Termes de référence de l’assistant de gestion de projets de l’association “Groupe Tawhida Ben Cheikh pour la recherche et l’action en santé des femmes “ Retour vers les opportunités

Rappel des missions et finalités de l’association.

La mission de l’Association Groupe TAWHIDA Ben Cheikh est : Recherche et action pour la santé de la femme.

L’Association Groupe TAWHIDA Ben Cheikh remplit cette mission d’intérêt général :

• de façon transparente à l’égard de ses adhérents, de ses bénéficiaires, de ses financeurs, de ses salariés permanents et de ses bénévoles,
• dans le respect des règles démocratiques de la loi Tunisienne sur les associations
• en l’accompagnant de démarches d’évaluation de son utilité sociale.

L’assistant  est détenteur au minimum d’un niveau bac + 3. Il/elle parle et écrit facilement au moins l’arabe et le Français et domine l’utilisation de l’outil informatique.

Il/elle doit avoir un minimum de 2 ans d’expérience dans le même domaine.

Il/elle doit respecter les relations dans la structure de l’association Groupe Tawhida Ben Cheikh, et ceci impose le respect de règles et de consignes.

Les fonctions de l’assistant de gestion seront :

• La responsabilité des fonctions administratives, logistiques et de gestion comptable de fonctionnement de l’association et des projets menés par l’association,
• Coordination de façon regulière avec le comptable,
• La responsabilité des fonctions de gestion informatique et de développement de la page facebook ainsi que du site internet,
• Maintien du courrier electronique de l’association,
• Tenue des registres officiels recommandés par le ministère de tutelle (registres requis pour le 1er Ministère) avec l’aide du comptable,
• La responsabilité d’assurer le soutien logistique pour l’organisation des réunions de l’association dans le cadre des actions et travaux, ainsi que pour les réunions ordinaires et extraordinaires: appel aux réunions par mail et appels téléphoniques, écriture et rédaction des procés verbaux et compte rendus, d’une façon générale organisation de la correspondance avec les membres, et collaborateurs de l’association,
• Preparation des documents nécessaires et participation à la rédaction des rapports annuels d’activité et des rapports financiers annuels,
• Accomplissement des charges attribuées dans la réalisation, le suivi et la coordination des activités de l’association (formations, ateliers, conférences, études de recherche planifiées),
• Coordination des activités y compris la collecte et le classement des documents y afferents (rapports, liste de participants, presentations etc)

De façon subsidiaire, l’assistant aidera à faire des recherches bibliographiques

• Participera à la préparation de réponses à des appels d’offre, et faire le suivi
• Participera à des réunions de partenaires au nom de GTBC, en faire un résumé succint
• Contribuera à des tâches ponctuelles, si nécessaire.

Principes de base:

Ainsi, l’assistant s’engage à :

• Adhérer à la finalité et à l’éthique de l’Association,

• Se conformer à ses objectifs,
• Respecter son organisation, son fonctionnement et son règlement intérieur,
• Assurer de façon efficace sa mission et son activité, sur la base des horaires et disponibilités choisis conjointement, au sein « d’un contrat » et après une période d’essai, de deux mois.
• Exercer son activité de façon discrète, dans le respect des convictions et opinions de chacun,
• Considérer que le bénéficiaire est au centre de toute l’activité de l’Association, donc à être à son service, avec tous les égards possibles,
• Collaborer avec les autres acteurs de l’Association: dirigeants, membres, salariés permanents et autres bénévoles,
• Suivre les actions de formation proposées.

Cet emploi est prévu à plein temps, mais l’aménagement des heures de travail est négociable