Responsable de la gestion des subventions et des partenariats institutionnels – Grant manager- (Contrat national)

Descriptif de poste

CONTEXTE:

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL:

Sous la supervision de la coordinatrice des programmes, vous aurez la charge de l’appuyer dans le volet Mobilisation de fonds, gestion des subventions et des partenariats.

PRINCIPALES TACHES :

En tant que responsable des financements institutionnels, vous assurez la communication avec tous les bailleurs institutionnels à l’oral, par écrit, par le moyen des plateformes dédiées à la communication avec les ONG afin de garantir une communication fluide et efficace. Vous assurez également un soutien aux personnes impliquées dans la gestion des financements institutionnels et relations partenaires.

Exemples de tâches :

• Agir en tant que point focal de la mission pour les requêtes liées aux propositions de projet et aux rapports
• Effectuer et garantir la conservation (archivage) électronique de tous les documents contractuels et toute communication avec les bailleurs institutionnels, leur diffusion et disponibilité auprès des personnes impliquées dans la gestion des projets et programmes financés par des bailleurs institutionnels
• Coordonner les évaluations internes et externes des projets au niveau terrain,
• Coordonner les visites terrain par les bailleurs,
• Sur demande de la Coordinatrice Générale et de la coordinatrice des programmes, peut être amené.e à représenter MdM lors de réunions avec différents acteurs (bailleurs, autorités, partenaires)

En tant que responsable de l’écriture de propositions de projet, vous coordonnez la préparation des propositions de projets et programmes aux bailleurs institutionnels afin de présenter à temps des propositions éligibles et intéressantes pour les bailleurs.

Exemples de tâches :

• Faire et diffuser des rétroplannings relatifs la préparation de proposition à projets et programmes à destination des bailleurs institutionnels
• Effectuer l’évaluation des besoins (Need Assessment) en coordination avec le département MEAL
• Effectuer les recherches nécessaires pour alimenter la proposition de projet
• Lancer en interne le processus de rédaction en donnant le cadre institutionnel, budgétaire et temporel, après sollicitation et information de la part de la coordinatrice des programmes
• Coordonner l’écriture par les différents spécialistes dans la mission et au siège
• Compiler les apports et les contributions, revoir les différentes contributions, partager les commentaires, recevoir des réponses, adapter et corriger pour s’assurer de la qualité des documents
• Travailler en étroite collaboration avec les départements programme, logistique, RH et finance, pour assurer la cohérence entre les différentes composantes des propositions – c’est-à-dire le cadre logique, le budget, les annexes logistiques, le narratif et autres ;
• Rédiger un texte fluide et cohérent, y compris l’éventuelle traduction,
• Mettre en page et insérer des images, tableaux, cartes graphiques etc et veiller à la bonne présentation esthétique globalement
• Enfin se charger de la soumission par le moyen indiqué par le bailleur et dans les délais indiqués à la demande de la coordinatrice générale.

En tant que responsable des rapports d’activité pour les bailleurs institutionnels, vous assurez la préparation des rapport requis par les bailleurs institutionnels afin de présenter à temps des rapports informatifs et de qualité.

Exemples de tâches :

• Diffuser les rétroplannings et les formulaires et formats à remplir aux différents départements et s’assurer que ceux-ci sont finalisés à temps ;
• Mettre à jour le Canevas bailleurs de la mission et la partie dédiée dans le SITREP
• Coordonner l’écriture par les différents spécialistes dans la mission et au siège
• Compiler les apports et les contributions, revoir les différentes contributions, partager les commentaires, recevoir des réponses, adapter et corriger pour s’assurer de la qualité des documents
• Travailler en étroite collaboration avec les départements programme (auquel vous êtes rattéché.e), logistique, RH et finance, pour assurer la cohérence entre les différentes composantes des rapports – c’est-à-dire le cadre logique, le budget, les annexes logistiques, le narratif et autres ;
• Rédiger un texte fluide et cohérent, y compris l’éventuelle traduction,
• Mettre en page et insérer des images, tableaux, cartes graphiques etc. et veiller à la bonne présentation esthétique globalement
• Se charger de la soumission par le moyen indiqué par le bailleur et dans les délais indiqués après validation de la coordinatrice des programmes et de la coordinatrice générale

En tant que garant.e de la connaissance des règles des bailleurs institutionnels par le personnel de la mission, vous êtes chargé.e de la diffusion et la compréhension de l’information afin de garantir l’observance généralisée et stricte de ces règles.

Exemples de tâches :

• Vous avez en tout moment une bonne connaissance des règles des bailleurs, des mises à jour et des sources d’information ;
• Vous diffusez l’information sur les règles, les mises à jour et les sources d’information auprès de vos collègues de la mission Tunisie
• Vous organisez des séances d’information et formation sur les règles des bailleurs
• Vous donnez conseil sur l’application concrète de ses règles dans la mission
• Vous établissez et vous êtes en contact avec la chargée des partenariats au siège MdM BE pour obtenir et donner conseil concernant les règles, les mises à jour, les interprétations et l’application.
• Vous appuyez la préparation des documents programmation notamment sur le volet cartographie des acteurs humanitaires et des bailleurs de fonds présents dans le pays (Stratégie institutionnelle pays, plan d’action, etc.)

En tant que responsable de la recherche de financement, vous êtes chargé.e de :

• Réaliser une mise à jour du mapping des différents acteurs de la santé (bailleurs de fond, institutions et société civile) et de leurs priorités stratégiques à court, moyen et long terme.
• Identifier les opportunités de consortium
• Assurer une veille sur les éventuels appels à propositions concernant les thématiques prioritaires de MdM-BE en Tunisie

LE POSTE EST SOUS RESERVE DE FINANCEMENT