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Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) – GIZ Tunisie Retour vers les opportunités



Échéance

05 Janvier 2021 Il y a 4 mois

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Détails de l'opportunité

Régions concernées par cette opportunité: Tunis et 1 autre(s) régions
Domaines concernées par cette opportunité: Développement économique et social

Contexte

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ est présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de ministères fédéraux Allemands, des projets dans le cadre de la coopération tuniso-allemande.

Dans le cadre du projet Digital4Reforms, le Bureau de la GIZ à Tunis recherche un(e) Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) qui sera basé (e) à Tunis.

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • Assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;
  • assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet/programme et avec le Bureau de la GIZ ;
  • classer des documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
  • appuyer le conseiller technique principal (CTP) dans ses fonctions administratives (par ex. achat de billets d’avion).

Attributions

Travaux de secrétariat et prestations de services

Le/la titulaire du poste

  • Organise et coordonne le planning du/de la responsable du contrat et de la coopération ;
  • répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
  • gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
  • s’occupe de la correspondance nécessaire (réponses) ;
  • établit et organise les supports d’information pour le/la responsable du contrat et de la coopération ou pour les réunions ;
  • prête assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;
  • soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels et l’achat de billets d’avion ;
  • participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
  • photocopie et numérise des documents en fonction des besoins.

Coordination et gestion de bureau, coordination générale

Le/la titulaire du poste

  • Dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir ;
  • signale-les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service d’administration des projets et organise et contrôle-leur entretien/réparation.

Administration et gestion des connaissances

Le/la titulaire du poste

  • Constitue un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tient à jour en permanence ;
  • aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers ;
  • classe quotidiennement le courrier entrant et le courrier sortant.

Tâches à caractère général

Le/la titulaire du poste

  • Veille au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc. ;
  • organise et coordonne le travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui.

Début de l’emploi : Le plus tôt possible Lieu de Travail : Tunis / Tunisie
Type de contrat : Contrat de travail national à durée déterminée

Critères d'éligibilité

  • Être titulaire d’un BTS ou une licence en gestion, économie ou autre domaine afférent
  • Au moins 1 à 3 ans d’expérience à un poste similaire
  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays ; connaissances en allemand souhaitées
  • Bonnes capacités de gestion et d’organisation
  • Attitude centrée sur les clients et les services

L'opportunité a expiré

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Offre d'emploi Publié sur Jamaity le 28 décembre 2020


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