CONTEXTE:

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé pour chaque personne, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL:

Sous la supervision du coordinateur des Ressources humaines, vous lui apportez dans l’exécution des tâches administratives en lien avec la gestion du personnel.

Raison d’être de la fonction

Le/la assistant.e RH appuie le coordinateur des RH dans la planification et la mise en œuvre des activités du département.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES 

Responsabilités :

Recrutements salariés et consultances :

• Préparation et diffusion des annonces d’emploi, appui à la collecte et tri des CVs, organisation des entretiens et test(s), prise de référence, etc.) ;
• Accueille et organise l’arrivée de tout nouveau membre du personnel (planification induction, appui à la préparation des documents contractuels : contrat, profil de poste, charte des valeurs, code de conduite, règlement d’ordre intérieur,…) ;
• Participe au suivi des contrats de consultance (processus de recrutement et suivi). 

Gestion des contrats et de l’archivage :

• Préparer les contrats et avenants. Les archiver.
• Mettre à jour la base de données de suivi des contrats, périodes d’essai, évaluations, PAI. 
• Scanner systématiquement tous les documents administratifs des employé(e)s et avoir un classement électronique en plus du classement papier ordonné et actualisé.

Communication et sécurité :

• Remonter toutes les informations au superviseur hiérarchique, et collaborer avec l’ensemble de l’équipe RH. 
• Promouvoir un environnement de travail basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ; 
• Promouvoir les normes de sécurité de l’organisation. 
• Accueillir et écouter toutes les questions en provenance du personnel et trouver la réponse la plus appropriée aux problèmes posés et/ou se référer au supérieur hiérarchique 

Gestion de la paie et de l’assurance santé :

• Faire le suivi des éléments variables du salaire et les faire parvenir au Coordinateur RH : avances sur salaires, heures supplémentaires, congés ordinaire et/ou de circonstance, récupérations, congés maladie ; pour calcul de la paie par l’expert-comptable. 
• Préparer les time-sheet du département et les faire signer
• Suivre et contrôler les fiches d’honoraires des consultants
• S’assurer que les demandes de remboursement parviennent en temps et en heure à l’assurance

Gestion des Congés : 

• Procéder bi-annuellement à la planification des congés, avec affichage et partage numérique, en collaboration avec les responsables de département;
• Veiller à ce que tout congé soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés.
• Mettre à jour le tableau de bord Ressources Humaines relatif aux congés, à chaque changement.
• Rendre le suivi disponible en ligne

Contacts et organigramme :

• Mise à jour mensuelle du répertoire de la mission et de l’organigramme. 
• Suivi et organisation des anniversaires

PROFIL :

Compétences :

• Un diplôme universitaire (Bac + 3 minimum) de préférence dans les sciences humaines, GRH (droit public ou privé de préférence) est indispensable ; 
• Connaissance de la législation du travail ;
• Une expérience minimum d’un an dans le domaine du recrutement ;
• Une expérience concrète de minimum 2 ans dans les divers domaines de la GRH (contrats, salaires, recrutements, évaluations, mobilité, formations…) ;
• Une expérience dans une ONG ou autre organisation internationale est un atout
• Avoir le sens de l’organisation ;
• Ethique de travail et impartialité ;
• Avoir un bon esprit de synthèse et d’analyse ;
• Une bonne connaissance en informatique : Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet) ;
• Très bonne capacité de rédaction.
• Français :lu, parlé, écrit courant
• Araba : lu, parlé, écrit courant