Intitulé du Poste : Administrateur de projet

Rapporte au : Directeur des affaires financières et administratives

Supervise : N/A

Grade: Professionnel 1

Division & Department:         Finance & Administration 

Date:                                         15 Mai 2022

I- Contexte:

Le WWF est l’une des plus grandes organisations de conservation de la biodiversité au monde; sa mission est d’enrayer la dégradation de l’environnement naturel de la planète et de construire un avenir dans lequel les humains vivent en harmonie avec la nature.

Le WWF a commencé à opérer en Tunisie depuis 1994 et est actuellement présent avec des bureaux établis tant en Tunisie (WWF Mediterranean North Africa ou WWF NA) qu’au Maroc et met en œuvre le programme de conservation du WWF dans toute la région de l’Afrique du Nord pour sauvegarder les milieux naturels et les espèces qui y vivent, assurer la promotion de modes de vie durables, former les décideurs, accompagner les citoyens dans leur effort de réduction de leur empreinte écologique et contribuer à l’éducation environnementale des jeunes.

• Fonctions principales:

Sous la supervision directe du directeur des opérations Finance & Administration du WWF NA, ou de la personne déléguée à cette tâche, et en étroite coordination avec les gestionnaires du projet, l’administrateur prend en charge l’accomplissement et l’exécution des tâches administratives liées aux opérations générales du WWF NA et un ou des projets plus spécifique(s) («les projets») assignés par le superviseur avec, cependant, une grande indépendance, en faisant preuve d’initiative et de discernement. L’intéressé doit avoir une bonne connaissance des normes et politiques du réseau WWF, ainsi que des connaissances de base pertinentes de la législation locale (impôts, rapports financiers, gestion des ressources humaines) en Tunisie et dans les pays où les opérations WWF NA sont mises en œuvre. Il assurera une liaison efficace avec les autres membres du personnel des Unités Finance / Administration du WWF NA et d’une manière plus générale, avec les autres membres du personnel du WWF sur les projets qui lui sont confiés dans la région NA ainsi qu’avec les partenaires du projet WWF NA.

En particulier, l’Administrateur sera responsable du cycle administratif et logistique global lié à la mise en œuvre des projets, y compris la budgétisation et les rapports financiers, l’appui aux opérations de vérification et d’audit, la gestion des recettes et des dépenses, la logistique et les déplacements du personnel de soutien ainsi que les événements liés à la mise en œuvre des projets

•  Devoirs et responsabilités:

• Budgétisation, administration et rapports financiers pertinents au projet

1. Aider au processus de développement de proposition de projet pour le compte du WWF AN, en particulier en ce qui concerne la préparation des budgets, les flux de trésorerie et l’analyse des coûts. Cela comprend la compréhension et la mise en œuvre des exigences des bailleurs de fonds en ce qui concerne l’éligibilité des coûts et les options de cofinancement.
2. Aider à la préparation des budgets annuels et de l’analyse des coûts pour le WWF AN pour la structure organisationnelle du WWF NA à Tunis et pour les opérations et projets du WWF dans la région NA.
3. Surveiller et ajuster le budget des projets selon les besoins pour assurer le respect des conditions contractuelles des donateurs et des normes et politiques du WWF; surveille régulièrement l’état des dépenses des projets par rapport au budget alloués, préparer des prévisions et discuter de la réallocation potentielle du budget avec les gestionnaires de projets et le directeur F&A si nécessaire; aider à la préparation des avenants au contrat de projet au besoin.
4. S’assurer de la conformité des dépenses des projets avec les objectifs et le budget alloué; interagir étroitement avec les fonctions de comptabilité du WWF AN pour s’assurer que les transactions financières pertinentes aux projets sont correctement

enregistrées dans les comptes du WWF AN avec une référence appropriée au numéro de projet et aux codes budgétaires de manière à ce qu’ils puissent être facilement identifiés et distingués des autres transactions de projets du WWF AN aux fins du reporting des projets et des vérifications et opérations d’audit.

1. Soutenir le team en charge des projets dans la préparation des feuilles de temps mensuelles conformément aux exigences de reporting du donateur du projet en veillant à ce que le temps passé sur les projets soit correctement et précisément rapporté.
2. Répondre de la préparation des rapports financiers pour les projets assignés conformément aux contrats avec MedPO, d’autres bureaux du WWF ou des institutions donatrices; veiller à ce que les rapports financiers soient traités en temps opportun et conformément aux exigences des donateurs
3. Prêter son assistance sur les procédures d’audit interne ou externe requises par la législation locale, le WWF MedPO ou d’autres bureaux du WWF ou des donateurs externes.
4. Répondre aux questions d’ordre administratif du responsable des finances et de l’administration du WWF Med NA, des chefs des projets attribués, des donateurs, de l’Unité des finances du WWF Med NA, du WWF International

Demandes de financement de projets, passation de marchés, contrats et procédure de paiement:

1. Préparer et soumettre les demandes de financement aux donateurs du projet selon les conditions contractuelles; surveiller la réception des paiements demandés par les donateurs et s’assurer qu’ils sont correctement enregistrés dans les comptes du WWF NA conformément aux références des donateurs et des projets.
2. Assumer la responsabilité, en coordination avec les Chefs de Projets et le Responsable F&A, de la procédure de passation des marchés pour l’achat de biens et services liés à la mise en œuvre des Projets, en s’assurant du plein respect du droit tunisien et international, des normes et politiques du WWF ainsi que des Règles d’achat spécifiques du donateur de projets.
3. Assumer la responsabilité de la préparation et de la gestion administrative des contrats inhérents à la mise en œuvre des opérations et des projets de conservation du WWF NA (partenaires d’exécution, bénéficiaires, consultants, fournisseurs et autres tiers) en veillant au respect des normes du WWF, des procédures et des pouvoirs de signature du WWF NA , l’accomplissement des obligations légales et fiscales et le paiement dans les délais conformément aux conditions contractuelles en liaison avec les chefs de projet / coordinateurs concernés et le responsable des opérations / F&A du WWF NA
4. Tenir et mettre à jour une liste de contrôle des paiements conformément aux conditions contractuelles convenues avec les tiers contractuels.
5. Réceptionner vérifier les factures et les demandes de paiement des prestataires, consultants, bénéficiaires et partenaires du projet, en s’assurant qu’ils sont conformes aux conditions contractuelles et correctement référencés au budget des Projets. S’assurer que les factures et les demandes de paiement sont payées dans les délais et dans le respect des conditions contractuelles, des normes et politiques du WWF et selon la procédure de paiement du WWF NA en termes d’autorisation et de limites de signature bancaire, que les paiements sont correctement enregistrés dans les livres du WWF NA et bien documentés et classés pour un suivi facile lors des contrôles comptables, des rapports financiers et des vérifications d’audit.
6. Veiller au respect des conditions contractuelles et des obligations des partenaires de projets, en mettant particulièrement l’accent sur le reporting sur les projets, en fournissant des orientations et en veillant à la réception des rapports en temps voulu. Examiner les rapports financiers des partenaires du projet, des bénéficiaires ou des exécutants, en s’assurant que les dépenses sur le terrain sont conformes aux budgets contractuels approuvés. Effectuer des visites pour les contrôles administratifs dans les lieux où le travail sur le terrain des projets est mis en œuvre (ou dans d’autres bureaux du WWF en dehors de la Tunisie) lorsque cela est nécessaire.
7. Tenir à jour le classement électronique et sur papier des informations administratives et financières pertinentes (documentation relative aux marchés, contrats, factures, feuilles de temps du personnel, rapports financiers et autres documents pertinents).

Support aux déplacements de l’équipe en charge du Projet, à l’organisation et à la logistique des événements Projets:

1. Soutenir les membres du team des projets, les consultants externes et les participants aux événements pertinents aux projets sur la préparation des demandes de déplacement et des rapports de dépenses, la réservation de voyages, les demandes de visa et autres exigences logistiques liées aux voyages et déplacements du personnel.
2. Coordonner, en étroite liaison avec l’équipe du projet, la logistique des événements du projet (formations, ateliers, événements médiatiques, réunions, conférences et événements similaires) en soutenant les concernés, les invitations aux participants, la réservation de voyages et d’hôtels, la location de locaux, l’obtention de visas pour les participants étrangers, l’achat de biens et de services et autres exigences logistiques liées aux événements. Soutenir les équipes de projets dans la préparation et la distribution du matériel pertinent et des documents post-événement et autres exigences;

Assistance générale au responsable des opérations / F&A du WWF NA:

1. Assister le responsable des opérations / F & A du WWF NA dans la mise en œuvre quotidienne des tâches financières et administratives et autres procédures.
2. Collaborer quotidiennement avec une agence comptable externalisée, définir les besoins et proposer éventuellement des changements pour améliorer les rapports financiers.

1. Aider à la clôture mensuelle des livres et au rapprochement des comptes bancaires.
2. Examiner toutes les listes de transactions pour s’assurer que les informations sont raisonnables et correctement imputées au projet approprié. Surveiller l’utilisation et le flux des fonds sur tous les comptes du projet en fonction des contraintes budgétaires.
3. S’assurer que les politiques et procédures financières et administratives du réseau WWF sont correctement mises en œuvre dans le pays et adaptées aux conditions locales.

• Autres tâches:

1. Différentes tâches et missions, ayant le même niveau professionnel que ceux énumérés ci-dessus et potentiellement référés à d’autres projets ou activités du WWF NA, peuvent être confiées à l’administrateur par le superviseur pendant la durée de l’emploi, à condition qu’ils n’impliquent pas un charge de travail totale dépassant la norme de 8 heures de travail par jour..

• Exigences minimales et compétences :

• Diplôme universitaire dans le domaine de la comptabilité et / ou de l’administration
• 3 ans d’expérience professionnelle dans des domaines liés à la finance et à l’administration dans des ONG ou dans le secteur privé
• Utilisateur avancé des applications MS Office (en particulier en ce qui concerne le traitement de texte, la préparation du budget et les tableurs, les systèmes d’enregistrement de bases de données, le courrier électronique).
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en langue maternelle et en français et anglais.
• Très bonne maîtrise de la planification financière, de la budgétisation, des contrats et des transactions bancaires
• Connaissance avancée des techniques comptables, des normes tunisiennes et des logiciels.

Compétences:

• Etre une personne qui se focalise sur les résultats avec une attention particuliére aux détails et à la précision;
• Avoir une attitude positive et qui inspire la confiance avec une excellente conscience culturelle et une grande sensibilité;
• Intégrité personnelle et confidentialité élevée;
• Aptitude à travailler avec un esprit d’équipe
• Comprendre et illustrer les comportements du WWF;
• Capacité à gérer plusieurs tâches, à travailler sous pression et à respecter les délais tout en maintenant de bonnes relations de travail face à des demandes contradictoires;

Relations de travail:

1. En Interne : rend compte et interagit régulièrement avec le responsable F&A du WWF NA (le superviseur direct); coordonne étroitement et interagit avec le chef de projet principal et les autres membres de l’équipe des projets qui lui sont affectés
2. En Externe : Interagit avec une grande variété de personnes, y compris les organisations partenaires, les consultants externes, les donateurs, les fournisseurs, les consultants externes pour le paiement, les banques, les agences de voyage, les hôtels, les prestataires de services et les fournisseurs d’équipements.