1. Présentation du contexte et du projet 

• Le Lab’ess, Laboratoire de l’Economie sociale et solidaire

Fondé en 2012 dans le sillage de la révolution du jasmin, le Laboratoire de l’Economie Sociale et Solidaire (Lab’ess) est une association tunisienne, acteur du secteur de l’ESS. 

Il s’est donné pour missions de sensibiliser, accompagner et financer celles et ceux qui entreprennent en faveur de l’intérêt général, missions auxquelles s’est ajoutée une dimension de plaidoyer en 2020 avec la co-création du collectif #tounessolidaire.  

Pour y répondre, le Lab’ess mène différents projets et programmes innovants d’accompagnement et de sensibilisation auprès de publics engagés en faveur d’un impact positif : associations, porteur.euses de projet, entrepreneur.e.s sociaux.ales, étudiant.e.s, structures d’accompagnement, et universités. Le Lab’ess soutient ainsi le mouvement associatif et appuie l’entrepreneuriat social en adéquation avec sa vision d’être au service des acteurs.rices du changement pour développer une économie plus solidaire, inclusive et durable. 

Le Lab’ess est l’un des incubateurs du réseau PULSE, association française créée en 2006 dont la mission est de soutenir et de promouvoir l’entrepreneuriat comme levier d’un développement inclusif et durable en Afrique et en Europe. 

Présent à Tunis, au sein de son espace de travail collaboratif, dans les gouvernorats et également dans les pays de la région MENA, le Lab’ess a su évoluer et s’adapter à son contexte pour agir toujours plus efficacement auprès des acteur.rice.s du changement et démultiplier son impact.

• Descriptif du projet en cours et contexte

Porté par le Lab’ess et financé par l’AFD, Samim vise à renforcer les capacités des structures d’accompagnement (SA) et des organisations de la société civile (OSC) en Jordanie, au Maroc, en Mauritanie et en Tunisie. Il vise l’atteinte des cibles définies au sein des objectifs de développement durable (ODD) 11 et 12, en soutenant des initiatives locales pour des villes durables et incitant à la consommation et production responsables.

À travers des formations, des sessions d’accompagnement individuel et du mentorat, il permet aux OSC de renforcer leur développement stratégique et leur structuration interne mais aussi de les soutenir dans le développement d’un modèle économique durable. 

Un volet de soutien financier accompagne également ces activités de renforcement de capacités : il vise notamment le déploiement d’activités génératrices de revenus (AGR). Le projet soutient la mise en réseau des OSC et le développement de la communauté Samim pour multiplier les occasions d’échanges et de collaborations entre elles. Après une première phase (2022-2025), Samim entame une seconde phase triennale qui s’inscrit dans la continuité des objectifs initiaux tout en introduisant des innovations. 

Au cours de la phase 2 de Samim (2025-2028), il est notamment prévu que : 

• le renforcement des structures d’accompagnement se poursuive ;
• un total de 80 OSC locales intervenant sur les thématiques des villes durables et / ou de la consommation et productions responsables (ODD 11 et 12) dans les 4 villes du projet (Nouakchott, Casablanca, Tunis et Amman) soient accompagnées dans le développement de leurs stratégies ;
• 36 OSC (9 par villes du projet) bénéficient d’un financement pour développer / déployer leur modèle économique et renforce leur structuration interne ;

• les femmes et les jeunes de moins de 39 ans demeurent les cibles prioritaires du projet ;
• l’amélioration de la qualité de vie dans les villes du projet soit particulièrement visée.

1.  Objectifs de la mission

• Objectifs

Au cours de la première phase de Samim, une boite à outils méthodologiques bilingue (français / anglais) avait été développée dans le but de disposer de modules de formation de formateurs (ToT) permettant aux structures d’accompagnement (SA) d’accroître leurs compétences et accompagner ultérieurement les organisations de la société civile (OSC) sur leurs territoires. Les contenus pratiques et modulables de ces formations ont couvert divers domaines parmi lesquels la communication, la gestion de projet, les techniques d’animation, la mesure de l’impact, la gestion des conflits, le reporting etc.

A présent, la boite à outils est amenée à évoluer et de nouveaux modules adjoints. Dans ce cadre, le Lab’ess cherche à recruter un.e expert.e qui sera amené.e à concevoir un module sur la gestion des connaissances et procédures internes au sein  des organisations de la société civile (OSC).

En effet, beaucoup d’OSC font encore face à des difficultés liées à l’absence d’outils d’information, de documentation et de partage, à l’absence de procédure internes claires ainsi qu’à la perte d’informations lors des rotations de personnels. Ces lacunes freinent leur capacité à assurer la continuité de leurs actions et à valoriser l’expérience acquise. 

Ainsi, la mise en place d’un système d’information, de procédures et de mécanismes efficaces de capitalisation et de transmission du savoir et du savoir-faire des OSC constituent un levier essentiel pour accompagner leur stratégie, renforcer leur performance, l’apprentissage organisationnel et leur durabilité.

Ce module a donc pour objectif d’accompagner les OSC dans l’élaboration et l’adoption de pratiques efficaces de gestion des connaissances et de formalisation des procédures, en vue d’assurer la centralisation, la capitalisation et la transmission interne des bonnes pratiques organisationnelles et l’amélioration continue de leurs modes de fonctionnement.

• Méthodologie

Les contenus seront conçus sous un format TOT (Training of Trainers) afin de permettre leur réplication par les SA auprès des OSC locales. Le module inclura :

• Un support de formation (présentation, études de cas, exercices).
• Un plan de modération/facilitation destiné aux formateurs/trices.
• Des fiches de synthèse/outils pratiques adaptés aux besoins des OSC.

Le module vise les objectifs suivants :

• Introduction des principes fondamentaux de gestion des connaissances dans le contexte associatif 

Ce volet permettra aux participants de comprendre l’importance de la gestion des connaissances et de la capitalisation du savoir-faire au sein des organisations. Il abordera les concepts clés, les enjeux liés à la préservation des connaissances organisationnelles et l’impact sur la continuité et l’efficacité des projets menés par les OSC. Il sensibilisera à l’importance de la transmission intergénérationnelle et horizontale des compétences, afin de renforcer la mémoire organisationnelle.

• Organisation et gestion documentaire

Les participants découvriront les meilleures pratiques pour structurer et gérer les documents physiques et numériques, incluant les archives et les ressources de l’organisation. L’accent sera mis sur l’accessibilité, la sécurité et la pérennité des informations, afin de soutenir le fonctionnement opérationnel et stratégique des OSC.

• Outils de gestion et techniques de facilitation et de communication interne

Une liste d’outils (payants et gratuits) de gestion de l’information et de gestion de projets (ainsi que tout autre outil jugé intéressant) devra être intégré au module en précisant les caractéristiques, les avantages et inconvénients de chacun.

Cette partie abordera les méthodes permettant de favoriser la collaboration et la circulation de l’information entre les équipes. Elle inclura des techniques pour animer des sessions internes, faciliter l’appropriation des connaissances et encourager l’engagement collectif dans le partage d’informations et de bonnes pratiques.

• Appui à la cartographie et formalisation des procédures internes et à leur amélioration continue pour renforcer la transparence et l’efficacité

Les participants apprendront à identifier, documenter et standardiser les procédures internes essentielles administratives, financières, RH, techniques, sécurité, communication, informatique, logistique etc.). Cette étape vise à rendre les procédures claires, accessibles et uniformes, afin d’assurer un fonctionnement harmonieux et de faciliter la prise de décision au sein de l’organisation.

•  Suivi, mise à jour et amélioration continue des procédures

Ce volet montrera comment évaluer l’efficacité des procédures internes et ajuster les pratiques en fonction des besoins évolutifs de l’organisation. Il insistera sur l’importance de la révision régulière, de l’actualisation des documents et de l’adaptation des processus pour garantir une amélioration continue et durable de la gestion interne.

En d’autres termes, ce module permettra aux OSC de disposer de référentiels internes clairs, de réduire la dépendance aux personnes, et d’assurer une meilleure organisation interne, au service de leur mission et de leurs bénéficiaires.

• Résultats escomptés

À l’issue de la mission :

• Le Lab’ess et les SA disposent d’un module complet (support de formation, plan de modération, fiche de synthèse). Un exemplaire de module au format attendu pourra être transmis à l’expert sélectionné à sa demande.
• Les SA sont capables d’organiser et d’animer des sessions de formation Gestion des connaissances et procédures internes. 

1. Modalités de déploiement de la mission

• Pilotage de la mission

La mission sera pilotée en collaboration avec la chargée d’accompagnement et de formation du projet Samim au sein du Lab’ess. Des réunions de suivi seront animées par la chargée d’accompagnement afin de vérifier l’avancement de l’élaboration du module au cours du mois d’octobre 2025.

• Calendrier de mise en œuvre et livrables attendus pour le module

• Possibilité d’animation ultérieure d’une séance de présentation du module

Dans un deuxième temps, un atelier de présentation de la boite à outils pourra être animé par l’expert·e afin d’assurer une appropriation effective des contenus et de renforcer la capacité des SA à diffuser le module auprès des OSC bénéficiaires. Cette étape secondaire interviendrait au cours du mois de décembre 2025 ou au début de l’année 2026.

L’expert.e accompagnera les structures d’appui pendant une demi-journée selon une méthodologie de pédagogie active et centrée sur l’apprenant. 

Un test de connaissances sera élaboré pour analyser l’évolution des connaissances du sujet au sein du groupe avant le démarrage et à la clôture de la mission. 

La formation aura lieu en présentiel à Tunis et / ou en ligne, en mode bilingue : arabe littéraire et français OU anglais et français OU arabe littéraire et anglais. 

La durée estimée de l’atelier est de 4 heures. Un maximum de 10 participant.e.s est attendu à l’occasion de cet atelier qui devrait regrouper les membres du bureau et de la direction exécutive des SA partenaires du projet Samim dans les quatre pays.

• Profils des candidats souhaités / compétences recherchées

• Connaissances et / ou expérience avérées (au sein) du monde associatif 
• Connaissance avérée des systèmes d’information 
• Connaissance en gestion financière et budgétaire de projets associatifs
• Connaissance des contextes associatifs mauritaniens, marocains, tunisiens et jordaniens
• Expérience dans la formation des formateurs (TOT), idéalement dans la région MENA
• Capacité de conception pédagogique et de transmission.
• Maîtrise du français, de l’anglais et de l’arabe classique à l’oral

• Eléments constitutifs des dossiers de candidatures

Les candidat.e.s devront soumettre :

• Leur CV détaillé mettant en avant les références / expériences similaires.
• Une note méthodologique décrivant l’approche proposée et la structuration des contenus.
• Une offre financière détaillée (HT en TND), libellée au nom du Groupe SOS PULSE Tunisie – Projet Samim. L’offre financière distinguera clairement le prix de la conception du module du prix de la séance de présentation du module au cours d’une session en ligne ou en présentiel. 

• Modalités de soumission des dossiers

Les offres doivent être envoyées par email à : nour.jabeur@labess.tn

Les experts sont invités à préciser l’objet de leur mail comme suit : « Samim – Mission gestion des connaissances et procédures internes»

Date limite d’envoi : 21 septembre 2025.

Il est conseillé d’envoyer la candidature le plus tôt possible. Les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s pour un entretien de sélection final. Cet appel d’offres sera clôturé dès la réception du bon candidat.

2025 09 TDR Module Gestion des connaissances et procédures internes