Un.e Administrateur.trice Financier.ere et Logistique – Projet WASH – Médecins du Monde Retour vers les opportunités

CONTEXTE

Médecins du Monde (MDM BE) est une ONG médicale faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. Ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

  En Tunisie : La stratégie développée se décline en quatre axes de travail :

• L’approche participative pour l’amélioration de la santé en zone défavorisée dans 13 gouvernorats du pays.
• La lutte contre les violences liées au genre.
• L’amélioration de l’accès aux soins pour les populations migrantes dans le Grand Tunis et le sud de la Tunisie.
• Les soins médico-psycho-sociaux mobiles pour les personnes en rue sur le grand Tunis.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre

RAISON D’ETRE DE LA FONCTION :

La gestion de l’ensemble des aspects administratifs, financiers et logistiques du projet.

RÔLES :

L’administrateur Financier et logistique est en charge de l’appui direct du coordinateur de projet dans la gestion administrative, financière et logistique de ce dernier. Il travaille également sous la supervision technique du Coordinateur financier, du Coordinateur Logistique et du responsable des Ressources Humaines.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES

Administration :

• Appuyer le coordinateur de projet à rédiger les rapports mensuels d’activité ainsi que tout autre rapport/ compte-rendu dans le cadre du projet (formation, sensibilisation, réunions, etc.) ;
• Veiller à l’existence, au suivi et à l’archivage de l’ensemble des documents administratifs, comptables, logistiques ;
• Assurer la gestion des contrats de consultant.e comme stipulé dans la nouvelle procédure de gestion des contrats de consultance, en lien avec l’équipe du projet et le/la responsable des ressources humaines ;
• Assurer la gestion des ordres de mission de l’équipe du projet et s’assurer que le process de validation des ordres de mission et perdiem soit respecté.
• S’assurer du respect des formalités exigées par les instances gouvernementales et de la bonne application de la législation locale (fiscalité…).

Finance et comptabilité :

• Assurer la responsabilité de la gestion financière et tenir à jour les archives financières et administratives du projet ;
• Assurer la tenue, la mise à jour et le classement des dossiers administratifs et financiers du projet ;
• Assurer le suivi et le contrôle régulier de l’exécution des budgets ;
• Assurer la préparation et la revue des budgets des activités ;
• Assurer le suivi administratif et financier des subventions versées aux OSC partenaires.
• Proposer des procédures et outils nécessaires au bon fonctionnement du projet ;
• Appuyer le coordinateur financier dans l’élaboration des budgets du projet et réaliser les suivis budgétaires ;
• Encoder les données comptables de la caisse dans le logiciel comptable SAGA dans le respect du plan comptable et des consignes d’harmonisation des libellés;
• Éditer et archiver la liasse comptable mensuelle.
• Contrôler la conformité des factures et des dossiers d’achat conformément aux procédures financières et d’achats internes et aux procédures bailleurs.
• Transmettre régulièrement les justificatifs des opérations financières et comptables de la base au coordinateur financier.
• Effectuer tout paiement validé par le coordinateur général et le coordinateur financier et gérer la caisse.

Logistique :

• Connaitre et faire respecter les procédures logistiques de MdM-BE.
• Maitriser et mettre en exécution les procédures des différents bailleurs, veiller à leur respect et application.
• Veiller à la gestion logistique du projet et de son matériel, et rendre compte au coordinateur logistique de tout manquement ;
• Faire le suivi et archiver les arrivées et départs du matériel réceptionné ;
• Veiller à la complétude des dossiers d’envoi et réception.
• Appuyer le responsable logistique dans le choix des transporteurs, et veiller à l’acheminement rapide et en toute sécurité du matériel vers les destinataires finaux ;
• Mettre en place, faire le suivi, et contrôler la chaîne d’approvisionnement des achats selon les procédures d’achats MdM BE et tunisiennes, approvisionnement national et international, commandes, exonération… ;
• Gérer les stocks (planification des besoins, évaluation d’infrastructure, suivi des inventaires …) ;
• Gérer les transports liés aux activités du projet (planification et gestion du parc véhicule, suivi consommation, maintenance …) ;
• Gérer le parc informatique (planification, maintenance, formation …)
• Archivage numérique des dossiers achats mensuellement.