Un(e) assistant(e) logistique et administratif – Aswat Nissa Retour vers les opportunités

Aswat Nissa est une organisation féministe non gouvernementale, qui se donne pour mission de lutter contre toutes formes de discrimination fondées sur le genre et plaide pour l’intégration de l’approche genre dans les politiques publiques. Aswat Nissa oeuvre pour la promotion d’une culture d’égalité entre les genres et encourage la participation des femmes à la vie publique à travers le renforcement de leurs capacités et l’appui au leadership féminin.

Résumé du poste

• Aswat Nissa cherche un/e assistant(e) logistique et administratif pour rejoindre l’équipe.
• Il/Elle travaillera sous la supervision de la chargée adminstration et finance et la directrice exécutive.
• De nombreux déplacements à prévoir dans les régions durant les week-ends.

Tâches assignées

• Assurer le contrôle du maintien de la propreté à l’extérieur et à l’intérieur du bureau;
• Assurer le maintien du matériel informatique du bureau (Connexion internet, ordinateurs, imprimantes, scanner, vidéo projecteur…);
• Assurer l’archivage et le rangement des courriers, des documents administratifs et des documents des projets :
• Assurer la tenue des dossiers de classement des rapports et des justificatifs des projets
• Tenir à jour les dossiers des achats et l’inventaire
• Assurer la bonne mise en oeuvre des dispositions logistiques requises pour la tenue de toute activité dans les locaux de l’association ou en dehors de ceux-ci (réservation des hôtels, location des voitures, achat des billets d’avion, règlement de toutes les factures…) ;
• Contacter les prestataires de services pour la bonne mise en oeuvre des projets (demande de facture pro-forma, suivi des livrables, suivi des paiements, etc.)
• Gestion des devis et propositions financières ;
• Traiter les demandes de chèques et les rapports de dépense de manière à maintenir efficacement un classement ordonné et exact; saisir les données financières;
• Préparer et mettre à jour des inventaires des immobilisations et des stocks de consommables de l’organisation;
• Préparer des dossiers d’achat en collectant les pièces nécessaires (factures, bons de commande, bons de livraison …) ;
• Appuyer l’organisation des événements (réunions, ateliers, séminaires, formations, etc.) et assurer les arrangements logistiques appropriés.
• Assurer les achats et réception/transport du matériel conformément aux besoins de l’organisation.
• Toute autre tâche nécessaire pour le bon fonctionnement de l’organisation et l’implémentation des activités.

Résultats attendus :

• Bonne gestion du local et des équipements, matériel et fournitures au niveau du bureau;
• Bonne organisation des missions, ateliers et séminaires.

L’employé(e) peut également être appelé(e) au besoin à assister à toute activité en dehors des horaires de travail habituels en relation avec sa mission sur tout le territoire du pays ou à assister à toute session de formation continue dont l’organisation verrait l’intérêt pour la bonne conduite de son travail.