ATP + Recrute une Secrétaire Retour vers les opportunités

Cadre général :

Dans le cadre de la mise en œuvre de la subvention VIH Sida du programme de partenariat avec le Fonds Mondial de lutte contre le Sida, la tuberculose et le paludisme intitulé « Appui au partenariat et au renforcement de la riposte à la menace d’extension du VIH/Sida en Tunisie », l’association Tunisienne de prévention positive recrute un secrétaire dont les taches attribuées sont décrites ci-dessous.

 Principales attributions :

Assurer la documentation de différentes activités de l’association, la rédaction et la traduction des rapports et des documents utilisés par le personnel.

Liens hiérarchiques et opérationnels :

• Chef hiérarchique : Président de l’association
• Superviseur hiérarchique : Coordinateur du Programme
• Relations opérationnelles : Le personnel de l’association et les tiers traitant avec l’ATP+.

Description des tâches :

Enregistrer le courrier arrivé et départ

Réceptionner et envoyer les courriels

– Trier, diffuser et faire suivre les mails aux personnes concernées

– Gérer quotidiennement l’agenda du coordinateur du programme

– Prendre des RDV pour des personnes internes et externes .

– Préparer les réunions des membres du comité directeur et du personnel de l’association ;

– Assurer la prise de notes lors des différentes réunions de l’association et rédiger les comptes rendus (CR).

– Diffuser les CR de réunions (intranet)

– Procéder à la classification et l’archivage sous forme papier et électronique des documents et dossiers de l’association

– Aider à la collecte des documents et rapports des éducateurs pairs, les rapports de mission et les PV de réunions internes et externes

– Traduire les documents administratifs (arabe, français- anglais) des documents : rapport, PV de réunion, mails, etc.

– Elaborer des documents administratifs internes (TDR, Agenda, ordre du jour des réunions, ordre des missions, courrier relatif aux sessions de formation, communiqués de presse, des demandes, des lettres et des abstracts)

– Archiver sous forme papier et électronique les documents du Fonds mondial

– Assurer le standard (effectuer et recevoir les appels téléphoniques)

– Gérer le stock des fournitures de bureau

– Faire le rapport trimestriel des consommations en fournitures de bureau

– Exécuter au besoin d’autres taches de même nature

– Assurer toutes les tâches rentrant dans ses compétences et dans le cadre de la mise en œuvre des activités du Programme.

Livrables et documents à fournir :

Time sheet personnel dûment renseigné et cosigné avec le Coordinateur du Programme et le président de l’association.

Période du contrat :

La durée du contrat est de trois mois renouvelable. La durée cumulée du contrat correspond à la durée de mise en œuvre du plan d’action de l’association et ne peut dépasser la période de mise en œuvre contractuelle de la subvention (2016 – 2018).