delà de la période de garantie, le prestataire devra proposer une offre de maintenance (corrective et  évolutive), incluant : 

▶ La surveillance du fonctionnement des systèmes (alertes en cas de défaillance) 

▶ La mise en place de correctifs en cas de dysfonctionnement 

▶ Des mises à jour fonctionnelles (évolutions, ajout de fonctionnalités)

1. FORMATION 

Au terme du développement et de la mise en production de l’outil, le prestataire assurera la formation de deux  à trois membres de l’équipe du Lab’ess à la gestion, l’administration et la mise à jour de l’outil, afin qu’ils  deviennent autonomes dans son utilisation courante. 

1. LIVRABLES ATTENDUS 

Au terme de la mission, le prestataire devra livrer : 

1. Un outil de suivi digital fonctionnel, déployé en production et conforme au périmètre fonctionnel décrit  dans le présent document. 
2. Les codes sources complets de la solution, partagés avec le Lab’ess avec une documentation technique  permettant leur reprise par un autre prestataire si nécessaire. 
3. Un guide d’utilisation de l’outil, à destination des utilisateurs et des administrateurs, couvrant l’ensemble  des fonctionnalités et les procédures de gestion courante. 

XII. ORGANISATION DU PROJET 

1. A. CADRAGE 

Il est prévu d’organiser avec le prestataire retenu des ateliers de cadrage afin d’ajuster les spécifications  fonctionnelles et de les rendre le plus proche possible des attentes du Lab’ess. 

1. DUREE 

Le projet sera déployé sur une durée estimée de quatre mois à compter de la signature du contrat de  prestation. 

1. TEST AVANT MISE EN PRODUCTION 

Une phase de test est prévue à la fin du développement, afin de valider la conformité de la solution aux  présents termes de référence et de vérifier son bon fonctionnement avant mise en production. 

1. ÉTAPES, SUIVI ET LIVRABLES

XIII. CRITÈRES DE CHOIX DE LA SOLUTION

Dans la sélection des dossiers, il sera privilégié les offres des prestataires qui pourront répondre à l’ensemble  des besoins cités dans les présents termes de référence. Le consultant sera choisi par la méthode de sélection  fondée sur la qualité et le coût, selon la grille d’évaluation suivante : 

Une fois les offres reçues et analysées, le Lab’ess se réserve le droit de négocier les propositions avec les  candidats les mieux notés, ainsi que de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée  satisfaisante.

XIV. ÉLÉMENTS CONSTITUTIFS DU DOSSIER DE CANDIDATURE 

Les dossiers de candidature des prestataires intéressés devront obligatoirement comporter les éléments  suivants : 

▶ Un dossier administratif : immatricule fiscale (patente), affiliation à la CNSS, registre de commerce.

▶ Les CV de l’équipe consultante et le portfolio de l’agence. 

▶ Une offre technique détaillée, comprenant la compréhension des termes de référence, la méthodologie  proposée, l’organisation du travail et le calendrier de réalisation des activités. 

▶ Trois (3) références de réalisations similaires, avec pour chacune une description du projet, le client, et  un moyen de vérification (contact ou lien). 

▶ Un engagement écrit de partage des codes sources et de la documentation technique associée. La proposition financière devra être détaillée et indiquer distinctement : 

▶ Le coût de développement (HT et TTC), le cas échéant détaillé par lot ou par module ;

▶ Le coût d’hébergement de la solution (annuel) ; 

▶ Le coût de la maintenance post-garantie (corrective et évolutive), avec la périodicité de facturation. Il est possible que deux prestataires (développement + design, par exemple) s’associent pour répondre à cet  appel d’offre ; dans ce cas, les CV et le portfolio de l’agence collaboratrice doivent également être joints. 

1. SOUMISSION DES DOSSIERS 

Les candidats devront justifier, preuve à l’appui, d’une expérience pertinente dans la conception et le  développement de plateformes de gestion ou d’applications métier respectant les normes en vigueur pour ce  type de réalisations. 

Les dossiers de candidature doivent être envoyés avant le 18 septembre 2026 par e-mail avec l’intitulé  « Offre outil de suivi financier du Lab’ess » aux adresses suivantes : 

▶ saida.berraian@labess.tn 

▶ marwa.affes@labess.tn

TDR Outil Gestion Suivi PH Labess 2026