Coordinateur/trice De Projet – ACTED Retour vers les opportunités

Description de l’organisation 

ACTED est une ONG internationale, présente dans 37 pays autour du monde, dont le siège est à Paris. ACTED a ouvert ses bureaux en Tunisie en 2011 afin, dans un premier temps, de gérer la réponse à la crise libyenne, et s’est ensuite rapidement développée en Tunisie grâce à la création de partenariats solides avec des organisations locales.

Dans le cadre de nos projets en Tunisie, ACTED encourage les différentes parties prenantes, qu’il s’agisse de groupes de citoyens, d’organisations de la société civile, d’acteurs du secteur privé ou d’autorités publiques, à travailler ensemble de manière efficace pour co-construire des solutions durables. Nos secteurs prioritaires pour 2020-2025 sont : action citoyenne et jeunesse ; démocratie, gouvernance, et société civile ; et opportunités économiques inclusives.

Description du poste

Le/la coordinateur.trice de projet aura pour rôle de coordonner l’ensemble des activités d’un projet de 6 mois comportant une composante de protection de l’enfance et une composante de gouvernance locale, et ce via une utilisation efficiente des ressources et dans le respect des procédures internes/bailleur ; afin de garantir le déroulement optimal des activités en lien avec la stratégie opérationnelle d’ACTED.

Le projet adoptera une approche pilote et se focalisera sur 6 municipalités prioritaires des gouvernorats de Sousse, Sidi Bouzid et Tataouine. Les principaux objectifs du projet sont :

1. Contribuer au renforcement et à la continuité du système de protection sociale pour les groupes vulnérables, notamment les enfants et les jeunes ;
2. Contribuer au renforcement de la coordination au niveau municipal et entre niveaux central et local

A noter que l’octroi du poste se fera sous réserve de la confirmation de financement du projet.

Chaine de commandement

Sous l’autorité du/de la:

• Directrice Pays

Cadre hiérarchique :

Le/la coordinaneur.trice du projet supervisera trois consultants (gouvernance locale, protection sociale et monitoring et évaluation), ainsi que le chargé de projet en coordination avec la responsable de développement de projet

Relations de travail

Relations internes :

• Directrice Pays
• Responsable de développement de projets
• Coordinateur technique
• Responsable Logistique
• Responsable Finance
• Responsable Ressources Humaines
• Responsable Sécurité

Relations externes :

• Institutions centrales (Ministères)
• Institutions locales (municipalités) et régionales (gouvernorats)
• Bénéficiaires
• Communautés locales
• Partenaires de mise en œuvre/organisations partenaires

Principaux Objectifs

• Assurer la coordination des activités du projet ;
• Coordonner les activités de reporting ;
• Assurer le positionnement externe d’ACTED ;
• Soutenir l’apprentissage organisationnel ;
• Animer la coordination et la collaboration avec les services internes pertinents, en particulier la logistique, les RH, la finance et les ressources techniques

Tâches et Responsabilités

 Assurer la coordination du projet

• • Assurer la planification des activités et mettre en place le plan d’action ;
  • Identifier les partenaires institutionnels et associatifs pertinents pour la mise en place du projet
  • Assurer la mise en œuvre des activités d’après la proposition de projet et conformément au budget alloué ;
  • Veiller à la bonne mise en œuvre et au suivi des politiques institutionnelles internes
  • Etre régulièrement en lien avec les autorités locales pour s’assurer de l’adéquation des activités avec les stratégies nationales en matière de protection sociale et de gouvernance locale ;
  • Assurer des visites sur terrain dans les gouvernorats de Sousse, Tataouine et Sidi Bouzid ;
  • Assurer la coordination de la réalisation de deux cartographies en matière de protection sociale et de gouvernance locale dans les régions ciblées dans le projet.

Coordonner les activités de reporting du projet

• • Suivre les réalisations et les indicateurs selon le cadre logique ;
  • Coordonner avec le département de développement de projets pour la rédaction de rapports pour les organismes de financement ;
  • Garantir le bon archivage des informations ;
  • Diffuser les outils, recherches, bonnes pratiques et enseignements en interne et en externe (au bailleur de fond, aux partenaires institutionnels…) par des publications, dans les réseaux, groupes de travail, lors d’évènements ou de conférences.

Assurer le positionnement externe d’ACTED

• • Assurer la représentation externe d’ACTED vis-à-vis des autorités locales et nationales, des autres parties prenantes du projet, les bailleurs et les partenaires ;
  • Assurer les relations avec les différents partenaires d’exécution des projets, les bailleurs, les autorités locales et/ou autre organisme concerné ;
  • Assurer une coordination et une collaboration effectives avec les parties prenantes et les partenaires clefs, les ONGs, les organisations de la société civile, les interlocuteurs gouvernementaux ;
  • Identifier les opportunités de collaboration et de coordination des actions avec les autres organisations pour s’assurer que nos activités capitalisent sur les leurs sans les répliquer.

Soutenir l’apprentissage organisationnel

• • Collecter les leçons apprises et des meilleures pratiques ;
  • Surveiller le respect des stratégies et des lignes directrices du projet.

Animer la coordination et la collaboration avec les services internes pertinents, en particulier la logistique, les RH, la finance et les ressources techniques

• • Finance :
    • Gérer les dépenses du projet et les prévisions financières, à l’aide de l’outil de suivi budgétaire ;
    • Veiller à ce que l’utilisation et la gestion du budget soient conformes aux règlements des bailleurs de fonds ;
    • Prévoir les besoins mensuels en termes de dépenses du projet et soumettre au département Finance ;
  • Logistique
    • Contribuer à l’élaboration de plans d’achats ;
    • Envoyer les bons de commande exacts et précis en temps opportun ;
    • Contribuer aux contrôles de la qualité et aux comités d’approvisionnement pour finaliser la sélection des fournisseurs selon le scénario applicable ;
    • Confirmer la qualité de la sélection des matériaux, le cas échéant ;
    • Assurer une gestion et une utilisation adéquates des actifs et stocks du projet ;
    • Planifier les déplacements de l’équipe en fonction du staff disponible et des politiques applicables ;
  • Administration/RH
    • Participer au recrutement de consultants dans le cadre du projet (élaboration d’organigrammes, termes de référence, élaboration des tests et examen, entretiens, etc) ;
    • Veiller à ce que les consultants comprennent et soient en mesure d’assumer leurs rôles et responsabilités ;
    • Suivre les plans de travail et les activités quotidiennes des consultants chargés du projet ;
    • Coordonner les activités de l’équipe du projet ;
  • Transparence
    • Veiller à ce que les dossiers et les documents du projet (comptes rendus, liste des bénéficiaires, fiches de présence, etc.) soient préparés, compilés et classés de manière adéquate conformément aux procédures d’ACTED ;
    • Veiller à ce que le personnel soit sensibilisé au code de conduite et aux procédures financières, logistiques et administratives/RH d’ACTED et respecte ces règles ;
  • Sécurité
    • S’assurer que chaque membre de l’équipe de projet est au courant des questions de sécurité, des politiques, des procédures standard et qu’il les suit ;
    • En coopération avec le CSM, surveiller la situation en matière de sécurité locale et l’informer des faits nouveaux au moyen de rapports périodiques ;
    • Contribuer à la mise à jour des directives en matière de sécurité dans le domaine d’intervention du projet ;

Autres

• • Participer aux réunions de coordination en interne ;
  • Exécuter toutes les autres activités connexes assignées par le supérieur direct.