Une agence événementielle-Projet SWAFY Retour vers les opportunités

CAHIER DES CHARGES

Sélection d’une agence événementielle pour assurer la logistique technique et audiovisuelle de la 1ère édition de la Foire de la créativité  

qui se tiendra les 24 et 25 mars 2026 

CONTEXTE :

Cette consultation s’inscrit dans le cadre de l’organisation de la 1ère édition de la Foire de la créativité qui aura lieu le 24 et 25 mars  2026 à la Cité de la Culture de Tunis.

Inscrite dans le cadre du projet SWAFY (Science With And For Youth), financé par l’Union européenne et géré par l’Agence Nationale de la Promotion de la Recherche Scientifique (ANPR).

Objectif : 

Cette foire est organisée par l’Agence Nationale de la Promotion de la Recherche Scientifique (ANPR) dans l’objectif de : 

• Valoriser les travaux des clubs de créativité et les rapprocher du monde productif et professionnel ;
• Mettre en exergue le potentiel et les retombées du dispositif MOBIDOC et élargir le périmètre de sensibilisation et de communication sur ce dispositif et ses résultats ;
• Promouvoir la dissémination scientifique et stimuler l’intérêt des enfants et jeunes tunisiens pour la science ; 
• Favoriser le réseautage entre les acteurs publics, associatifs et privés actifs dans la dissémination scientifique et les nouvelles approches pour l’enseignement des sciences ;
• Promouvoir l’inclusion notamment des personnes en situation d’handicap et des zones rurales.

ESPACES MIS A LA DISPOSITION DE LA FOIRE

Les espaces suivants ont été réservés pour le déploiement des activités de la foire à la cité de la Culture de Tunis : 

1. Les halls principaux (niveaux 1 et 2) ;
2. Le théâtre des jeunes créateurs ;
3. La Salle Sophie Golli ;
4. La place des théâtres.

Activités et cible de la Foire

Les activités prévues dans le cadre de la foire sont les suivantes : 

• Une séance inaugurale, des panels de discussion et des talks au théâtre des jeunes créateurs ;
• Des masters class à la salle Sophie Golli ;
• Une centaine d’expositions et d’ateliers organisés par des associations et des clubs scientifiques, des enseignants, des étudiants, des start ups, des centres de recherche, etc aux halls principaux (niveaux 1 et 2) et place des théâtres ;
• Une exposition de photographie et d’art visuels scientifiques.

La foire est ouverte au public, il est prévu d’accueillir autour de 2000 visiteurs essentiellement des enfants et des jeunes.

INFORMATIONS SPÉCIFIQUES DE LA CONSULTATION 

L’objectif principal de cette consultation est de sélectionner une agence événementielle afin d’accompagner l’équipe du projet SWAFY dans la mise en place de la logistique technique et audiovisuelle répondant au besoin de la foire de créativité. 

Objet de la consultation 

De façon plus spécifique, le prestataire devra assurer : 

• Le déploiement des expositions, des ateliers et l’ensemble des activités sur les espaces réservés en étroite concertation avec l’équipe de l’ANPR/SWAFY et la  Cité de la Culture ;
• La gestion technique de la mise en place de stands (structures de séparation, fournitures adéquates, desks, tables, chaises…) au niveau du hall principal (niveau 1 et 2) de la cité de la culture ;
• La gestion de la logistique audiovisuelle (mise en place d’écrans, conception et gestion des animations écran, gestion de la régie son, image et lumière) sur les différents espaces dédiés à la foire  (halls + deux salles+place des théâtres);
• La couverture audiovisuelle (prise de photos et de vidéos) pour toutes les activités de la foire ; 
• La campagne média / réseaux sociaux ;
• La mise à disposition de ressources humaines adéquates pour la coordination, la gestion et la maintenance technique et logistique (hôtesses d’accueil, techniciens etc). 

Récapitulation des services demandés

DOSSIER DE CANDIDATURE 

Les fournisseurs intéressés par cet appel d’offres peuvent retirer le cahier des charges, pendant les heures et jours ouvrables, auprès de l’ANPR (Bureaux d’ordre) à l’adresse suivante : Rue Danton & Chaaben Bhouri N°11, Lafayette, B.P. 177- 1002 Tunis – Tunisie ou le télécharger via  le site de l’ANPR, les pages officielles de l’ANPR et du Projet SWAFY ou le demander par mail suivant : swafy.comm@gmail.com portant l’objet suivant « cahier des charges-appel d’offres 01 /2026 ».

Le dossier de candidature du soumissionnaire doit parvenir à l’ANPR sous plis fermé, composé de deux enveloppes : une enveloppe A avec les éléments de l’offre technique et une enveloppe B avec les détails de l’offre financière, en plus des pièces administratives suivantes : 

• Le présent cahier des charges signé et paraphé par le soumissionnaire portant la mention « lu et approuvé » ;
• Un extrait récent du registre national des entreprises et une copie de la patente ; 
• Une déclaration sur l’honneur de non – influence et de non-faillite 

Enveloppe A : Offre technique (uniquement sur support numérique USB)

• Une présentation de l’agence en précisant les années d’expérience 
• Les références de l’agence pour des prestations évènementielles similaires avec justificatifs ;
• Une simulation approximative de la mise en place des stands (annexe 2 : plan hall principal de la cité de la culture) ;
• Un calendrier et rétroplanning de la prestation (avant, Jour J et post événement) ;
• Fiches techniques des différents équipements mis à disposition de la foire (équipements audiovisuels, logistiques techniques (séparation des stands) autres équipements : tables, chaises, poufs…

Enveloppe B : Offre financière 

• Une proposition détaillée des coûts estimatifs des prestations en Dinar Tunisien, indiquant clairement les coûts unitaires de chacun des articles et prestations et le montant global en hors taxes, la TVA et en TTC (projet exonéré de TVA) ;

DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES ET CONDITIONS

Les candidats intéressés sont invités à adresser leur candidature au plus tard le 02 mars 2026 (12h00) sous pli fermé au bureau d’ordre de l’ANPR : 

Agence Nationale de la Promotion de la Recherche scientifique

Rue Danton & Chaaben Bhouri N°11, Lafayette, B.P. 177- 1002 Tunis – Tunisie

Portant la mention «Appel d’offres : Sélection d’une agence événementielle pour assurer la logistique technique et audiovisuelle de la 1ère édition de la Foire de la créativité qui se tiendra les 24 et 25 mars 2026 à la Cité de la Culture de Tunis».

• Les offres reçues après cette date et les offres ne respectant pas l’anonymat ne seront pas prises en considération.
• Le cachet du bureau d’ordre de l’ANPR fait foi.

PRIX

Le marché qui découlerait de la présente consultation est un marché à prix unitaires. Le soumissionnaire doit proposer des prix fermes et non révisables.

Le soumissionnaire ne peut prétendre à aucune indemnisation pour variation des conditions économiques jusqu’à l’exécution de la mission.

DÉPOUILLEMENT ET ÉVALUATION DES OFFRES 

1. Ouverture des plis

La commission d’ouverture des offres peut, éventuellement, inviter par écrit les soumissionnaires à fournir les documents manquants exigés, y compris les pièces administratives, pour compléter les documents de leurs offres dans un délai prescrit, sous peine d’élimination de leurs offres.

La commission d’ouverture des offres procède au rejet d’office dans les cas suivants :

✔ La non-présentation de l’offre technique ou des détails des coûts estimatifs des prestations lors de l’ouverture des plis des offres financières ;

✔ Les offres reçues hors délai.

2. Correction des erreurs

Le prix de l’offre lu lors de la séance d’ouverture des plis doit être corrigé pour tenir compte des erreurs éventuelles de calcul. Aux fins de l’évaluation, il convient en outre de procéder à des ajustements pour tenir compte des erreurs éventuelles de calcul, et de procéder à des ajustements pour tenir compte de toute différence ou réserve importante pouvant être chiffrées. Ainsi, la commission d’évaluation vérifiera les offres reconnues conformes pour rectifier les éventuelles erreurs de calcul. Elle corrigera les erreurs de la façon suivante : lorsqu’il y a une différence entre le prix unitaire et le prix total obtenu en multipliant le prix unitaire par la quantité, le prix unitaire cité fera foi.

En cas d’erreurs, le montant figurant dans la soumission sera corrigé par l’association avec l’accord du soumissionnaire, le nouveau montant engagera le soumissionnaire.

La Commission de l’évaluation des offres tiendra compte dans l’évaluation des offres des caractéristiques techniques du matériel et du paramètre financier.

CRITÈRES D’ÉVALUATION 

L’évaluation des offres se fera selon la grille suivante : 

NB: En cas de besoin, le comité de sélection peut inviter les soumissionnaires de passer à un entretien avec le/les soumissionnaire (s). 

ATTRIBUTION DU MARCHE 

L’ANPR attribuera le marché au soumissionnaire dont l’offre a obtenu la note globale la plus élevée.

1. Rejet des offres 

L’ANPR se réserve le droit de rejeter toute offre non conforme ou d’annuler la procédure d’appel d’offres à tout moment avant l’attribution du marché. Il informera tous les soumissionnaires, sans obligation d’indiquer les raisons de sa décision et sans encourir de responsabilités à l’égard du ou des soumissionnaires affectés.

2. Notification de l’attribution

L’ANPR notifie le soumissionnaire retenu l’acceptation de son offre. La notification est faite par écrit en courrier recommandé, ou par courrier électronique confirmé.

3. Publication des résultats

Les résultats de l’évaluation et de l’attribution de l’appel d’offres seront publiés sur le site et les réseaux sociaux de l’ANPR et du projet SWAFY.

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