ROSE : Renforcement des organisations de la société civile émergente en Tunisie

Termes de références

Chargé.e d’administration et Logistique

Le projet « Renforcement des organisations de la société civile émergente en Tunisie » est une action de cinq ans financés par l’Union Européenne, dirigée par un consortium formé par Oxfam, Avocats Sans Frontières (ASF) et le Forum Tunisien pour les Droits Économiques et Sociaux (FTDES) (les codemandeurs). L’action a comme objectif général contribuer à la consolidation de l’État de droit et du développement en Tunisie, à travers un objectif spécifique qui vise à atteindre une société civile (SC) autonomisée dans toute sa diversité, et qui renforce son rôle d’acteur de changement influent. L’action focalise sur quatre piliers : renforcement des capacités et, des mécanismes de financement différenciés, le renforcement du rôle d’influence des OSC sur les politiques publiques, ainsi que la contribution à un environnement favorable et durable pour la société civile.

L’équipe Rose recherche : Un/e chargé.e d’administration et logistique

Oxfam gère l’ensemble des recrutements pour ce projet et en assure la totalité du processus ; allant de la publication des annonces jusqu’à l’intégration des nouveaux collaborateurs dans leur poste. Pour certains postes, la contractualisation sera assurée par l’une des organisations membres du consortium du projet. Dans ce cas, l’organisation contractante est mentionnée dans les détails de l’offre d’emploi.

Conditions du poste

Objectifs du poste :

Sous la supervision directe de la Coordinatrice l’unité Operations – subventions et conformité, le/la chargé(e) de l’administration et logistique sera responsable de :

Assurer un appui administratif et logistique pour une implémentation coordonnée des activités dans le respect des délais, qualité et procédures du bailleur et d’Oxfam en Tunisie en vue d’assurer la réalisation des objectifs du projet. 

Principales tâches et responsabilités du poste : 

• Administration des locaux et gestion de l’approvisionnement  

• En étroite collaboration avec la cheffe de l’Unité opération, déterminer les besoins de l’équipe en fournitures et services et assurer les processus d’acquisition en conformité avec les procédures applicables. 
• Assurer une gestion efficace de l’approvisionnement et assurer le suivi de l’exécution des commandes auprès des fournisseurs et des prestataires de services dès la commande à la réception des biens et services.
• Veiller à l’entretien des espaces, mobilier et du matériel de bureau, y compris la conformité avec les règles d’hygiène et de sécurité, ainsi que le suivi de la maintenance et le maintien des inventaires physiques. 

• En étroite collaboration avec les organisations hôtes ROSE, tenir à jour une fiche de suivi pour le prêt de matériel de bureau, les abonnements, etc. et s’assurer que tout le matériel de bureau ROSE est bien entretenu en étroite collaboration avec les organisations hôtes ROSE.  

• Participer activement aux réunions de planification des équipes chargées des subventions et des accélérateurs, et prendre note de toutes les tâches et besoins pertinents.   
• Assurer les tâches liées à la communication et à la correspondance, selon les besoins.
• Gestion de la petite caisse du projet

• Si nécessaire, traduire ou faciliter la traduction des documents relatifs au programme et aux partenaires (français/arabe).
• Effectuer toute autre tâche liée à l’administration générale de l’équipe et du bureau du projet à la demande de sa superviseur directe. 

• Administration générale du projet et gestion administrative des subventions en cascade: 

• Maintenir et développer le système de classement et d’archivage des subventions ; coordonner avec les membres de l’équipe et fournir une assistance si nécessaire pour garantir le classement et la documentation les plus adéquats de tous les dossiers relatifs aux programmes. Assurer la sûreté et la sécurité des dossiers et des archives.   
• Organiser et suivre les processus administratifs de ROSE, conformément aux procédures d’Oxfam et aux exigences des donateurs. Distribuer régulièrement des synthèses (rapports échus et à évaluer, etc.). 
• Préparer, dans le cadre du cycle de projet d’Oxfam ou des exigences des bailleurs de fonds, la documentation et la correspondance telles que les approbations, les contrats, les lettres de transfert, les rappels et les lettres de rejet.  
• Assurer la mise à jour des dossiers partenaires sur le système de gestion d’Oxfam en Tunisie en collaboration avec les chargés de projets et les chargés de subventions.
• Superviser et soutenir le maintien de tous les dossiers du portefeuille du programme et des partenaires, en travaillant en étroite collaboration avec les responsables des subventions et les chargé.es des projets.  
• Soutenir les processus d’audit interne ou externe en fournissant la documentation nécessaire et les justificatifs en cas de demande.

• Logistique et évènementiel 

• Soutenir efficacement l’organisation et la mise en œuvre de tous les événements en ligne et hors ligne liés au projet. 
• Soutenir la mise en place et le maintien des accélérateurs et point relais chez les organisations hôtes. 
• Gérer et coordonner la logistique des voyages du personnel et des partenaires dans le pays, dans les régions et les voyages à l’étranger, selon les besoins et les demandes.  
• Maintenir des tableaux de bord pour s’aligner avec les délais des événements et mieux gérer les urgences.

Valeurs organisationnelles :

• Égalité : nous croyons que chacun a le droit d’être traité équitablement et d’avoir les mêmes droits et opportunités. 
• Autonomisation : nous reconnaissons et cherchons à étendre le pouvoir des gens au cours de leur vie et des décisions qui les concernent. 
• Solidarité : nous unissons nos mains, soutenons et collaborons au-delà des frontières pour œuvrer pour un monde juste et durable. 
• Inclusivité : Nous accueillons la diversité et la différence et apprécions les perspectives et les contributions de toutes les personnes et communautés dans leur lutte contre la pauvreté et l’injustice. 
• Responsabilité : Nous assumons la responsabilité de notre action et de notre inaction et nous nous tenons responsables envers les personnes avec lesquelles nous travaillons et pour lesquelles nous travaillons.
• Courage : Nous disons la vérité au pouvoir et agissons avec conviction sur la justice de nos causes.

Compétences techniques, expérience et connaissances

Essentiel : 

• Un diplôme en administration des affaires, logistiques, et ou un diplôme similaire,
• Au moins cinq ans d’expérience dans des fonctions similaires,  
• Bonne connaissance pratique des procédures, systèmes et pratiques de gestion de bureau,
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, capacité à travailler dans un environnement multiculturel et agilité et flexibilité avérées,
• Solides compétences en matière d’organisation, de planification et de souci du détail,
• Solides compétences interpersonnelles et sens du service,
• Capacité à gérer des priorités multiples et aptitude à apprendre rapidement et à partager ses connaissances avec ses collègues et partenaires,
• Capacité à travailler dans un environnement de travail matriciel, à gérer des priorités multiples et à travailler sous pression et dans des délais serrés,
• Confiance dans le fait de travailler seul, mais aussi de juger quand l’aide est nécessaire ou quand il y a une opportunité de partager l’apprentissage,
• Un joueur d’équipe, qui travaille bien dans un environnement multiculturel, communique facilement et partage l’apprentissage avec ses collègues et partenaires,  
• Engagement envers les valeurs et les méthodes de travail d’Oxfam et envers les objectifs d’Oxfam visant à promouvoir l’équité et la diversité des genres et les intérêts des personnes marginalisées dans tous les aspects de ses actions,
• Connaissance et expérience des questions liées aux finances,
• Excellente maitrise de l’arabe et du français, l’anglais est souhaité  
• Excellente maîtrise de l’informatique, en particulier d’Excel et Advance Excel. 
• Des compétences avancées en TIC, notamment avec MS Forms, Google Forms, Excel et/ou la gestion de bases de données sont souhaitées.  
• Haut niveau d’intégrité et de responsabilité. 

Souhaitable :  

• Expérience dans le secteur du développement avec des ONG locales et internationales ;  
• Connaissance et expérience des systèmes et procédures d’Oxfam et plus particulièrement d’Oxfam Novib et des systèmes informatiques connexes ;

Note : Cette description de poste peut être adaptée en fonction des activités ou de l’évolution des besoins opérationnels.

Qualités clés :

• Sensibilité aux différences culturelles et aux questions de genre, ainsi que volonté de promouvoir l’égalité des chances.
• Capacité à faire preuve d’ouverture et volonté d’en savoir davantage sur l’application de l’intégration transversale du genre, des droits des femmes et de la diversité dans tous les aspects du travail de développement.
• Energie, créativité, endurance et flexibilité. Aptitude à apprendre rapidement et à partager le savoir avec les partenaires et les collègues. 
• Engagement à respecter les politiques d’Oxfam en matière de prévention du harcèlement, de l’exploitation et des abus sexuels afin de veiller, dans la mesure du possible, à la sécurité de toutes celles et ceux qui entrent en contact avec Oxfam.