Conect recrute une Assistante Administrative, Logistique et Commerciale Retour vers les opportunités
Échéance
30 Juin 2017 Il y a 7 years
Critères d'éligibilité
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Détails de l'opportunité
Domaines concernées par cette opportunité: Association des professionnels
Mission :
Assurer le secrétariat et l’assistance de la direction exécutive.
Responsabilités Opérationnelles :
Assiste la Présidente de l’organisation, le directeur exécutif et le Program Manager afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi et relance des adhérents, gestion administrative du personnel …).
Assure le reporting financier.
Tâches:
Sous la supervision directe du Directeur Exécutif, l’assistante administrative, logistique et commerciale, travaillera en étroite coordination avec la Présidente et le Program Manager ainsi que tous les départements et structures de l’organisation. En particulier, elle effectuera les tâches suivantes :
| Tâches principales | Résultats attendus |
| Secrétariat | Réception et transfert des appels
Photocopies et envoi des fax et des courriers Accueil physique Relance téléphonique et commercialisation des activités de l’organisation Envoi des mailings standards (remerciements, condoléances, ..) Relais d’information Demande et suivi des RDV Création, alimentation et mise à jour des bases de données de Contacts |
| Bureau d’ordre | Réception et diffusion des documents, mailings et courriers reçus
Classement des documents et courriers |
| Gestion des salles des réunions | Gestion du planning des salles de réunions
Préparation des salles de réunion : café, eau, photos Suivi des présences lors des réunions des afterworks |
| Organisation des RDV | Organisation des rendez-vous et du planning de la Présidente de l’organisation, du directeur exécutif et d’autres membres si besoin |
| Passation des commandes auprès des fournisseurs | Edition des Bons de Commande
Réception et vérification de la marchandise Point de contact avec les fournisseurs |
| Faire le suivi financier | Classement des pièces justificatives comptables : Devis, factures, bons de livraisons
Faire le suivi de l’état de caisse et bancaire Etablir les rapports mensuels financiers : état des dépenses et des recettes, factures. Vis-à-vis pour les rapports mensuels |
| Support logistique | Support logistique dans l’organisation des actions CI
Réservation des vols, des hôtels… |
| Suivi du personnel d’entretien et de l’entretien du siège | Suivi du personnel d’entretien (femme de ménages, jardinier, pisciniste)
Suivi et contrôle des moyens généraux (eau, électricité, pannes, réparations à effectuer, ….) |
Critères d'éligibilité
- Formation universitaire d’un minimum de 3 ans, avec une expérience professionnelle d’un minimum de 2 ans dans un poste similaire
- Connaissance du tissu économique et institutionnel tunisien et du fonctionnement des organisations patronales
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles et orales en français et en arabe, l\'anglais sera un atout
- Bonne maîtrise des techniques et outils bureautiques (MS Office: Word, Excel, Power Point, ...)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie et agenda électronique…)
- Analyse et gestion des demandes d’information Capacité d’organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
- Bonne capacité de gestion des conflits et de résistance au stress
L'opportunité a expiré
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Contacts
Bilel Ben Hamida
Directeur Exécutif
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Offre d'emploi Publié sur Jamaity le 22 June 2017
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