UNOPS recrute un(e) chef de projet Retour vers les opportunités

Background Information – Job-specific

Sous l’autorité du Directeur du Bureau à Tunis et sous la supervision du chef de Programme, le Chef de Projet (CP) est responsable de la mise en œuvre technique et opérationnelle du projet .Il / elle devrait satisfaire et atteindre les résultats escomptés du projet.

Le titulaire du poste doit s’assurer de la conformité aux politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et procédures du Système de Management de la Sécurité de l’ONU et celui de l’UNOPS en Tunisie.
Functional Responsibilities

Le Chef de Projet doit s’assurer que la gestion du projet se fasse suivant les bonnes pratiques de l’UNOPS en la matière, que le projet réalise les produits avec la qualité requise et dans les temps requis et en accord avec le budget disponibles à cet effet ; Et ce, tout en adressant et minimisant les risques que le projet peut rencontrer durant sa mise en œuvre. Il est également responsable de l’atteinte des résultats du projet tenant en considération les aspects suivants :

A. Structure du Projet :

• Etablir et maintenir des structures organisationnelles et de gouvernance ainsi que des processus efficaces pour la mise en œuvre du projet avec l’appui du bureau de Tunis.
• Gérer le temps et les contributions des experts impliqués dans le projet avec la collaboration étroite de la structure du bureau de Tunis.

B. La gestion des relations avec les parties prenantes:

• Etablir une excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes.
• Gérer les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient aptes à
• recevoir les produits.
• Conseiller le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
• Gérer le flux d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et le personnel de projet.
• Rester en liaison avec les bénéficiaires concernés pour maintenir leur participation et support.

C. La gestion du projet pour l’atteinte des résultats:

• Préparer, faire valider par l’UNOPS/Tunis et approuver par le CP les plans de travail annuels ou semestriels, au besoin, et reflétant les résultats envisagés et les décisions prises au niveau de la première réunion du CP.
• Assurer la mise en œuvre des plans de travail validés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
• Produire tous les rapports mentionnés dans l’accord legal avec le client et les soumettre en relation avec les besoins des partenaires nationaux et internationaux.
• Produire et faire valider trimestriellement en interne les plans de travail détaillés
• Produire mensuellement un rapport d’avancement présentant les données financières, techniques et administratives du projet, les risques en cours et incidences à traiter ainsi que toute autre donnée pertinente pour assurer un suivi renforcé du projet, suivant les procédures et modèles internes de l’UNOPS/Tunis.
• Informer le comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au plan. En cas d’écart, produire et diffuser les rapports d’exception suivant les procédures et modèles établis par UNOPS / Tunis.
• Optimiser l’utilisation des ressources humaines et financières disponibles pour le projet et ce afin d’atteindre les objectifs et résultats.
• Gérer la mise en œuvre du projet pour l’atteinte des produits et résultats requis tout, en respectant les procédures et règlements de l’UNOPS.
• Identifier et gérer les risques afin d’atteindre au maximum les objectifs escomptés.
• Gérer la réalisation et vérifier la qualité des produits et résultats du projet et s’assurer de leur acceptation par les partenaires au niveau national et international.
• Surveiller et évaluer la performance des consultants et/ou des prestataires de services intervenant dans le cadre du projet.
• Identifier et signaler à la direction de l’UNOPS les opportunités potentielles pour la contribution de l’UNOPS dans d’autres projets ou initiatives dans le pays.
• Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
• Gérer les changements, évaluer leur impact sur le budget, le calendrier d’exécution, la qualité ou tout autre domaine pertinent, et les faire approuver par l’autorité compétente.

D. Tâches techniques et de gestion :

• Diriger le projet et faire le suivi de la mise en œuvre des activités suivant le plan de travail approuvé.
• Assurer que les sous-traitants et consultants performent leurs actions dans les temps avec qualité et produisent les rapports requis dans les délais.
• Organiser et coordonner les achats de biens et services dans le cadre du projet en accord avec les règlements et les procédures de l’UNOPS et le support du Bureau de Tunis.
• Valider et approuver les documents et autres matériels préparés par les sous-traitants et consultants.
• Gérer les appels d’offres et évaluer les contrats du point de vue technique, obtenir l’accord du Comité d’Approbation des Contrats du Siège (HQCPC), préparer l’ébauche du document de contrat et correspondance et ce avec l’appui du bureau de Tunis et du Bureau Régional.
• Faire le suivi budgétaire du projet, suivi des dépenses en rapport avec le plan de travail. Valider et contrôler les avances (s’il y a lieu) pour les sous-traitants.
• Faire le suivi rapproché et la supervision de toutes les composantes de travaux et/ou services à pourvoir, y inclut l’administration des contrats pour les travaux physiques, et donner du conseil technique et de l’assistance aux sous-traitants et consultants.
• Conseiller sur les bonnes pratiques environnementales et contrôle durant la construction et minimiser ou éliminer l’impact environnemental des travaux.
• S’assurer de la mise en place d’un système de contrôle qualité des produits livrés efficace ainsi que du système UNOPS de gestion Hygiène, Santé, Sécurité et Environnement.
• Superviser les sous–traitants sur le site des travaux pour s’assurer que le travail s’effectue avec les plus hauts standards attendus de l’UNOPS et en accord avec les spécifications techniques de l’UNOPS et du projet.
• Evaluer les travaux effectués par les sous-traitants, mesurer le travail accompli et s’assurer du paiement dans les temps du travail accompli en fonction du calendrier de paiements prévu dans les contrats.
• Gérer l’ensemble des contrats et communications avec les sous-traitants et entreprises contractées suivant les procédures et modèles UNOPS. En cas de litige, s’assurer du support du Group légal du siège de l’UNOPS.
• Assurer que les sous-traitants et les superviseurs de site exécutent les travaux ou services conformément aux plans de travail validés pour compléter le travail dans les temps prescrits.
• Faire la liaison avec les ingénieurs coordinateurs des autres agences du Système des Nations Unies (SNU) en Tunisie et qui opèrent dans des projets similaires, s’il y a lieu, afin de coordonner les actions et permettre le partage des ressources et équipement.
• Appliquer les principes de gestion de projet afin que les projets soient mis en œuvre avec succès, dans les temps et le budget prévue ainsi que la qualité attendue.

E. Développement des capacités:

• Organiser des ateliers/formation pour le personnel du projet et la contrepartie nationale pour partager savoir et expériences.
• Fournir de la formation et du transfert de technologie au personnel national et ceux de la contrepartie nationale ainsi que le personnel concerné des sous-traitants. Aussi, conseiller sur les bonnes pratiques de gestion de projet et de construction.
• Promouvoir la technologie et les standards techniques appropriés ainsi que les méthodes de construction prenant en compte les besoins sociaux et les conditions techniques et de gestion relatifs au développement des capacités du personnel gouvernemental tout en étant en conformité avec les standards internationaux d’ingénierie et en respect des Droits de l’Homme.

F. La conformité aux procédures:

• S’assurer que les consignes et les directives de l’UNOPS en matière de gestion de projet, en général et ceux des projets d’infrastructure durable en particulier, soient respectées (les Directives Organisationnelles et les Instructions Administratives) et ce avec l’appui du bureau de l’UNOPS à Tunis.
• Préparer/adapter les plans de passation de marché pour approbation par le bureau de Tunis.
• Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
• Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i) documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes.
• Rédiger les rapports suivants :
  • Rapports des points clés
  • Rapports de fin de séquence
  • Liste de vérification de clôture du projet
  • Rapport de fin de projet
  • Rapport de livraison des produits
• Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
• Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
• Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien avec le projet.
• Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel.
• Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis).
• Si le chef de projet n’est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision.

G. La Gestion des connaissances:

• Participer aux Communautés de Pratique au sein de l’UNOPS qui sont pertinentes.
• Interagir activement avec d’autres Chefs de Projets de l’UNOPS et de la communauté des gestionnaires de projet afin de partager les études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques sur le système de connaissances. Ceux-ci pourraient être utiles pour la mise en œuvre du projet.
• Fournir des recommandations pour la pratique Infrastructures concernant la politique, le soutien, les conseils dans le but d’amélioration continue des politiques UNOPS en la matière.
• Etablir les leçons apprises et les intégrer dans le format des rapports afin de faire bénéficier la contrepartie nationale et aussi la communauté de pratique concernée à l’UNOPS.
• H. Gestion du personnel:
  • Diriger et motiver l’équipe de projet y compris les sous-traitants et consultants.
  • S’assurer que les besoins et les responsabilités des membres de l’équipe, des consultants et sous-traitants du projet sont établies et compris.
  • S’assurer que les évaluations des performances sont effectuées de façon régulière et ce suivant les procédures de l’UNOPS.
  • Identifier le personnel avec du talent et ayant une performance exceptionnelle et le porter à l’attention du Directeur du bureau de l’UNOPS à Tunis.
  • Avoir une connaissance des modalités des contrats du personnel UNOPS (en particulier l’ICA (Individual Contract Agreement) avec l’appui du bureau de l’UNOPS à Tunis.
  • Participer dans la sélection et la formation de l’équipe du projet, des sous-traitants et consultants tel que requis par les plans de travail du projet.
  • Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions.
  • Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions.
  • Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).

I. Rapports:

• Produire des rapports réguliers en accord avec les indications du donateur (l’Union Européenne), la contrepartie nationale (Ministère de la Justice) et l’UNOPS.
• Maintenir des journaux de bords et rapports d’avancement comme requis par les procédures standards de l’UNOPS
• Participer à des réunions de coordination au besoin, et arranger et recevoir des missions officielles de la contrepartie nationale, du donateur et de l’UNOPS ou autre partenaire au besoin.
• Performer d’autres tâches nécessaires au succès du projet comme indiqué par le Chargé de Programme de l’UNOPS/Tunis et/ou le Directeur du bureau de l’UNOPS à Tunis.