Le projet Tadaeem recrute un(e) “Coordinateur(trice) des ateliers et des événements” عودة إلى الفرص

Contexte général

Le projet TADAEEM (Tunisie) – Tunisia Accountability, Decentralization, and Effective Municipalities de USAID, implémenté par Deloitte Consulting, vise à aider le gouvernement tunisien à décentraliser la gouvernance vers les institutions plus proches de ses citoyens, ainsi qu’à renforcer sa démocratie naissante. Deloitte, accompagné d’une équipe de partenaires, sera chargé de renforcer la participation des citoyens au processus de gouvernance ainsi que la capacité du gouvernement à fournir les services auxquels les citoyens accordent la priorité. L’équipe du projet travaillera dans 12 gouvernorats, 33 municipalités et avec le gouvernement central à Tunis pour renforcer l’écosystème des parties prenantes et des institutions à travers le pays par le biais de quatre bureaux centraux régionaux situés à Kef, Kairouan, Gabès et Tozeur, soutenus par le siège à Tunis.

 Les objectifs

TADAEEM est un grand projet financé par USAID, qui opère dans un pays qui n’est pas aussi familier avec USAID par rapport aux autres bailleurs de fonds internationaux. Le coordinateur des événements travaillera avec toutes les équipes du projet pour assurer une planification et une réalisation cohérentes des événements, y compris les ateliers, les réunions, les conférences, les formations et les grands événements publics spéciaux. Le coordinateur des événements travaillera avec d’autres membres du personnel de TADAEEM tels que le personnel chargé des communications, de l’approvisionnement, les experts et de la direction du projet pour identifier les éléments modulaires qui peuvent être unifiés dans toutes les activités de TADAEEM pour un message, une présentation et une qualité uniformes. Le coordinateur des événements travaillera également avec le personnel de TADAEEM pour les éduquer et les guider sur l’image de marque de TADAEEM, l’expérience de marque et les procédures opérationnelles à travers des guides, modèles, outils, formation, évaluations et sensibilisation si nécessaire.

Tâches

• Examiner les documents et les programmes passés de TADAEEM ainsi que les activités prévues pour avoir une idée sur l’expérience de marque TADAEEM.
• Proposer des modules d’expérience de marque, des outils à adopter (ex. flux de processus et points clés pour chaque activité : invitations, inscription, programme, suivi, etc. – chaque interaction que les gens ont avec TADAEEM.
• Développer et assurer la formation du personnel de TADEEM en français et/ou en arabe et produire des conseils, des modèles et des instructions pour appuyer l’expérience de marque de TADAEEM.
• Concevoir, tester et mettre à jour les outils, formulaires, procédures et systèmes nécessaires pour assurer une expérience de marque cohérente et de qualité.
• Pour les événements de TADAEEM, élaborer des guides détaillés, des listes de vérification et des outils pour guider la gestion, la planification, la production et l’implémentation des événements de TADAEEM à Tunis et dans les régions.
• Être le point de contact dans la gestion des événements de TADAEEM avec la responsabilité d’élaborer les calendriers, d’assurer le suivi auprès du personnel affecté à leurs tâches, de répartir également les taches, d’assurer la qualité et la réalisation des objectifs et des produits livrables avant, pendant et après les événements.
• Coordonner avec l’ensemble du personnel administratif pour garantir le bon déroulement des événements prévus (approvisionnement, MEL, sécurité, équipe technique, hubs régionaux, gestion de projet…)
• Établir des réunions régulières des groupes de travail pour suivre la préparation des événements et des ateliers.
• Informer au moins une fois par semaine tous les managers participant à chaque atelier/événement des progrès réalisés.
• Maintenir et partager avec la direction un calendrier mis à jour des événements à venir pour les 6 mois à venir.
• Documenter les leçons apprises en vue de les intégrer à l’apprentissage continu de TADAEEM sur ce qui concerne l’implémentation des activités, les stratégies et la réalisation des résultats prévues.
• Si le besoin se présente, assister avec les activités associées à la marque telles que la mise en page des publication et accessoires de marketing, la rédaction de documents sur l’expérience de marque (introduction du projet, objectif de l’activité, etc.), la saisie de photos et de vidéos, la rédaction de comptes rendus d’événements et toute autre tâche assignée par le superviseur ou la direction du projet.

Lien hiérarchique

Le coordinateur des ateliers et des événements sera directement supervisé(e) par le Responsable de la Gestion des Connaissances.