Chargé de logistique technique – Handicap International Retour vers les opportunités

Programme :Tunisie-Maroc -Lybie
Lieu de mission :TUNISIE / TUNIS
Fonction :Chargé de logistique technique- Tunis

Date de démarrage : 01/04/2019
Type de contrat : CDD de droit national Tunisien avec une période d’essai

Dimension du poste:

– Le/la Chargé de logistique technique- Tunis est sous le management direct du responsable logistique régional
– sa mission : Gérer la logistique technique pour la mission Libye, Tunisie, Maroc, dans le respect des standards de Handicap International (HI) et en lien avec les règles des bailleurs institutionnels dans le but de garantir le support logistique des activités développées.

INFORMATIONS SUR LE CONTEXTE 

Supérieur hiérarchique : responsable logistique régional 

PRESENTATION DE L’ONG 

Humanité et Inclusion, le nouveau nom de Handicap International, est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes, œuvrant notamment aux côtés des personnes handicapées pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. 

Nous aspirons à un monde solidaire et inclusif, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ». 

Pour plus d’information sur l’association : http://www.handicap-international.org 

Description de la fonction : 

1- Gestion de la logistique technique 

-S’assurer de la mise en place des procédures logistiques techniques (équipement, télécommunication, informatique, gestion des véhicules, gestions des bâtiments) pour les trois missions (Tunisie, Libye, Maroc)

-Consolide les tableaux de suivis logistiques, et les mets à jours de façon quotidienne pour la mission Tunisie

-Contrôle de façon régulière les tableaux de suivis de véhicules et d’équipements des missions Libye et Maroc ; apporte les recommandations nécessaires et s’assure du suivi et de la mise en place des correctifs

-Mets en place les outils de contrôle interne et s’assure du respect des règles sur les 3 missions

-Participe aux formations des salariés de HI sur les outils, standards et procédures de la logistique

-Prépare la partie technique des audits (gestion des équipements et véhicules) qu’ils soient réalisés au siège ou sur le terrain ; vérifie les informations provenant du département finance et consolide les documents logistiques en vue de faciliter leur traitement.

-Garantis l’archivage physique et numérique des documents liés à la logistique technique, apporte des recommandations quant aux standards mis en place, dans le respect des règles HI et en lien avec les exigences des bailleurs de fonds institutionnels 

-Participe à la diffusion des mises à jour des règles des bailleurs de fond. Il/elle se tient informer des évolutions, les synthétise dans les tableaux de suivis HI/Bailleurs et informe les missions lors de modification. 

-Collabore avec les partenaires HI : mets en place les formations sur la logistique technique afin de s’assurer que la mise en place des activités en respectant les standards HI ; contrôle de façon régulière les tableaux de suivis et effectue des échantillonnages sur le suivi des véhicules et la gestion des équipements

-Visite les Bases en Tunisie, peut être amené à visiter les bases sur la région. 

2- Gestion du parc de véhicule et des moyens de transport 

-En lien avec le responsable logistique régional, définit les moyens de transport les plus adéquat et développe une politique de contrat cadre

-Définis et suis les règles de déplacement pour les véhicules et les autres moyens de transports en lien avec les politiques de sécurité & de sureté de HI, les règles des bailleurs de fonds, la législation du pays.

-Organise et assure le déplacement des salariés de HI entre les missions : mets en place des calendriers de déplacement, réserve les billets d’avion et réserve les liaisons aller/retour depuis/vers l’aéroport ;

-Mets en place les plans de déplacement sur la Tunisie et garantis le suivi. Contrôle la mise en place des plans de déplacement sur les missions Libye et Maroc.

-Via le suivi des véhicules, s’assure pour les trois missions que la flotte est optimisée, en bon état de fonctionnement et respectent les normes de sureté & de sécurité.

-Consolide le tableau de suivi des véhicules à Tunis et monitor principalement le suivi du carburant et les coûts kilométrique. -Assure que les indicateurs sont bien suivis pour les missions Maroc et Libye et apporte des recommandations.

-Vérifie que les documents et matériels nécessaires à la gestion de la sureté et de la sécurité sont bien présents dans les véhicules. Forme les salariés à leur utilisation.

-Assure l’archivage des documents liés à la gestion des véhicules et des transports. Dans le respect de la politique de gestion de véhicule mise en place par HI, gère la maintenance des véhicules avec les garages.

-Vérifie les contrats d’assurances et gère les contacts avec les compagnies d’assurance. 

3- Gestion des équipements 

-Valide le choix des équipements les plus adaptées à la mise en place des activités en lien avec les procédures HI.

-Assiste le responsable logistique dans la définition de la politique de gestion des équipements, dans les procédures et standards logistique qui s’appliques aux missions, et dans le suivi de gestion des équipements

-Remplis le tableau de suivi des équipements pour la mission Tunisie, réconcilie les données électronique et physique, assure l’archivage papier et électronique des données.

-Vérifie la pertinence des tableaux de suivis des équipements des missions Libye et Maroc. Apporte des conseils si nécessaire et s’assure du suivi des recommandations.

-Fait un inventaire régulier des équipements sur la mission Tunisie. Mets en place une politique d’inventaire pour la mission Maroc et Libye.

-Mets à disposition les équipements auprès des salariés de HI, forme les salariés à leur utilisation, fait le suivi du matériel et vérifie les entrées & sorties des équipements.

-Assure la traçabilité des équipements, mets en place une politique de maintenance en collaboration avec le service approvisionnement et en lien avec la politique HI.

-Vérifie que les moyens de communication sont adéquats aux besoins, assure une veille technologique, et conseille la mission sur les évolutions du marché de la télécommunication.

-Travaille en collaboration avec le prestataire informatique. Renforce les compétences des salariés via des formations et des tutoriaux, corrige les problèmes informatiques mineurs, et garantis le suivi du parc informatique avec le prestataire.

-Garantis les échéances de la remise des rapports bailleurs et HI. Vérifie la véracité des données et les transmets aux personnes concernées.

-Remplit le tableau de suivi informatique : contacte le siège pour les créations/suppressions d’adresses mails, tiens à jour la liste des contacts, le welcome kit, le suivi des licences informatiques, etc. 

4- Responsable de la gestion des bâtiments (Bureaux et maisons à Tunis) 

-Responsable de la recherche et de l’identification des locaux de travail et de vie pour la mission en Tunisie.

-Garantie les bonnes conditions de travail pour les salariés HI présents dans le bureau à Tunis : vérifie que les règles de sécurités et de suretés sont appliqués, garantit la maintenance du bâtiment et contact les artisans en cas de faille. -Garantis les bonnes conditions de vie pour les salariés expatriés. Vérifie que la politique RH HI est respectée, veille aux bonnes relations avec les propriétaires et aux respects des échéances des payements.

-Garantis les bonnes conditions d’arrivée et de départ de tout staff international HI de l’aéroport jusqu’à son lieu d’habitation (hôtel, maison collective). Participe à l’induction de tout salarié lors de son arrivée, lui explique les règles de gestion des bâtiments, lui transmets les documents et équipements nécessaires, en assure le suivi.

-Visite régulièrement l’ensemble des locaux HI en Tunisie (Bureaux/maisons)

-Analyse les contrats d’assurances et assure le suivi régulier avec les compagnies d’assurances

-Monitor les contrats des coûts réguliers des locaux (eaux, électricités, etc.)

-Assure l’application des règles de sécurités et de suretés des locaux (extincteurs, gestion des clés, kit de premiers secours, etc.)