L’UNESCO et le Ministère de la jeunesse et des sports lancent un appel à consultation Retour vers les opportunités

Assistance technique pour la Conception d’un cahier des

charges d’un Portail d’information destiné aux jeunes

Projet pour le Ministère en charge des affaires de la Jeunesse et des Sports Tunisie

Dans le cadre d’un partenariat avec l’UNESCO, le Ministère de la jeunesse et des sports, souhaite recruter un(e) consultant(e) afin de développer des cahiers de charges pour un portail d’informations englobant les services destinés aux jeunes

1) Contexte de l’action

Le droit d’accès à l’information (DAI) est consacré dans la nouvelle Constitution (art 32), et légalement, depuis l’adoption de décret‐loi n° 41 de 26 Mai 2011 et la nouvelle nouvelle loi organique N°2016‐22 du 24 Mars 2016 entré en vigueur fin mars 2017. Bien que le cadre législatif de la Tunisie soit considéré comme très avancé par les observateurs spécialisés, il montre néanmoins une faiblesse dans sa mise en oeuvre.

Les organismes publics, en particulier à l’échelle régionale, sont en retard dans la publication des informations sur leurs sites web. Le nombre de demandes d’accès à l’information reste très faible par rapport aux benchmark. Malgré le nombre réduit, il y a beaucoup de difficultés notamment au niveau du traitement et des réponses à ces demandes.

Malgré les avancées au niveau du cadre juridique et institutionnel régissant le DAI, l’implémentation de ce droit en généralisant son utilisation pour tous les citoyens surtout pour la population et les groupes vulnérables y compris la femme rurale reste un défi. Le DAI n’est pas une fin en soi mais ce droit devrait être utilisé pour améliorer les autres droits économiques et sociaux des citoyens notamment dans les secteurs vitaux à l’instar du secteur de la Jeunesse.

« L’accès à l’information et la capacité à l’analyser et à l’utiliser sont de plus en plus importants pour les jeunes. Le travail en Information Jeunesse peut les aider à réaliser leurs aspirations et peut promouvoir leur participation comme membres actifs dans la société. »1

La disponibilité de l’information sur les programmes, mesures et services destinés aux jeunes est donc une condition préalable à l’amélioration de la qualité du service rendu. Le jeune doit disposer d’informations précises et fiables, dans un délai raisonnable, sur les différents services comme par exemple les services d’insertion sociale, d’accompagnement en emploi etc.

Cela est valable pour tout jeune mais devient plus nécessaire pour les groupes vulnérables ou marginalisés surtout dans les régions les plus démunies.

Etant donné que l’accès à l’information est un droit fondamental dans le processus d’autonomie et de responsabilité des jeunes. S’il apparaît le plus souvent comme facilitateur, Internet met en lumière la nécessité d’adapter l’information aux besoins des jeunes, de la qualifier et de l’accompagner.

Pour répondre à cette évolution technologique et sociologique, le ministère de la jeunesse en partenariat avec l’UNESCO, envisage de piloter l’implémentation d’un système d’informations partagé entre les différents professionnels de l’information et de la jeunesse et être relais d’information pour les jeunes.

Dans ce cadre, le ministère de la jeunesse en partenariat avec l’UNESCO, se propose d’engager une consultation pour l’élaboration d’un cahier des charges pour l’élaboration d’un portail d’information englobant les services destinés aux jeunes, ce cahier de charges permettra de lancer une seconde phase qui aura pour ambition de réaliser la conception, le développement, l’hébergement, le référencement auprès des principaux annuaires et moteurs de recherche, la mise en ligne et la mise à jour périodique d’une plateforme électronique.

2) Objectifs, orientations et champs de la consultance

a. Il s’agit d’élaborer un cahier des charges pour la réalisation d’un portail d’informations qui permettra de produire, de coproduire, d’assembler, de partager et de diffuser la meilleure information possible, pratique et de qualité, à tous les jeunes tunisiens sur tous les domaines qui font partie de la vie des jeunes. Il s’adresse à tous les jeunes anonymement et gratuitement. L’information peut provenir du secteur public, secteur privé ou de la société civile.

b. Le projet vise à mettre en oeuvre la loi d’accès à l’information et l’établissement de mécanismes de consultation du public par les fournisseurs de services destinés aux jeunes dans la région

c. Le cahier des charges a pour objet de fixer les conditions générales pour faciliter dans une seconde étape le choix d’une société de services informatiques ou une association oeuvrant dans le domaine de l’informatique pour la conception, le développement, la mise en oeuvre et la mise à jour périodique d’une plateforme électronique interactive,

d. Les principales orientations assignées à la mission au Système d’Information sont :

• Développer des outils et des mécanismes pour renforcer la divulgation proactive de l’information par les fournisseurs de services (public, privé, société civile) aux jeunes résidants en Tunisie
• Mutualiser des informations et des services destinés aux jeunes : les acteurs de la jeunesse peuvent diffuser toutes informations susceptibles d’intéresser les jeunes, partager et échanger des informations destinées aux professionnels.
• Rendre accessible à chaque professionnel la recherche et la diffusion d’informations sur le système, grâce à un profil professionnel auquel sont attachés des droits spécifiques.
• Pour les jeunes, permettre via un moteur de recherche de trouver rapidement toutes les données utiles à partir d’un mot clé, et la gestion de profil et de flux RSS permet de stocker et d’avoir toutes « ses » informations actualisées.
• Permettre qualité et fiabilité : chacun des acteurs présents dans le système actualise ses propres informations instantanément.
• Diffuser et mettre à jour des données concernant une thématique (contenus ou contacts), ou un événement, ou un organisme (par la création d’une page d’accueil personnalisée).
• Renforcer la demande d’informations par les bénéficiaires des services
• Améliorer la qualité des services rendus selon les besoins exprimés par les jeunes
• Générer une base de données

3) A qui s’adresse la plateforme

(i) Les Jeunes : Les jeunes femmes et hommes de 16 à 35 ans, ainsi que les jeunes à besoins spécifiques qui
souhaitent avoir des informations sur les différents thèmes qui les concernent. Sont les utilisateurs
primaires de la plate‐forme,

Les besoins spécifiques de ce public sont :

• Être informé
• Disposer de ces informations dans n’importe quel lieu
• Disposer de ces informations n’importe quand
• Savoir où s’informer, auprès de qui, quoi y trouver (lieux, professionnels, services)

(ii) ONG/Associations/Acteurs du privé : La société civile peut avoir recours à cette plateforme comme source d’information, pour demander l’information ou pour mettre en ligne de l’information.

(iii) L’administration

(iv) Les journalistes

(v) Cibles indirectes : Il est possible que d’autres utilisateurs appartenant à d’autres catégories s’inscrivent à la plateforme. Ces utilisateurs sont secondaires.

Il s’agit des relais publics (partenaires, parents…) et des professionnels relais en contact avec les jeunes (ex : les professionnels de l’Information Jeunesse, les animateurs, éducateurs, enseignants, travailleurs sociaux, professionnels des mairies…) pour être mieux informés eux‐mêmes et pouvoir informer à leur tour.

Besoins spécifiques de ce public :

• Repérer les ressources (partenaires, services) sur un territoire
• Disposer d’un outil de travail qui peut être partagé
• Pouvoir s’identifier et se profiler
• Savoir où s’informer
• Éditer (sous forme papier) et exporter les contenus

4) Défis

Ce mécanisme doit absolument s’attarder à :

• La méconnaissance des services ;
• Les longs délais d’accès aux services ;
• La complexité des services dans le processus administratif ;
• L’absence de transition entre les services ;
• Le manque de complémentarité des services ;
• Le manque de cohérence dans l’accès général des services publics et communautaires

5) Prestations à fournir et étapes de réalisation

Le/la consultant(e) veillera à obtenir une validation formelle de l’équipe du Ministère de la jeunesse et de l’équipe UNESCO, qui constituent le comité de suivi, à chacune des étapes suivantes

Phase 1 : Orientations et définition de développement du SI

o Objet :

• Définir les grandes lignes de la plateforme. Sur les plans métier, fonctionnel, applicatif et technologique.
• Définir les grandes lignes d’évolution des processus opérationnels de la Direction des Systèmes d’Information du ministère

o Consistance :

• Définition du plan d’urbanisation du SI : architecture fonctionnelle, architecture applicative, architecture technique.
• Définition du système de pilotage opérationnel du ministère et des établissements qui lui sont rattachés.
• Identification des scénarii, points forts, risques, mesures préalables, actions d’accompagnement.
• Organisation d’une réunion pour la présentation des principaux composants du SIG et des différents scénarii.

o Livrables :

• Compte‐rendu des réunions
• Rapport d’orientations du scénario de développement du SI

Phase 2 : Elaboration des termes de références et du cahier des charges techniques et administratifs de la Plateforme en vue de lancer un appel d’offres

o Objet

• Définir l’ordonnancement et les grandes échéances
• Elaborer les termes de références : portefeuille des projets, planification générale, budget, ressources, actions et mesures d’accompagnement, plan de conduite du changement (communication, formation)
• Décrire les structures de suivi et de réalisation du SI ainsi que son fonctionnement

o Consistance

• Identification des actions pour la réalisation de la future Plateforme
• Priorisation des actions et planification générale et annuelle, définition des échéances et budgétisation
• Liste des actions d’accompagnement et Plan de conduite du changement
• Organisation d’une réunion avec les partenaires pour la présentation des actions pour permettre aux responsables d’arrêter les priorités.
• Rédaction du cahier des charges de la Plateforme et du Système de pilotage (CF annexes)

o Résultats

• Les actions sont identifiées et planifiées
• Les actions d’accompagnement identifiées et approuvées.
• Les termes de références techniques et administratifs sont établis.
• Le plan de conduite de changement élaboré et approuvé.
• Les structures de suivi et de réalisation de la Plateforme Collaborative décrites et approuvées.

o Livrables :

• Cahier des charges de la Plateforme et les pièces nécessaires pour lancer un appel d’offres
• Plan de conduite du changement, liste des actions d’actions d’accompagnement et leur budgétisation.
• Compte‐rendu de l’atelier

Durée et lieu d’exécution de la mission

Tout soumissionnaire doit proposer :

• Un programme de travail précisant la méthodologie et le calendrier de mise en oeuvre ;
• Les délais de transmission des rapports.
• L’expert sera appelé à participer à des réunions et missions dans les institutions relevant du MJS et éventuellement dans d’autres organismes.
• Les déplacements et l’hébergement de l’expert (dans le cas où ils excèdent 1 jour) en dehors de Tunis pour les besoins du programme sont organisés par l’UNESCO.
• La mission se déroulera sur une période d’un mois et demi (1.5 mois) ou pendant toute autre période fixée ultérieurement par le MJS après concertation avec l’expert.
• La date de démarrage des interventions sera fixée par le MJS lors de la négociation du contrat.

Mode de sélection et négociation du contrat

Pour cette mission, un consultant individuel sera choisi, sur la base des critères suivants:

• Qualifications à caractère général (formation, diplômes, années d’expérience, postes occupés, etc.)
• Qualifications pour la mission (missions similaires ou en rapport étroit, études, formation et expérience dans le secteur, etc.)
• Connaissance du contexte.
• Une commission de sélection des candidatures établira un classement des candidats selon les critères suivants :

Un Procès‐Verbal de classement des candidats est rédigé au terme de la sélection qui établira une liste restreinte pour la négociation du contrat. Un score minimal de 70/100 est requis pour être éligible.

Toute candidature ayant un score nul dans l’une des trois premières rubriques est éliminée de la sélection, indépendamment de son score final.

Avant l’attribution définitive du contrat, celui‐ci sera négocié avec le consultant sélectionné. Les négociations portent essentiellement sur :

• Les conditions techniques de mise en oeuvre de la mission,
• L’approche méthodologique.
• Le contenu des livrables.
• L’offre financière.

Confidentialité

L’expert retenu pour la présente mission est tenu de respecter une stricte confidentialité vis‐à‐vis des tiers, pour toute information relative à la mission ou collectée à son occasion. Tout manquement à cette clause entraîne l’interruption immédiate de la mission.

Cette confidentialité reste de règle et sans limitation après la fin de la mission.

Propriété

L’ensemble des prestations et des codes sources relatifs au développement du site ainsi que les documents y afférents demeurent la propriété exclusive du Ministère de la Jeunesse et des Sports Tunisie

Annexe

Liste indicative des rubriques à intégrer dans le cahier des charges

Définir l’architecture de la plateforme

o Penser à un module public : accessible à toute personne anonyme; et module privé : module réservé à une personne fortement et dûment authentifiée : désigné comme administrateur

Le site doit contenir une partie statique et une partie dynamique et interactive : ‐ le front office chargé de la présentation du contenu du site; ‐ l’outil de collecte, de production, de gestion et d’analyse du contenu chargé et des données du site et de leur publication.

Définir les fonctionnalités de la plateforme

a) Facilités offertes par le portail :

La version (Exemple ‐ version : accès automatique en français ou autre langue choisie par le visiteur avec actualisation de la page visitée avec un nouveau critère « langue » sans redirection forcée vers la page d’accueil)

L’ergonomie: résolutions d’écran, indépendance du navigateur et de la plateforme…

• convivialité : facilité d’utilisation, esthétique, graphisme…
• Taille des caractères
• Etc.

b) Définition des rubriques

• Page d’accueil : une bannière circulante ….
• Choix de la langue : sur la « home page »
• Un menu dynamique qui permet facilement de trouver ce que l’on cherche ou de naviguer d’une zone à une autre il doit comprendre au moins les rubriques suivantes
• Présentation du portail
• Une zone news : informations générales …
• une zone d’envoi de demandes d’information : espace de saisie pour envoi de demandes d’information ou de services des structures de jeunesse ou autre dans la région
• Un Forum pour le partage et l’échange d’information avec les autres utilisateurs,
• Un répertoire pour énumérer séparément les questions envoyées par les utilisateurs avec possibilité de les catégoriser en différentes catégories et sous‐catégories
• une zone de statistiques : nombre de visiteurs par jour, par heure, page visitées, etc.
• Une fonction recherche qui permet de retrouver des informations à l’aide de mots‐clés
• Une cartographie (Google map) des centres et structures de jeunesse …
• Décrire le développement de la plateforme et les modules qui y seront développés

o Gestion du menu : ajout et misse à jour et suppression d’un ou plusieurs boutons de liens sur la plateforme.
o Gestion des pages dynamiques
o Gestion du module News dynamiques
o Gestion du module Newsletter dynamique
o Gestion des bannières

o Module Recherche
o Consultation des statistiques
o Gestion des contacts
o Gestion d’accès
o Sécurité du site
o Module sondage
o Module citoyens : ce module permet de contrôler et gérer une partie pour le citoyen (demande d’information, téléchargement, uploading des vidéos et des photos…)
o Possibilité de mettre le site “hors ligne” lors de maintenance tout en restant visible pour l’administrateur.
o Fils d’actualité RSS
o Gestion réseaux sociaux : facebook, twitter et youtube…
o Possibilité d’avoir des forums des discussions et des endroits d’interaction entre visiteurs.
o Autres composantes ou des protocoles et programmes qu’il estime plus performant que ceux décrits ci‐dessus.
Indications pour le référencement
Administration de la plateforme les fonctionnalités/ interface dont dispose L’administrateur du portail
Hébergement de la plateforme
Assistance
Maintenance
Formation pour garantir une indépendance interne pour la maintenance et la mise à jour périodique simple de la plateforme.