Spécialiste Administratif (ve) et Financier (ère) junior -GIZ Retour vers les opportunités

Spécialiste Administratif (ve) et Financier (ère) junior 

Projet « Appui à une Transition Energétique Tunisienne Accélérée (TETA) » 

Plein temps 

La Tunisie est un pays partenaire de la coopération allemande au développement. Depuis 1975, la  Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit – GIZ (nommée GTZ jusqu’en 2010) est  présente en Tunisie. Elle y exécute, pour le compte de Ministères fédéraux Allemands, des projets  dans le cadre de la Coopération technique tuniso-allemande.  

Dans le cadre du projet « Appui à une Transition Energétique Tunisienne Accélérée (TETA) », le  Bureau de la GIZ à Tunis cherche un (e) Spécialiste Administratif (ve) et Financier (ère) junior qui  sera basé(e) à Tunis.  

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste aura les responsabilités suivantes : 

Domaine de responsabilité 

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes : 

▪ Assister l’Equipe Administrative et Financière du cluster Energie et Climat ; 

▪ réaliser les tâches administratives moyennant un minimum de consignes et d’instructions ; ▪ exécuter des tâches d’ordre financier et comptable en liaison avec l’activité du projet en  respectant les prescriptions et règles de la GIZ ; 

▪ assurer le bon fonctionnement du secrétariat du Projet TETA ; 

▪ assurer la bonne communication et transmission de l’information au sein du projet/programme et  avec le Bureau de la GIZ ; 

▪ faire le classement physique et électronique (DMS) des documents conformément aux règles de  classement de la GIZ ;  

▪ apporter appui aux expert(e)s nationaux(ales) dans leurs fonctions administratives ; ▪ exécuter, ponctuellement, des tâches pour d’autres projets au sein du Cluster Energie et Climat  selon besoin.  

Travaux de secrétariat et prestations de services 

Le/la titulaire du poste assure les tâches suivantes : 

▪ Assister l’Equipe Administrative et Financière du cluster Energie et Climat ; 

▪ répondre au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter;  

▪ gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en  organise le traitement selon les priorités ; 

▪ s’occuper de la correspondance nécessaire (réponses) ; 

▪ établir et organiser les supports d’information pour le/la responsable du contrat et de la  coopération ou pour les réunions ; 

▪ prendre en charge l’organisation d’événements et la documentation de  réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;  

▪ assurer une traçabilité et une disponibilité permanente des documents pour l’établissement des  contrats et des contrats de subvention locale ;

▪ vérifier la disponibilité des accessoires et des stocks, et procéder aux approvisionnements  conformément aux directives ; 

▪ dresser des listes actualisées (calendrier d’absences, contacts, contrats, inventaires, achats  etc.) ; 

▪ soutenir la préparation de programmes de visite, gérer le planning des déplacements, organiser  le transport des visiteurs/visiteuses gérer les réservations d’hôtels et l’achat de billets d’avion ;  ▪ participer aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aider à leur documentation, par  ex. sous la forme de procès-verbaux ; 

▪ photocopier et numériser des documents en fonction des besoins. 

Administration et gestion des connaissances 

Le/la titulaire du poste  

▪ Constituer un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact des  partenaires du projet et le tient à jour en permanence ; 

▪ aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des  dossiers pour le projet, traiter les informations de manière confidentielle, en particulier dans les  domaines des ressources humaines et des finances . 

Finance et Comptabilité 

Le/la titulaire du poste 

▪ Aider à la préparation du budget prévisionnel du projet ; 

▪ aider au suivi des dépenses au regard du budget ; 

▪ piloter et surveiller mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ; ▪ assumer la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements  de fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement et la saisie des  justificatifs ;  

▪ vérifier les décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant la  présentation pour signature au supérieur hiérarchique ; 

▪ émarger les retraits de fonds en espèces pour les besoins du projet ; 

▪ vérifier les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;

▪ vérifier la comptabilité du projet . 

Qualifications, compétences et expérience requises 

▪ Niveau min d’instruction : Diplôme Universitaire ou formation supérieure en Gestion, Economie  ou management d’entreprises. ou diplôme similaire (Minimum BAC+3) 

▪ Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire. 

▪ Parfaite maîtrise de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication  (logiciels correspondants, courrier électronique…) ainsi que des applications bureautiques (telles que MS Office)