UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) -Agence belge de développement Retour vers les opportunités

Agence belge de développement, Enabel mobilise ses ressources et son expertise pour éliminer la pauvreté  dans le monde. Contribuant aux efforts de la communauté internationale, Enabel agit pour une société qui donne  aux générations actuelles et futures les moyens de construire un monde durable et équitable.  

Ses collaborateurs à Bruxelles et à l’étranger concrétisent l’engagement de l’État belge et d’autres partenaires  au développement pour la solidarité internationale.  

Dans plusieurs pays en Afrique et en Moyen Orient, ils appuient plus de 200 projets et programmes de  coopération.  

Dans le cadre du développement de ses activités, Enabel au Maroc et en Tunisie recherche : 

UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)  

02/2021/AAT/ MAR2000111 

Pour une approche holistique de la gouvernance de la migration du travail et de la  mobilité du travail en Afrique du Nord 

– Lieu d’affectation : Tunis  

– Durée du contrat : Contrat de travail déterminé  

– Date d’entrée en fonction : juillet 2021 

– Package salarial mensuel : Package compétitif en fonction de votre expérience 

« Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres  d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel.  Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la religion, l’orientation  sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les compétences » 

LE PROJET  

Le projet THAMM (signifiant Pour une approche holistique de la gouvernance de la migration du travail et de la  mobilité du travail en Afrique du Nord, code projet Enabel : MAR2000111) est un programme multi-acteurs de  mobilité internationale. Il a pour but d’accompagner les acteurs de la formation professionnelle et de l’emploi en  vue de créer des possibilités d’emploi, aussi bien que d’assurer le développement et/ou renforcement des  compétences des personnes en quête de nouvelles opportunités en vue de leur insertion professionnelle dans  

leur pays ou à l’étrangers.  

Enabel met en œuvre une des composantes de ce programme en Tunisie, Maroc et Belgique. Les autres  composantes sont gérées par l’Agence Allemande pour le Développement (GIZ), l’Organisation Internationale  pour les Migrations (OIM) et l’Organisation Internationale du Travail (OIT). Pour la mise en œuvre de sa  composante, Enabel développe des partenariats en vue du renforcement des schémas de mobilité du travail  bénéfique pour les pays d’origine et de destination, ainsi que pour les personnes dont les compétences sont  renforcées et à qui des opportunités d’emploi sont offertes, dans l’Union européenne, au Maroc et en Tunisie. 

Ceci se fait au travers d’un travail de proximité avec les acteurs de l’emploi, les acteurs de la formation et les représentants du secteur privé dans les trois pays (Tunisie, Maroc et Belgique). Le programme vise également  à renforcer la gouvernance de la migration en fournissant un soutien au renforcement des capacités des  institutions, des travailleurs migrants et de leurs familles ainsi que d’autres parties prenantes. THAMM vise une  approche holistique essentielle pour maximiser les avantages de la migration et de la mobilité de la main-d’œuvre pour les pays d’origine et de destination ainsi que pour les travailleurs migrants et leurs familles.  ) 

Le programme est prévu pour une durée de 36 mois. 

Bénéficiaires finaux et / ou groupes cibles (si différents) : 

• Talents formés en Tunisie et au Maroc 
• Organismes de formation en Tunisie et au Maroc 
• Organisations patronales et agences pour l’emploi en Tunisie, au Maroc et en Belgique ● Entreprises au Maroc, en Tunisie et en Belgique  

Les objectifs spécifiques du projet sont (i) Etablir et / ou améliorer des programmes de mobilité ; (ii) Améliorer la  coopération entre les acteurs concernés dans le domaine de la migration légale et de la mobilité, en particulier  le placement ; (iii) renforcer la gouvernance des migrations de main-d’œuvre et faciliter la mobilité en fournissant  un soutien au renforcement des capacités des institutions, des travailleurs migrants ainsi que d’autres parties  prenantes. 

Description de la fonction 

Sous la supervision du contrôleur de gestion, l’Assistant(e) Administratif(ve) d’une part, s’occupe de la  réception et de l’appui au secrétariat et d’autre part donne un appui à la gestion logistique de bureau afin  d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur cœur de mission. 

Il/Elle travaillera en collaboration avec les membres de l’équipe affectés à la mise en œuvre du programme,  et sera principalement chargé des tâches suivantes. 

Comme Support administratif 

Exécuter des tâches administratives afin de garantir un support efficace à l’intervention. • Gérer le courrier in/out 

• Assurer un soutien administratif général (copies, scanner les documents, …) 
• Rédiger des lettres/documents 
• Assurer le lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des textes ; • Tenir les agendas 

Comme Organisateur 

Assurer l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information à tous les participants. 

• Assurer une organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de réunion, équipement, …) ; 
• Elaborer des rapports de réunions dans des cas spécifiques ; 
• Diffuser des rapports/documents vers les principaux concernés.

Comme Support logistique 

) 

Veiller à la présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique adéquat. 

Veiller à la présence de matériel de bureau adéquat ; 

• Commander le matériel nécessaire ; 
• Contrôler de façon proactive les stocks et gérer le stock. 
• Préparer les bons de commande 
• Elaborer les ordres de mission 
• Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …) • Réserver les hôtels, vols, restaurants, … 
• Veiller à ce que les personnes disposent du transport nécessaire 

Comme Gestionnaire de documentation 

Veiller au classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs d’accéder rapidement aux informations recherchées. 

• Classer et archiver la documentation de tout type (papier/digital) ; 
• Mettre à jour les informations pertinentes (planning, document, serveur, GOFAST) ; • Collecter la documentation de façon proactive et la diffuser ; 
• Gérer les archives physiques et électroniques. 
• Veiller au respect des procédures d’Enabel et des textes réglementaires en matière de passation et de  gestion des marchés, aussi bien pour le fond que pour la forme ; 
• Préparer les dossiers d’appel d’offres et les autres documents administratifs relatifs à l’exécution de la prestation ; 
• Participer aux séances d’ouverture et d’analyse des offres des prestataires de services et préparation des procès-verbal (PV) y relatifs. 

Comme téléphoniste-réceptionniste 

Accueillir les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés. 

• Accueillir et diriger/orienter les visiteurs 
• Répondre et transférer l’appel vers les personnes concernées ; 
• Actualiser la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne et externe) ; • Appeler les collaborateurs externes sur demande

Comme support financier 

• En étroite collaboration avec le/la Chargé(e) de subsides et marchés publics, contribuer au suivi financier des conventions de subside des partenaires et à l’élaboration des différents rapports nécessaires ; • Avec le/la Contrôleur de Gestion Préparer pour la direction du projet, tous les documents comptables relatifs au projet programme ; 
• Encoder de la comptabilité mensuelle ; 
• Gérer de la petite caisse ; 
• Contribuer à l’élaboration des rapports d’avancement, notamment en matière comptable et financière, et à leur conformité aux canevas en vigueur d’Enabel (rapports financiers et comptables mensuels, états de caisse, gestion des pièces justificatives de dépenses, inventaire physique, etc…) ; 
• Traiter des dossiers administratifs (demandes d’exonération, dossiers complets pour les achats d’équipements et de fournitures, démarches auprès des fournisseurs) ; 
• Préparer de paiements, etc. 

PROFIL REQUIS : 

– Diplôme d’enseignement universitaire ou technique en comptabilité, en gestion ou équivalent, de niveau bac +2 ou bac +3 ; 

– Expérience d’au moins 3 ans dans une expérience similaire ; 

– Expérience minimum d’une année dans un projet/programme de développement ; – Bonnes connaissances des techniques d’archivages 

– Bonnes connaissances des procédures comptables  

– Bonnes connaissances des procédures des marchés publiques  

– Bonnes capacités rédactionnelles, en français et en arabe ; 

– Excellente maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, environnement Windows, logiciels comptables, …) ; 

– Capacité avérée en communication et en expression orale ; 

– Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse ; 

Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée aux aspects suivants de sa personnalité : 

o Excellente capacité à travailler en équipe ; 

o Communicateur aisé et ouvert, il/elle est capable de se faire comprendre et de se mettre au niveau de son interlocuteur ; 

o Dynamique, il/elle a un fort pouvoir de conviction et de mobilisation ; 

o Rigoureux-se et autonome ; 

o Mobilisateur, il/elle maîtrise l’art de faire sortir les meilleures idées des autres ; o Dispose à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain ;