Assistant Administratif et Financier -Expertise France Retour vers les opportunités

Description de la mission:

Les principales missions seront les suivantes :

Gestion financière :

• Assure le suivi financier des projets et élabore les documents de suivi financier,
• Élabore les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets),
• Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le Siège et/ou depuis le compte bancaire local,
• Corrige et consolide les journaux caisses et bancaires du terrain,
• Vérifie la conformité des pièces justificatives et des factures,
• Tient à jour les tableaux de bord existants,
• Effectue les rapprochements comptables,
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords),
• Assure le suivi des audits (internes et externes),
• Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Gestion administrative :

• Prend en charge la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention,
• Rédige les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
• Met à jour les tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances),
• Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.),
• Met en forme, indexe, classe et archive divers documents.

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux, etc.)
• Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.)
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
• Gère un portefeuille de prestataires,
• Assure le respect des procédures d’achat interne et externe.

Réponses aux appels d’offres :

• Appuie la préparation d’appels d’offres (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions, etc.)

Description du projet ou contexte:

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

SITUATION / POSITION :

Direction des Opérations – Département GEFI

En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à être mobilisé-e plus largement au niveau du département dans sa globalité.