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La Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux (IFES) en Tunisie recrute un(e) assistant(e) operations Retour vers les opportunités



Échéance

24 Octobre 2018 Il y a 2 ans

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Détails de l'opportunité

Régions concernées par cette opportunité: Tunis et 1 autre(s) régions

IFES TUNISIE RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) OPERATIONS

 

IFES en Tunisie

La Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux (IFES) est une organisation non gouvernementale, non partisane, à but non lucratif engagée dans le domaine de l’assistance technique électorale à travers le monde. Elle travaille en Tunisie depuis février 2011 et accompagne la transition démocratique à travers des programmes novateurs d’assistance électorale.

Description des projets IFES en Tunisie

IFES met en œuvre des programmes d’appui dans les domaines de l’éducation civique, de la sensibilisation, du renforcement des compétences professionnelles, de la participation aux affaires publiques et de l’engagement citoyen parmi les populations marginalisées. Le partenaire principal de l’IFES est l’Instance supérieure indépendante pour les élections et ses bureaux régionaux. Cependant, l’IFES coopère aussi avec le Ministère des affaires sociales sur les électeurs analphabètes, le Ministère de l’éducation sur l’éducation civique, la Cour des comptes sur la transparence du financement des campagnes électorales, le Tribunal administratif sur le contentieux électoral ainsi qu’avec d’autres acteurs institutionnels et non-institutionnels, tels que les radios associatives et la société civile.

FONCTION PRINCIPALE :

L’Assistant(e) Opérations (AO) soutiendra le responsable de la sécurité et des opérations (RSO) dans la gestion de toutes les opérations du bureau IFES en Tunisie afin de s’assurer que les activités soient organisées de manière professionnelle et conformément aux lois nationales et aux politiques, règles et procédures de l’IFES. L’OA travaillera sous la direction et la supervision du RSO. Le contrat est à durée déterminée, renouvelable sous conditions de financement et de performance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

  1. Logistique :
  • Soutenir toutes les actions logistiques et d’achat conformément aux politiques, règles et réglementations de l’IFES et des donateurs en matière de passation des marchés, y compris conformément au guide d’achat de l’IFES
  • Superviser l’utilisation du matériel de l’IFES lors des événements (configuration et récupération du matériel)
  • Assurer la mise en place des évènements organisés par l’équipe programmatique en fournissant le matériel nécessaire au bon déroulement des activités
  1. Gestion des appels d’offre :
  • Conduire des études préliminaires de marché pour identifier les fournisseurs potentiels avant le lancement des appels d’offres pour des biens ou des services
  • Rédiger les cahiers des charges pour les appels d’offres pour approbation ; collecter les offres et les imprimer pour évaluation
  • Préparer les demandes de matériel, de biens ou de services selon les procédures et modèles établis
  • Assurer le suivi avec les fournisseurs de biens et de services afin qu’ils respectent les délais et les cahiers des charges
  • Compiler les documents nécessaires pour effectuer le paiement des factureset les remettre à la responsable des finances et de l’administration; faire le suivi des factures reçues.
  1. Administration générale
  • Assurer la maintenance et le bon fonctionnement du bureau et de ses installations, y compris l’achat des fournitures de bureau, du matériel et les menues réparations
  • Dresser et mettre à jour périodiquement l’inventaire de tous les actifs du Bureau
  • Assurer la remise du matériel et sa restitution par le personnel et les consultants en suivant les procédures établies
  • Classer les dossiers d’achat de biens ou de services et assurer leur conservation régulière conformément aux politiques du bureau et aux obligations en matière de subventions.
  • Sauvegarder une copie électronique des documents relative aux activités réalisées (liste de présence – agenda -pré et post test – évaluation)

Critères d'éligibilité

  • Sens avéré de l’organisation combinée avec une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans des délais serrés
  • Capacité à effectuer des tâches de manière autonome et dans l’urgence en maintenant un haut niveau de précision
  • Solides compétences organisationnelles
  • Respect des principes fondamentaux de confidentialité et d’éthique professionnelle Intégrité et fiabilité dans l’exécution des taches
  • Capacité à travailleren équipe dans un environnement multiculturel et collaboratif
  • Discernement, capacité à résoudre les problèmes et à se focaliser sur les détails Diplôme universitaire requis
  • Master en administration des affaires, opérations, achats, logistique ou autres domaines pertinents est préférable
  • Jusqu'à deux ans d'expérience dans les opérations, l'approvisionnement et la logistique
  • Une expérience avec une organisation internationale est un atout majeur
  • Une excellente commande d’Excel est requise
  • Expérience professionnelle avérée et connaissances démontrées en logistique, en opérations et en procédures d’achat
  • Une expérience des systèmes informatiques et une connaissance des TIC sont des atouts
  • Maîtrise complète de Word, PowerPoint, Outlook
  • Compétences linguistiques : Maîtrise de l'arabe et du français requise. La maîtrise de l'anglais est un atout.
  • Voyage : Disponibilité pour voyager hors de Tunis est une prérequis.

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Offre d'emploi Publié sur Jamaity le 4 octobre 2018


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