Un(e) assistant(e) administratif(ve) financier(ère) et logistique à mi-temps pour son projet MEDIBUS – MDM BE Retour vers les opportunités

CONTEXTE

Médecins du Monde (MDM BE) est une ONG médicale faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. Ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

  En Tunisie : La stratégie développée se décline en quatre axes de travail :

• L’approche participative pour l’amélioration de la santé en zone défavorisée dans 13 gouvernorats du pays.
• La lutte contre les violences liées au genre.
• L’amélioration de l’accès aux soins pour les populations migrantes dans le Grand Tunis et le sud de la Tunisie.
• Les soins médico-psycho-sociaux mobiles pour les personnes en rue sur le grand Tunis.

Le projet Médibus de Médecins du Monde a pour objectif de faciliter l’accès aux soins aux personnes vivant dans la rue dans le Grand Tunis.

Depuis le début de la crise Covid-19, MdM Tunisie a mis en place un Médibus permettant aux équipes de Médecins du Monde d’aller vers des personnes qui ne se rendent pas d’elles-mêmes dans des structures de santé et en marge des campagnes de prévention nationale.

Cinq jours par semaine, ce bus médical et une équipe de bénévoles tournent dans les rues du Grand Tunis. Les bénévoles du Médibus vont à la rencontre des personnes vivant dans la rue en proposant une collation, une assistance médico-psychosociale et des kits d’hygiène.

RAISON D’ETRE DE LA FONCTION :

La fonction est sous la supervision hiérarchique directe du chef de projet Médibus et fonctionnelle des Coordinateur-trice Logistique, Coordinateur-trice Financier et Responsable des Ressources Humaines. En l’absence d’un des référents/superviseur, la supervision se fait par la Coordinatrice Générale.

RÔLES :

L’assistant.e administratif.ve, financier.e et logistique a pour rôle d’appuyer le chef de projet dans l’ensemble des taches relatives à la gestion administrative, financière et logistique du projet.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

Reporting et archivage :

• Appuyer le/ la chef.fe du projet à rédiger les comptes-rendus des réunions d’équipe du projet et des réunions avec les équipes de coordination MdM
• Veiller à l’existence, au suivi et à l’archivage ( en version numérique et papier ) de l’ensemble des documents administratifs, comptables, logistiques.

Gestion des RH nationales :

• Assurer la gestion des contrats de consultant.e comme stipulé dans la nouvelle procédure de gestion des contrats de consultance, en lien avec l’équipe du projet Médibus et le/la référent.e fonctionnel/le des ressources humaines.
• Assurer la gestion des ordres de mission de l’équipe.

Logistique :

• Assurer la logistique/organisation de toutes les activités du projet (rencontres, séminaires, formations…) et assurer la mobilisation des participant.e.s (Gestion des invitations par email et téléphone, envoi des invitations par courrier ou porteur, etc.);
• Participer à l’élaboration du plan d’action annuel et du budget logistique pour le projet si demandé par les référents ;
• Garantir le respect des procédures logistiques de MdM BE par l’équipe ;
• Assurer la bonne utilisation des équipements ainsi que leur maintenance ;
• Mettre en place et faire le suivi de la bonne utilisation des outils de gestion logistique utilisés (stock, inventaires, archivage…) ;
• Mettre en place, faire le suivi, et contrôler la chaîne d’approvisionnement des achats (selon les procédures d’achats MdM BE et tunisiennes, approvisionnement national et international, commandes, exonération…) ;
• Gérer les stocks médicaux et non-médicaux (planification des besoins, évaluation d’infrastructure, suivi des inventaires …) si nécessaire;
• Gérer les transports liés aux activités (planification et gestion du parc véhicule, suivi consommation, maintenance …), dont les transports ponctuels (location de véhicule…) ;
• Gérer le parc informatique (planification, maintenance, formation …) ;
• Archivage numérique des dossiers achats mensuellement.

Comptabilité et finance :

• Assurer la qualité et la disponibilité des pièces justificatives ;
• Suivre la réception, et vérification des factures et des bons de livraisons ;
• Assurer la collecte et archivage numérique des pièces comptables et des dossiers achat y relatifs, et les transmettre à la coordination selon les règles financières de MdM BE et les obligations légales en Tunisie ;
• Assurer la comptabilité mensuelle du projet (saisie comptable sur le logiciel SAGA, scan des factures…) ;
• Appui au suivi budgétaire du projet si nécessaire ;
• Envoyer les demandes d’approvisionnement en trésorerie à la coordination ;
• Effectuer les paiements;
• S’assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale (fiscalité…).

L’assistant.e administratif.ve, financier.e et logistique pourrait être appelé à exécuter d’autres tâches selon les besoins de la mission