Un·e stagiaire en archivistique-Association Jamaity Retour vers les opportunités

1. Présentation de Jamaity

Jamaity est une association tunisienne qui œuvre au renforcement des capacités des organisations de la société civile et à la mise à disposition d’informations et de ressources utiles au secteur associatif tunisien.

Dans le cadre de l’amélioration de sa gestion documentaire et de l’organisation de ses archives, Jamaity souhaite accueillir un·e stagiaire en archivistique afin de contribuer à la mise en ordre, au classement et à l’archivage de ses documents physiques et numériques.

2. Intitulé du stage

Stagiaire en archivistique – Archivage physique et numérique

3. Durée et lieu du stage

• Durée : 2 mois
• Lieu : Locaux de Jamaity
• Modalité : Présentiel
• Type de stage : Stage non rémunéré
• Date limite de candidature : 15 septembre 2026
• Date de début : À convenir avec le/la candidat·e sélectionné·e

4. Contexte du stage

Jamaity dispose d’un important volume de documents liés à ses activités, ses projets, ses partenaires ainsi qu’à sa gestion administrative et financière. Ces documents sont conservés sous différents formats, notamment sous format physique et numérique.

Afin d’améliorer l’organisation, la conservation et l’accessibilité de ces documents, Jamaity souhaite mettre en place un système d’archivage structuré et cohérent.

Dans ce cadre, Jamaity recherche un·e stagiaire ayant une formation en archivistique pour accompagner l’équipe dans le recensement, le tri, le classement et l’organisation des archives physiques et numériques.

5. Mission principale

Sous la supervision directe de la Responsable financière et Ressources Humaines de Jamaity, le/la stagiaire aura pour mission principale de contribuer à la mise en ordre, au classement, à l’inventaire et à l’archivage des documents de Jamaity, aussi bien sous format physique que numérique.

Il/elle sera chargé·e de mettre en place une organisation structurée et cohérente des archives existantes afin de faciliter leur conservation, leur consultation et leur recherche.

6. Responsabilités et tâches

A. Recensement et tri des documents

Le/la stagiaire sera chargé·e de :

• Recenser les documents et dossiers existants au sein de Jamaity ;
• Identifier les différentes catégories de documents et leur période ;
• Trier les documents physiques et numériques selon leur nature, leur année, leur projet ou leur fonction ;
• Identifier les doublons, documents incomplets ou dossiers nécessitant une vérification ;
• Participer à la définition des priorités d’archivage avec la Responsable financière et Ressources Humaines ;
• Identifier les documents nécessitant une conservation particulière.

B. Archivage physique

Le/la stagiaire aura notamment pour responsabilités de :

• Classer les documents physiques selon une méthode d’archivage définie avec la Responsable financière et Ressources Humaines ;
• Organiser les dossiers, classeurs et boîtes d’archives ;
• Mettre en place une nomenclature claire pour faciliter l’identification des dossiers ;
• Étiqueter et identifier les différents supports d’archives ;
• Élaborer et mettre à jour un inventaire des archives physiques ;
• Veiller au rangement et à la bonne conservation des documents ;
• Faciliter la recherche et la consultation ultérieure des documents archivés.

C. Archivage numérique

Le/la stagiaire sera également chargé·e de :

• Recenser les documents numériques existants ;
• Organiser et structurer les dossiers et sous-dossiers numériques ;
• Proposer et appliquer une arborescence de classement cohérente ;
• Harmoniser les noms des fichiers et des dossiers selon une nomenclature définie ;
• Identifier les doublons et les fichiers obsolètes, en concertation avec la Responsable financière et Ressources Humaines ;
• Classer les documents numériques par année, projet, type de document ou autre critère pertinent ;
• Mettre à jour un inventaire des archives numériques ;
• Contribuer à l’amélioration de l’organisation des espaces de stockage numériques de Jamaity.

D. Suivi et documentation du travail

Le/la stagiaire devra :

• Mettre régulièrement à jour les tableaux de suivi de l’archivage ;
• Documenter la méthode et les règles de classement mises en place ;
• Signaler à la Responsable financière et Ressources Humaines toute difficulté rencontrée ou toute situation nécessitant une décision ;
• Présenter régulièrement l’état d’avancement du travail ;

E. Confidentialité et respect des procédures

Compte tenu de la nature des documents auxquels le/la stagiaire pourra avoir accès, il/elle devra :

• Respecter strictement la confidentialité des documents consultés et traités ;
• Ne communiquer aucune information contenue dans les archives à des personnes non autorisées ;
• Respecter les consignes et procédures internes de Jamaity ;
• Manipuler les documents physiques avec soin ;
• Veiller à la sécurité et à la confidentialité des documents numériques ;

7. Profil recherché

Jamaity recherche un·e candidat·e :

• Titulaire d’une Licence en archivistique, en sciences de l’information et de la documentation, ou dans un domaine similaire ;
• Ayant des connaissances de base en archivistique, classement et gestion documentaire ;
• Ayant une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Google Drive ;
• Rigoureux·se, organisé·e et attentif·ve aux détails ;
• Capable de travailler de manière autonome et méthodique ;
• Ayant un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités ;
• Ayant une bonne maîtrise du français et de l’arabe ;

8. Conditions du stage

• Type de stage : Stage non rémunéré ;
• Durée : 2 mois ;
• Lieu : Locaux de Jamaity ;
• Modalité : Présentiel ;
• Encadrement : Supervision directe par la Responsable financière et Ressources Humaines de Jamaity ;
• Attestation : Une attestation de stage sera délivrée à la fin du stage, sur la base de la participation effective et de la réalisation des missions confiées.