Responsable Administratif.ve et Financier.ère en Tunisie  -Enabel Retour vers les opportunités

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge.  L’Agence met également en œuvre des actions pour d’autres organisations nationales et  internationales. Avec ses partenaires belges et internationaux, Enabel fournit des solutions pour  relever des défis mondiaux urgents – le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité  humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques – et pour promouvoir la  citoyenneté mondiale. Avec 2000 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170  projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient. 

Contexte 

Enabel au Maroc a lancé et prévoit de lancer plusieurs projets dans différentes thématiques aussi variées que  complexes. Ce portefeuille projets concernera aussi bien le Maroc que la Tunisie et nécessitera l’organisation et le  suivi d’un set up RH en mesure de répondre aux exigences et aux spécificités de chaque projet. 

Enabel au Maroc recrute un Responsable Administratif.ve et Financier.ère pour l’appuyer dans son  développement en Tunisie. 

Description de la fonction 

Sous la responsabilité du Counrty Programme Manager d’Enabel au Maroc et en partenariat étroit avec les  Expert.es Contractualisation et Administration, la/le Responsable Administratif.ve et Financier.ère Tunisie : 

Assur le rôle de coordonnateur et assume la gestion du centre de service au niveau des finances. 

Assure l’encadrement et le coaching des collaborateurs financiers internationaux et nationaux, suit la  détermination des besoins et la réalisation des objectifs et favorise la collaboration et le travail d’équipe.  

Prend des mesures pour assurer l’efficacité et l’efficience du set-up organisationnel pour permettre un service  orienté client et de qualité excellente. 

LES TACHES PRINCIPALES ET RESPONSABILITES : 

Préparer le budget et le rapportage financier afin d’assurer l’utilisation efficiente des fonds et un  rapportage financier fiable :  

o Assurer le suivi budgétaire du programme afin de respecter le cadre budgétaire 

o Rapporter la situation budgétaire aux parties prenantes afin de faciliter la prise de décision  o Assurer un rapportage conformément aux dispositions contractuelles 

o Veiller à l’utilisation efficiente de fonds 

o Élaborer des propositions de changement budgétaire et des programmations financières o Réaliser des analyses de coûts 

o Superviser et valider les états financiers 

o Suivre la position de trésorerie et approuver les paiements 

o Gérer les relations bancaires

Superviser et valider le rapportage des conventions de subsides/ASC afin d’assurer la conformité  des dépenses des conventions de subsides : 

o Planifier et élaborer les termes de références des exercices d’évaluation organisationnelle 

o Valider l’analyse de risques découlant des conclusions de l’évaluation organisationnelle ainsi que  les propositions de mesures de maîtrise à introduire dans les modalités des conventions 

o Valider les demandes de paiements relatives aux tranches des subsides 

o Superviser les missions de contrôle des bénéficiaires contractants. 

o Superviser les éventuels audits externes (administratifs et financiers) des partenaires  bénéficiaires. 

Veiller à la bonne gestion des petits achats, gérer les contrats et la logistique afin de contribuer au  bon déroulement des interventions dans le respect des procédures d’achat et des obligations  contractuelles : 

o Élaborer le plan de passation des marchés publics ; 

o Superviser le processus d’achat ; 

o Contribuer à l’élaboration, gérer et contrôler les contrats de subsides ; 

o Superviser la gestion du matériel, des véhicules et des infrastructures. 

Gérer les risques fiduciaires, les plans d’action du contrôle interne et de l’audit afin de gérer les  risques et de ne pas mettre l’atteinte des objectifs en danger :  

o Identifier et évaluer les risques fiduciaires ; 

o Mettre en place un système adéquat de contrôle interne ; 

o Suivre l’évolution des risques et l’impact des mesures de maîtrise de risques ; 

o Réaliser des plans d’action suite aux audits et assurer le suivi de leur mise en œuvre. 

Renforcer les capacités des structures partenaires afin de contribuer à l’amélioration de leur  organisation, de leurs processus et systèmes ainsi que des compétences de leur staff :  

o Évaluer la maturité de la gestion financière et administrative des structures partenaires 

o Conseiller les structures partenaires sur les actions à prendre pour améliorer leur gestion ainsi  que sur la façon de mettre en œuvre ces actions 

o Faciliter le processus de changement 

o Ensemble avec les partenaires, adapter la structure organisationnelle, optimiser les processus,  améliorer les systèmes et renforcer les compétences du staff 

Gérer l’équipe dont on est le responsable hiérarchique afin de disposer de personnel qualifié et  motivé :  

o Mettre en place une organisation adéquate en termes de rôles et de responsabilités 

o Assurer la disponibilité de financement des ressources mutualisées

o Garantir le respect des règles et procédures définies par le siège 

o Fixer les objectifs et les priorités des collaborateurs 

o Contribuer au recrutement des collaborateurs 

o Motiver, encadrer, suivre et évaluer les collaborateurs  

o Créer un climat de confiance et de responsabilisation 

o Développer les compétences des collaborateurs 

o Favoriser l’ambiance interne et gérer les conflits au sein de l’unité 

Appuyer la Représentation et les projets/programmes par la mise à disposition de son expertise  technique afin de maximiser l’opérationnalité de la REP/des projets/des programmes et de  minimiser les risques inhérents à la gestion dans son domaine d’expertise :  

o Participer activement à la définition de la stratégie opérationnelle et formulations Enabel dans  son domaine d’expertise  

o Développer, diffuser et veiller au respect des outils et documents-cadres concernant son domaine  d’expertise.  

o Conseiller les responsables pour toute démarche administrative « hors cadre » 

o Établir et exploiter un réseau de contacts dans son domaine d’expertise auprès des organisations  similaires à la Enabel actives dans le pays d’intervention  

o Assurer de manière optimale le flux d’information dans son domaine d’expertise entre les  programmes, la Représentation, les services centraux. 

o Représenter Enabel dans les aspects relevant de son domaine d’expertise vis-à-vis des instances  externes 

o Sous la supervision de la représentation Enabel au Maroc et, au besoin, en étroite collaboration  avec l’Ambassade de Belgique en Tunisie, effectuer les démarches nécessaires pour finaliser  l’installation d’Enabel en Tunisie en tant qu’institution, de manière pérenne, en conformité avec  son mandat d’agence de développement. 

o En étroite collaboration avec la représentation Enabel au Maroc ainsi que les services centraux à  Bruxelles, développer et mettre en place le cadre admin/fin global pour Enabel en Tunisie 

Coordonner le centre de service au niveau des finances, organiser au mieux le set-up et la  mutualisation des ressources humaines et financières disponibles afin de proposer un niveau de  service excellent aux interventions, à la représentation tout en maintenant l’efficience et  l’efficacité du contrôle interne :  

o Mettre en place une organisation adéquate en termes de rôles et de responsabilités au niveau du  centre de services financiers (le cas échéant)  

o Organiser des réunions de coordination entre les RAFs (si plusieurs RAFs) 

o Effectuer une veille permanente sur la maturité du contrôle interne au sein du pays (le cas  échéant) 

o Assurer l’harmonisation et la cohérence des procédures/templates au sein du pays (si plusieurs  RAFs) 

o Implémenter au sein du pays tout changement de nature à améliorer la maturité du contrôle  interne et la qualité du service rendu 

o Participer aux groupes de travail au niveau terrain ou siège en fonction de ces domaines  d’expertise pour l’amélioration des processus 

o Ensemble avec le CPM/Resrep et en respectant le cadre de gestion et les règles de l’organisation,  adapter la structure organisationnelle, optimiser les processus, améliorer les systèmes et  renforcer les compétences du staff (le cas échéant) 

Votre profil 

Niveau de formation requis : 

• Diplôme de Bac + 5 en gestion financière  

Expériences requises et/ou souhaitées : 

• Min. 5 ans d’expérience en gestion financière, en analyse financière et en gestion budgétaire • Expérience en audit, gestion de risques, gestion financière dans le secteur public 
• Expérience en Management d’équipe multiculturelle à distance 
• Expérience dans la gestion de projets financés par l’Union européenne 
• Expérience dans un contexte international est un atout 

Connaissances requises et/ou souhaitées : 

• Très bonnes connaissances en contrôle financier et audit ; 
• Connaissances en gestion des ressources humaines et marchés publics  
• Utilisation des logiciels financiers : expérience dans l’utilisation d’un ERP est un atout 
• Maitrise des outils et applications informatiques courants ; 
• Parfaite maîtrise de l’arabe et du français, maîtrise de l’anglais (atout). 

Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée aux aspects suivants de sa  personnalité : 

• Fortes qualités analytiques et rédactionnelles ; 
• Sens de la responsabilité et initiative ; 
• Orienté résultat-solution ; 
• Talent d’organisateur, précis et proactif ; 
• Excellente capacité à travailler en équipe ; 
• Communicateur (trice) aisé(e) et ouvert(e), il/elle est capable de se faire comprendre et de se mettre au  niveau de son interlocuteur ; 
• Dynamique, il/elle a un fort pouvoir de conviction et de mobilisation ; 
• Rigoureux(se) et autonome ; 
• Mobilisateur(trice), il/elle maîtrise l’art de faire sortir les meilleures idées des autres ; 
• Disposé(e) aux déplacements de terrain.

Nous vous offrons 

• Une fonction passionnante, diversifiée dans un environnement multiculturel 
• Un contrat à durée déterminée de 12 mois, éventuellement renouvelable, basé à Tunis • Un package salarial composé d’un salaire compétitif en fonction de votre expérience, 13ème mois,  assurance complémentaire. 

« Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans  les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au  sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine,  l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que les  compétences » 

Intéressé.e ? 

Postulez au plus tard le 26/06/2022 en joignant votre CV et votre lettre de motivation à l’adresse  suivante : recrutement.mor@enabel.be et en mentionnant, obligatoirement, la référence de  l’offre 04/2022/RAF/2504MAR