Chargé(e) de saisie de données-logistique – Handicap International Retour vers les opportunités

Programme : Tunisie-Maroc -Lybie

Lieu de mission : TUNISIE / TUNIS

Fonction : Chargé(e) de saisie de données-logistique Tunis

Date de démarrage : 01/04/2019

Type de contrat : CDD de droit national Tunisien avec une période d’essai

Dimension du poste: 

Le/la chargé(e) de saisie de données-logistique Tunis est sous le management direct  du responsable logistique régional

sa mission :

Compiler et assurer la pertinence des données logistiques des missions Tunisie, Maroc  et Libye en accord avec les procédures et process de Handicap International (HI).

INFORMATIONS SUR LE CONTEXTE:

Supérieur hiérarchique : responsable logistique régional

PRESENTATION DE L’ONG:

Humanité et Inclusion, le nouveau nom de Handicap International, est une organisation de solidarité  internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de  conflits et de catastrophes, œuvrant notamment aux côtés des personnes handicapées pour améliorer  leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

Nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ».

Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicap-international.org

Description de la fonction :

1-Garant de la qualité des rapports logistiques

• Assure la saisie des données de façon quotidienne du suivi des achats, des stocks, des contrats, des équipements, des véhicules et des listes de diffusions pour les activités se déroulant en Tunisie
• Partage les rapports logistiques de façon hebdomadaire aux programmes concernés
• Synthétise et analyse les rapports logistiques de Tunisie. Propose des pistes d’améliorations et alerte le responsable logistique région en cas d’incohérence constatée.
• Produis de façon trimestrielle un rapport logistique complet pour la mission Tunisie, en prenant en compte le résultat des indicateurs décidés avec le responsable logistique région
• S’assure de la compréhension des outils logistiques et des rapports logistiques par les équipes présentes en Tunisie
• Accompagne les Bases dans l’autonomisation des saisies des rapports logistiques
• Vérifie la pertinence des rapports logistiques des missions Libye et Maroc de façon hebdomadaire et propose des listes d’améliorations
• Accompagne les missions Maroc et Libye dans l’amélioration de la saisie des outils et des rapports logistiques
• Analyse les rapports logistiques de Libye et Maroc. Propose des pistes d’améliorations et alerte le responsable
  logistique en cas d’incohérence constatée
• Contrôle les rapports logistiques trimestriels des missions Libye et Maroc ; s’assure du respect des échéances et alerte le responsable logistique région en cas de problème rencontré par les équipes

2-Garant du contrôle interne et du respect des règles HI & Bailleur 

• S’assure de la diffusion des derniers standards logistiques mis à jour sur la région 
• En collaboration avec le responsable logistique région, contrôle le respect des standards logistiques qu’ils soient liés à la chaîne d’approvisionnement ou à la gestion technique. Alerte le responsable logistique en cas de non-respect des standards 
• Appuie le chargé des achats et le chargé de logistique technique dans la mise en place des standards logistiques 
• Facilite la mise en place de la politique d’archivage physique et électronique du département logistique 
• Suis la politique de contrôle mise en place par le responsable logistique région : vérifie les dossiers d’achats clôturés, compare les données des tableaux de suivis logistique avec les dossiers physiques et mets en place un système d’alerte en cas de non-respect des standards 
• Appuie le charge des achats dans la préparation des audits réalisés sur le terrain 
• Assiste le responsable logistique région dans la diffusion des règles HI auprès des autres départements 

3-Facilite l’accueil du personnel de HI à Tunis 

• Contacte chaque nouvel arrivant à Tunis afin de lui transmettre le « welcome kit », la contact list et la constant companion 
• Vérifie auprès du chargé de logistique technique que les moyens de transport aéroport/bureau et /ou aéroport/hôtel/maison sont assurés 
• Vérifie en amont que chaque nouvel arrivant dispose de l’équipement minimum pour assurer de bonnes conditions de travail 
• Participe au briefing de chaque arrivant, lui mets à disposition le matériel nécessaire afin de lui garantir de bonne condition de travail ; partager les informations relatives à la gestion des services généraux ; vérifie que les feuilles de suivis sont bien signés 
• Participe au débriefing de chaque salarié de HI, s’assure du retour du matériel et de la signature des feuilles de suivis ; les transmets ensuite au service finance et RH 
• Travaille en étroite collaboration avec le département RH : collabore aux tableaux de suivi des arrivées/départs, informe le département RH de tout changement affectant le suivi d’un salarié, transmets les informations nécessaires aux bureaux des départs ; facilite le suivi de la billetterie (transport). 
• Mets à jour la liste de contact de la région, les messageries groupées, les listes emails HI ; propose et suis la gestion de groupe listes partager : réservation de salles, groupe liste par départements, etc.