Un Expert en Monitoring des subventions-PROGRAMME EY4YOUTH-Projet SWAFY Retour vers les opportunités

1. CONTEXTE DE LA MISSION
1. 1 Le projet SWAFY
SWAFY est un projet financé par l’Union européenne (U.E) inscrit sous le programme d’appui à la jeunesse tunisienne « EU4Youth » qui oeuvre pour l’amélioration de l’inclusion économique, sociale et politique des jeunes tunisien.ne.s les plus défavorisé.e.s à travers une approche de développement local en Tunisie et plus particulièrement dans les régions ciblées.
Avec un budget de 9.5 Million d’Euros et une durée de mise en oeuvre de 48 mois, SWAFY a pour objectif de contribuer à l’amélioration de la valeur ajoutée de la recherche et l’innovation, dans le développement économique et au soutien à l’entreprenariat et l’employabilité des jeunes tunisien.ne.s à travers le renforcement de l’esprit de créativité et d’invention et le soutien aux doctorant.e.s et post doctorant.e.s. Le projet SWAFY se décline en trois objectifs spécifiques :
• Objectif Spécifique 1 : Stimuler l’employabilité des jeunes chercheurs et chercheuses à travers la promotion d’une recherche partenariale active, inclusive, structurée et répondant aux besoins de la société et du monde productif.
• Objectif Spécifique 2 : Améliorer l’adéquation entre le profil et le cursus de formation à suivre et renforcer l’esprit d’entreprenariat et de créativité, dans une perspective de genre, ouvrant des horizons de carrière plus larges, chez les jeunes.
• Objectif Spécifique 3 : Renforcer le rôle des jeunes, dans toute leur diversité, dans la définition des politiques publiques Science, Technologie et Innovation (STI) et dynamiser le tissu associatif Jeunesse-Science en promouvant, au même temps, l’égalité des genres.
SWAFY est construit autour de deux composantes :
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Une Composante MOBIDOC : un total de 235 bourses doctorales et post doctorales dans le milieu socio-économique ;
–
Une Composante Jeunesse Créative : un appui à tous les acteurs (publiques, associatifs, start up) actifs dans la dissémination de la culture scientifique et l’organisation d’un Débat National Jeunesse et Science.
Géré par l’Agence Nationale de la Promotion de la Recherche scientifique (ANPR) en vertu d’un contrat de subvention avec la Commission européenne, SWAFY est piloté en étroite collaboration avec des représentants du :
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Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique
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Ministère de l’Education
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Ministère de la Jeunesse et du Sport
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Ministère de l’Economie et de la Planification
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Ministère de la Culture
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UTICA
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CONNECT
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Délégation de l’Union européenne en Tunisie
L’exécution du projet SWAFY sera réalisée en grande partie à travers des structures publiques ou des associations actives dans le domaine de la dissémination de la culture scientifique et technologique chez les enfants et les jeunes tunisien(ne)s qui seront sélectionnés via des appels à propositions. Un premier appel a été lancé en mai 2023.
1.2 L’Appel à propositions N°1 pour la sélection d’associations ou de consortia d’associations et de start up et entités privées en vue du renforcement/restructuration des clubs scientifiques et l’appui à l’organisation d’un dialogue Jeunesse & Science
Cet appel vise à renforcer l’esprit d’entrepreneuriat et de créativité scientifique et technologique chez les enfants et jeunes sur tout le territoire tunisien via essentiellement :
i)
L’appui du double apprentissage scientifique et professionnel par la création ou le renforcement/ structuration/dynamisation des clubs scientifiques dans des établissements éducatifs, universitaires culturels ou de jeunesse ayant ou susceptibles d’avoir des clubs scientifiques : les écoles primaires, collèges, lycées, établissements universitaires, maisons des jeunes, maisons de culture ;
ii)
et La dynamisation du rôle des enfants et jeunes dans la définition des politiques publiques en Science, Technologie et Innovation (STI) en appuyant l’organisation d’un débat national sur la thématique jeunesse-science.
Cet appel AP1 a pour priorités de promouvoir un accès équitable des enfants et jeunes tunisiens aux activités de créativité scientifique et technologique sur tout le territoire tunisien à travers une discrimination positive en faveur des zones, des enfants et jeunes ayant moins d’opportunités en la matière et d’assurer une répartition équitable des lieux des séances du débat national sur la thématique jeunesse-science pour permettre d’atteindre le maximum d’enfants et de jeunes dans le maximum d’endroits.
Cette action va contribuer à la restructuration d’environ 250 clubs, la création de 100 nouveaux clubs scientifiques dans 100 établissements ou espaces de créativité publiques et l’organisation de 260 séances de débat autour de 10 thématiques liées à la jeunesse et la science avec la participation de 13 000 jeunes (désagrégé par sexe).
Le montant global dédié à cet appel est de l’ordre de 7.000.000 dinars tunisiens, il sera attribué à environ 20 à 30 associations ou consortia d’associations couvrant les 24 gouvernorats ; chaque projet aurait un budget allant de 140.000 à 440.000 dinars tunisien et serait exécuté sur 24 à 30 mois.
Le texte complet de cet appel est disponible via le lien suivant : http://www.anpr.tn/projet-swafy-appel-a-propositions-n1-pour-la-selection-dassociations-ou-de-consortia-dassociations-et-de-start-up-et-entites-privees-en-vue-du-renforcementrestructuration-des/
2. OBJECTIFS ET OBJET DE LA MISSION
2.1. Objectif de la mission
Définir et élaborer un dispositif de suivi-évaluation du projet SWAFY afin de guider le pilotage et la mise en oeuvre des projets financés par des subventions aux associations ou consortia d’associations dans le cadre du projet.
2.2 Objet de la mission
L’expert est appelé à assurer notamment les tâches suivantes :
1. Organiser une formation de trois (03) jours au moins au profit de l’équipe du projet SWAFY sur les systèmes de suivi, évaluation et apprentissage selon l’approche du cadre logique dans le cadre de projets financés par des subventions (en cascade) de l’Union européenne à des associations ainsi que le cadre légal tunisien relatif au contrôle des subventions publiques aux associations ;
2.
Faire un diagnostic des procédures de gestion adoptées dans le cadre du projet SWAFY ainsi que des capacités et besoins de renforcement en matière de système de Suivi-Evaluation-Apprentissage (SEA) et formuler des propositions d’amélioration ;
3.
Finaliser l’élaboration d’un manuel de procédures pour la gestion des projets financés par des subventions du projet SWAFY aux associations ;
4.
Sur la base du cadre logique du projet SWAFY et des cadres logiques des projets associatifs retenus dans le cadre du premier appel à propositions, développer un plan de SEA détaillant en particulier :
o
le plan de suivi (moyens de vérification, méthodologie, outils, mesure, fréquence, responsable, etc.) des indicateurs de suivi du projet SWAFY et ceux des projets associatifs retenus ;
o
le processus de flux des données, de la collecte à leur utilisation (collecte, remontée, consolidation, visualisation, utilisation pour le pilotage et la prise de décision, reporting, etc.) ;
o
la gestion des données (analyse, reporting, archivage, confidentialité, contrôle qualité, protection des données dans le respect des lois de protection des données ) ;
o
les outils et méthodes de collecte de données ;
o
les questions évaluatives et relatives à la performance et le plan d’évaluation ;
o
les questions d’apprentissage et la planification des temps d’apprentissage.
5.
Proposer une approche pratique pour la mise en place d’une baseline (situation de référence) informant sur la valeur initiale de tous les indicateurs des projets financés par des subventions du projet SWAFY ;
6.
Elaborer un manuel de procédures pour la collecte, l’analyse et la gestion des données : contrôle qualité, élaboration d’une base de données, logigramme d’analyse, mesure des résultats (objectifs, variables, données quantitatives, agrégations), notamment les supports de suivi financier et opérationnel des projets financés par des subventions à des associations ;
7.
Former et accompagner l’équipe du projet et les partenaires sur les outils et processus mis en place afin de faciliter leur appropriation et favoriser l’opérationnalisation du mécanisme de suivi-évaluation.
3. LIVRABLES ATTENDUS, DUREE ET CALENDRIER DE LA MISSION ET ENGAGEMENT DES PARTIES
L’expert s’engage à partager avec l’Agence Nationale de la Promotion de la Recherche scientifique (ANPR) les livrables selon le calendrier indicatif suivant : Activités Livrable Nombre d’h/j Période de mise en oeuvre (indicatif) Formation Supports de Formation avec références bibliographiques 5 Décembre 2023 Diagnostic des procédures de gestion et besoins de renforcement en matière de système de Suivi-Evaluation-Apprentissage (SEA) Rapport de diagnostic avec propositions d’amélioration 2 Décembre 2023 Finalisation de l’élaboration d’un manuel de procédures pour la gestion des projets financés par des subventions du projet SWAFY aux associations Manuel de procédures pour la gestion des projets financés par des subventions du projet SWAFY aux associations 5 Décembre 2023 Développement d’un plan de SEA Plan SEA et approche pour la mise en place d’une base line 3 Décembre 2023 Proposition d’une approche pratique pour la mise en place d’une baseline informant la valeur initiale de tous les indicateurs des projets financés par des subventions du projet SWAFY Décembre 2023 Elaboration d’un manuel de procédures pour la collecte, l’analyse et de gestion des données et les supports de suivi financier et opérationnel des projets financés par des subventions à des associations Manuel de procédures pour la collecte, l’analyse et la gestion des données et Supports de suivi financier et opérationnel des projets 5 Décembre 2023 Former et accompagner l’équipe du projet et les partenaires sur les outils et processus mis en place afin de faciliter leur appropriation et favoriser l’opérationnalisation du mécanisme de suivi-évaluation incluant les supports de formation. Supports de formation 4 Janvier 2024 TOTAL 24
Le calendrier de remise des livrables détaillé sera fixé par l’ANPR et par l’expert retenu lors de la négociation du contrat. Les livrables, rédigés en langue française, doivent être validés par l’Agence Nationale de la Promotion de la Recherche scientifique (ANPR).
L’ANPR s’engage, de son côté, à mettre à disposition de l’expert :
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Tous les documents dont elle dispose et qui sont nécessaires à la conduite de la mission ;
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Au moins deux membres de l’équipe du projet SWAFY pour assister l’expert dans la réalisation de sa mission.
4. PAYEMENT
Les interventions de l’expert auront lieu en présentiel ou à distance. L’expert sera rémunéré en homme/jours ou en heures de travail-( 1 homme/jour= 8 heures de travail). Les honoraires de l’expert seront soumis à une retenue à la source conformément à la législation en vigueur.
5. PROFIL DEMANDE ET MODE DE SELECTION
Profil/Critères d’évaluation
Barème de notation détaillé
Détails de la notation
Diplôme d’ingénieur, de master en gestion ou toute autre discipline similaire (Bac+5)
5 points
Diplôme d’ingénieur ou de master en gestion ou discipline similaire : 3 points
Si diplôme supplémentaire pertinent : 5 points
•
Au moins 10 ans d’expérience dans la gestion technique ou financière, du suivi, évaluation ou de l’audit des subventions dans le cadre de projets financés par des bailleurs de fonds
•
Une expérience d’au moins 3 ans dans un projet financé par l’Union européenne octroyant des subventions à des associations est un atout
35 points
10 points pour chaque projet pertinent justifié
+5 points si projet pertinent d’une durée minimale de 3 ans financé par l’Union européenne
Expérience justifiée en matière de mise en place de système de monitoring de subventions à des associations dans le cadre de projets financés par des bailleurs de fonds
20 points
10 points pour chaque justificatif pertinent
Expérience justifiée dans l’élaboration de manuels de procédures pour la gestion des subventions à des associations
20 points
10 points pour chaque justificatif pertinent
Expérience justifiée dans la formation aux systèmes d’évaluation et apprentissage selon l’approche du cadre logique
10 points
10 points pour chaque justificatif pertinent
Très bonne maitrise de la législation nationale relative aux subventions publiques aux associations.
10 points
10 points pour chaque justificatif pertinent
TOTAL
100 points
Seules les offres financières des candidatures ayant des notes techniques supérieures ou égale à 80 points seront considérées ; la candidature ayant l’offre financière la moins élevée sera retenue.
6. CONFLIT D’INTERET
L’expert candidat doit éviter et informer l’ANPR pour tout cas ou suspect de conflit d’intérêt, notamment l’expert ne peut pas faire partie de l’équipe d’un projet participant à l’appel n°1.
7. NÉGOCIATION DU CONTRAT
Les négociations porteront essentiellement sur les éléments suivants :
–
Le calendrier de déroulement de la mission,
–
Les conditions techniques ou financière de mise en oeuvre de la mission et le contenu des livrables.
8. CONFIDENTIALITÉ
L’expert retenu pour la présente mission est tenu à respecter une stricte confidentialité vis à-vis des tiers, pour toute information relative à la mission ou collectée à son occasion. Tout manquement à cette clause entraine l’interruption immédiate de la mission. Cette confidentialité reste de règle et sans limitation après la fin de la mission. L’expert sera tenu à respecter l’interdiction de tout partage ou divulgation des données ou des informations obtenues au cours de sa mission.
Une clause sur le respect des droits appliqués aux propriétés intellectuelles ainsi qu’une déclaration d’impartialité et de confidentialité seront dûment acceptées et signées par les deux parties, lors de la signature du contrat.

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