Chargé/e des achats – Handicap International Retour vers les opportunités

Programme :Tunisie-Maroc -Lybie
Lieu de mission :TUNISIE / TUNIS
Fonction :chargé des achats                                                                                                                                                        Date de démarrage : 01/04/2019
Type de contrat : CDD de droit national Tunisien avec une période d’essai

Dimension du poste

– Le/la chargé des achats- Tunis est sous le management direct du responsable logistique régional
– sa mission : Gérer la chaîne d’approvisionnement pour la mission Libye, Tunisie Maroc, dans le respect des standards de Handicap International (HI) et en lien avec les règles des bailleurs institutionnels dans le but de garantir le support logistique des activités développées.

INFORMATIONS SUR LE CONTEXTE 

Supérieur hiérarchique : responsable logistique régional 

PRESENTATION DE L’ONG 

Humanité et Inclusion, le nouveau nom de Handicap International, est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes, œuvrant notamment aux côtés des personnes handicapées pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ». Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicap-international.org 

Description de la fonction : 

1- Gestion des règles de la Chaîne d’approvisionnement 

• S’assure du respect de la mise en place des procédures de la chaîne d’approvisionnement (Achat, Transport, Stock) sur les trois missions (Tunisie, Libye, Maroc) 
• Consolide les tableaux de suivi de la chaîne d’approvisionnement et les mets à jour de façon quotidienne sur la mission Tunisie 
• Contrôle de façon régulière les tableaux de suivi d’achats et de stocks des missions Libye et Maroc ; apporte les recommandations nécessaires, et s’assure du suivi et de la mise en place des correctifs 
• Mets en place les outils de contrôle interne et s’assure du respect des règles sur les trois missions 
• Participe aux formations des salariés de HI sur les outils, les standards et les procédures de la chaîne d’approvisionnement 
• Gère la mise en place des calendriers d’achats de la planification au reporting et s’assure que ces calendriers sont en lien avec les attentes des programmes et dans le respect des exigences du département finance 
• Valide les dossiers d’achats Libye et Maroc : apporte les corrections et commentaires en lien avec les règles et les standards de HI. S’assure de la conformité et la validation de ces dossiers et les transmets si nécessaire au siège pour validation 
• Prépare les audits qu’ils soient réalisés au siège ou sur le terrain ; vérifie les informations partagées par le département finance et consolide les documents logistiques en vue de faciliter leur traitement 
• Garantis l’archivage physique et numérique des documents de la chaîne d’approvisionnement, apporte des recommandations quant aux standards mis en place, dans le respect des règles HI et en lien avec les exigences des bailleurs de fonds institutionnels 
• Participe à la diffusion des mises à jour des règles des bailleurs de fond. Il/elle se tient informer des évolutions, les synthétise dans les tableaux de suivis HI/Bailleurs et informe les missions lors de modification. 
• Collabore avec les partenaires HI : mets en place les formations sur la chaîne d’approvisionnement afin de s’assurer qu’ils respectent les standards HI ; contrôle de façon régulière les tableaux de suivis et effectue des échantillonnages sur les dossiers d’achats et les fiches de stocks. 

2- Mise en place de la Chaîne d’approvisionnement 

• Participe à l’écriture des plans d’achats des projets Tunisie, s’assure de leur respect et propose un plan d’achat pour le budget logistique en Tunisie 
• Anticipe les achats pour les programmes et s’assure du respect des échéances ; propose des dates réalistes et garantis la communication avec les interlocuteurs concernés (programme et finance) 
• Assure les relations avec les fournisseurs de la demande de quotations à la livraison du matériel ou à la mise en place de la prestation de service 
• Rédige les documents logistiques Tunisie liés à la chaîne d’approvisionnement et vérifie que ces documents sont remplis avec la plus grande rigueur 
• Mets en place le groupage des achats et participe à l’élaboration de la stratégie de la gestion de la chaîne d’approvisionnement sur la mission Tunisie 
• Participe aux achats effectués en Tunisie pour le compte de la mission Maroc et Libye : réceptionne les demande d’achats, les traite, négocie avec les fournisseurs et finalise le dossier jusqu’au traitement final. 
• Assure la mise en place des appels d’offres nationaux et internationaux, de la rédaction du cahier des charges jusqu’au choix des prestataires. 
• Mets à jour le tableau de suivi des achats, le catalogue et le tableau de contact de suivi des fournisseurs pour la mission Tunisie 
• Participe à la compilation des données logistiques des rapports des bailleurs de fond pour la mission Tunis. 
• Mets à jour le tableau de suivi des contrats pour la mission Tunisie et anticipe le renouvellement des contrats. 
• Mets à jour le tableau de suivi des règles douanières en Tunisie et s’assure que les tableaux des missions Libye et Maroc sont mis à jour régulièrement 
• S’assure du choix des transporteurs et des moyens de transport les plus adéquats selon le type de bien à acheminer 
• Contrôle la mise en place des règles de transport pour les missions Maroc et Libye 
• Supervise la réception des marchandises et la livraison du matériel jusqu’à sa destination finale 
• Mets à jour les documents en lien avec la gestion du stock selon les standards HI 
• Contrôle de façon régulière les tableaux de suivi de transport et de stock des missions Libye et Maroc et informe le responsable logistique Région de l’état de suivi des tableaux. 

3- Coordination de l’information 

• Participe aux réunions de coordination de la mission Tunisie ; assiste le responsable logistique régional sur les réunions de coordination des missions Libye et Maroc sur les questions d’approvisionnement. 
• Participe régulièrement aux réunions avec les programmes Tunisie en lien avec les questions de gestion de la chaîne d’approvisionnement, tiens informé les managers de projet des avancées des achats et des livraisons. 
• Garantis un conseil sur toutes les questions liées à la chaîne d’approvisionnement : propose des nouveaux fournisseurs, se tiens à jour des évolutions du marché et s’assure du partage de l’information. 
• Assure des réunions régulières avec la finance que ce soit pour la planification des activités, la trésorerie, mais aussi le contrôle interne et la préparation d’audit. 
• Participe aux réunions logistique à Tunis, relais le responsable logistique régional sur certaines réunions logistiques avec la mission Libye et Maroc.