Humanité & Inclusion (Handicap International) recrute un Assistant logistique et administration basé à Tunis Retour vers les opportunités

INTRODUCTION

Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables, nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ».

Handicap International change de nom et devient « Humanité & Inclusion ». HI, Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Pour de raisons sécuritaires, depuis 2015, le personnel expatrié de la mission Libye de Handicap International travaille en étroite collaboration avec le staff libyen  depuis  Tunis.

Type de contrat:

Contrat à Durée Déterminée (renouvelable en fonction de performances du candidat)

OBJECTIF GLOBAL DU POSTE

Sur sa base d’affectation, l’assistant logistique et administration appuie son supérieur hiérarchique pour le traitement des opérations comptables et financières, dans toutes les tâches et procédures liées aux Ressources Humaines ainsi que dans la mise en œuvre et la supervision de l’ensemble des activités logistiques.

Il apporte particulièrement son soutien pour la réalisation des tâches urgentes, le classement et l’archivage des documents officiels et internes.

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

• Sous l’autorité hiérarchique de: Coordinateur Administratif
• Autorité hiérarchique sur: –
• Sous l’autorité fonctionnelle de: Coordinateur Administratif
• Autorité fonctionnelle sur: –

RESPONSABILITES  ET DESCRIPTION DES TACHES

Administration:

• Gestion administrative du personnel:
  • Suivre les renouvellements de visa et les dates de validité des billets d’avion pour l’équipe expatriée
  • Faire les réservations pour les voyages nationaux, régionaux ou internationaux des équipes
  • Réserver les taxis, les hôtels pour les visiteurs à Tunis
  • Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels du personnel
  • Assurer la confidentialité des données RH
  • Participer au suivi des contrats de travail du personnel
  • Vérifier la cohérence des fiches de présence avec la paie du personnel
  • Calculer les impôts et les taxes et effectuer les déclarations et les paiements aux organismes concernés
• Trésorerie / Comptabilité / Gestion
  • Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies
  • Tenir le cahier des avances et le journal de caisse
  • Enregistrer les affectations budgétaires et les codes comptables
  • Contrôler avant enregistrement, que les justificatifs sont conformes aux procédures HI
  • Assurer la traduction des pièces comptables si nécessaire
  • Echanger les devises sur demande de son responsable hiérarchique
  • Vérifier les soldes de caisses quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique
  • Archiver les pièces comptables selon la procédure HI après une dernière vérification des pièces justificatives
  • Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations

Logistique:

• Gestion de l’approvisionnement
  • Mettre à jour des listes de prix et les fichiers fournisseurs
  • Maitriser les procédures d’achat HI
  • Vérifier et traiter les demandes de cotations et demandes d’achat (DAS)
  • Constituer et archiver les dossiers d’achats
  • Mettre en œuvre les achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
  • Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
  • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
  • Organiser et superviser la bonne documentation liée au transport de biens/services : way bill, packing list, bon de livraison…
• Gestion du parcvéhicules
  • Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
  • Participer au suivi et à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
  • Assurer le renouvellement de contrats de location
  • Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
  • En cas de besoin et sur demande de sa hiérarchie, conduit les véhicules pour le transport des biens et des personnes, dans le respect des procédures établies.
• Services généraux
  • Réviser les inventaires de stock et s’assurer de la cohérence de données saisies
  • Appuyer le logisticien pour la réalisation des états de stock et des inventaires physiques
  • Assurer/superviser la maintenance des locaux (bureau, entrepôt et maison)
  • Faire le suivi et procéder aux paiements de factures de gaz, de l’eau, de l’électricité et de l’internet
• Reporting / communication:
  • Participer à la veille sur les réglementations en vigueur
  • Appuyer son supérieur hiérarchique dans les relations avec les autorités locales

La liste ci-dessus n’est ni exhaustive ni limitative ; l’employé(e) peut être amené(e) dans le cadre de ses fonctions à effectuer d’autres tâches sur demande expresse de son responsable hiérarchique.