Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) – GIZ Tunisie Retour vers les opportunités

Contexte

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ est présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de ministères fédéraux Allemands, des projets dans le cadre de la coopération tuniso-allemande.

Dans le cadre du projet Digital4Reforms, le Bureau de la GIZ à Tunis recherche un(e) Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère) qui sera basé (e) à Tunis.

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;
• assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet/programme et avec le Bureau de la GIZ ;
• classer des documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• appuyer le conseiller technique principal (CTP) dans ses fonctions administratives (par ex. achat de billets d’avion).

Attributions

Travaux de secrétariat et prestations de services

Le/la titulaire du poste

• Organise et coordonne le planning du/de la responsable du contrat et de la coopération ;
• répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
• gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
• s’occupe de la correspondance nécessaire (réponses) ;
• établit et organise les supports d’information pour le/la responsable du contrat et de la coopération ou pour les réunions ;
• prête assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;
• soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels et l’achat de billets d’avion ;
• participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
• photocopie et numérise des documents en fonction des besoins.

Coordination et gestion de bureau, coordination générale

Le/la titulaire du poste

• Dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir ;
• signale-les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service d’administration des projets et organise et contrôle-leur entretien/réparation.

Administration et gestion des connaissances

Le/la titulaire du poste

• Constitue un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tient à jour en permanence ;
• aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers ;
• classe quotidiennement le courrier entrant et le courrier sortant.

Tâches à caractère général

Le/la titulaire du poste

• Veille au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc. ;
• organise et coordonne le travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui.

Début de l’emploi : Le plus tôt possible Lieu de Travail : Tunis / Tunisie
Type de contrat : Contrat de travail national à durée déterminée