Un(e) Assistant(e) administratif (ve) et financier(e) – GIZ Retour vers les opportunités

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ (nommée GTZ jusqu’en 2010) est présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de Ministères fédéraux allemands, des projets dans le cadre de la coopération technique tuniso-allemande.

Pour sa mise en œuvre en Tunisie, le Cluster Energie et Climat, à travers le projet « Mise à l’échelle des énergies renouvelables et de l’efficacité énergétique dans le secteur du bâtiment (NAMA Bâtiment) cherche à recruter un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financièr(e) qui sera basé(e) à Tunis.

Votre Mission :

• Assister l’Equipe Administrative et Financière du cluster Energie et Climat sous la supervision de la coordinatrice administrative et financière ;
• assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;
• organiser et coordonner le planning du/de la responsable du projet / Cluster ;
• assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet/programme et avec le Bureau de la GIZ ;
• gérer d’une manière fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;
• exécuter quotidiennement le service d’accueil ;
• Classer des documents dans des dossiers administratifs papier ou le DMS selon les règles de classement de la GIZ ;
• appuyer les collaborateurs du projet NAMA dans leurs fonctions administratives (par ex. achat de billets d’avion, …) ;
• répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
• enregistrer, documenter, tirer et distribuer le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) conformément au système en place ;
• soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements, organiser le transport des visiteurs/visiteuses ; gérer les réservations d’hôtels et l’achat de billets d’avion ;
• gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités ;
• s’occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ;
• établir et organiser les supports d’information pour le/la responsable du contrat et de la coopération ou pour les réunions ;
• assister à l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;
• vérifier la disponibilité des accessoires et des stocks, et procéder aux approvisionnements conformément aux directives ;
• dresser des listes actualisées du Cluster Energie et Climat (calendrier d’absences, contacts, contrats, inventaires, achats etc.) ;
• participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;
• photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ;
• dresser régulièrement une liste des réunions/événements à venir ;
• assurer des petits travaux de traduction français/anglais ;
• signaler les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service d’administration des projets et organiser et contrôler leur entretien/réparation ;
• constituer un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tient à jour en permanence ; mettre à jour régulièrement la base de données des contacts du Cluster avec noms, adresse, numéros de téléphone et email des Ministères et autres services étatiques, partenaires des projets, organisations internationales, ONG et fournisseurs de la GIZ (numéros de téléphone, fax et adresses électroniques) ;
• aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet et/ou cluster, traiter les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
• veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc. ;
• organiser et coordonner le travail du personnel auxiliaire du projet et travailler efficacement avec lui notamment.

Début de l’emploi : Le plutôt possible
Lieu de Travail : Tunis / Tunisie
Type de contrat : contrat de travail national à durée déterminée