RESPONSABLE ADMINISTRATIF-ICU Retour vers les opportunités

A propos de ICU :

L’Institut pour la Coopération Universitaire (ICU) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) reconnue par la Commission Européenne et le Ministère Italien des Affaires Étrangères, qui met en œuvre des projets de coopération au développement dans les Pays du Sud du monde et encourage l’information et l’éducation sur les questions de solidarité internationale.

MISSION :

Sous la supervision du l’Administratrice Pays, la/le Responsable Administratif aura pour mission d’assurer la gestion des opérations administrative-financière des projets en cours.

RESPONSABILITÉS :

• Préparer la prévision de trésorerie mensuelle du projet en collaboration avec le chef de projet et la soumettre à l’admiratrice pays pour approbation,
• Gérer les avances caisse et banque et vérifier les pièces justificatives du remboursement du personnel, 
• Participer aux réunions internes en assurant la logistique nécessaire et en préparant la documentation requise,
• Rédiger des comptes rendus des réunions et les partager avec les participants,
• Surveiller les délais de paiement pour toutes les dépenses effectuées sur le projet,
• Vérifier régulièrement les soldes de trésorerie et signaler toute anomalie à l’administratrice pays,
• Surveiller l’application des règles et procédures administratives au niveau du projet.
• Préparer les rapprochements bancaires mensuels,

• Organiser et classer les pièces justificatives (administrative, comptables et financières) physiquement,
• Examiner les documents et respecter les exigences nécessaires à leur présentation en tant que pièces justificatives des rapports financiers du projet ; les scanner et les classer dans un dossier électronique sur drive,
• Participer aux audits ou tout contrôle au niveau du projet,
• Assurer la gestion quotidienne des tâches administratives, telles que : la rédaction de
  documents administratifs, et la tenue à jour des dossiers,
• Veiller au respect du calendrier administratif,
• Assurer la préparation des documents supports de paiements (déclaration, CNSS, fournisseurs, consultants),
• Enregistrer les dépenses et autres transactions financières sur l’application comptable de l’organisation,
• Mettre à jour régulièrement la comptabilité ordinaire,
• Préparer les rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en coordonnant avec les chefs de projets et les communiquer à l’administratrice pays pour validation,
• Assurer la finalisation de l’archivage papier et numérique, ainsi que la sécurisation des documents financiers.
• Faire le suivi avec les fournisseurs, consultants, les organismes publics (CNSS, recette des finances, …),
• Aider à la gestion des ressources matérielles et logistiques, y compris l’approvisionnement en fournitures de bureau, 
• Construire et mettre en place des outils d’analysé ou de pilotage : tableaux de bord, indicateurs,
• Effectuer toutes les autres tâches jugées utiles par son supérieur hiérarchique.

PROFIL RECHERCHE :

• Diplôme minimum requis : un master en gestion ou administration avec une orientation gestion des projets, finance, comptabilité ou économie,
• Au moins 3 ans d’expériences professionnelles avérées dans la même fonction; au moins 1 ans d’expérience avérée dans des ONG,
• Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de gestion financière de projets (EU, AICS, …),
• Bonne maîtrise des outils et techniques de gestion et de comptabilité,
• Excellente connaissance du package Microsoft Office, en particulier Excel,
• Connaissances linguistiques : une excellente maîtrise du français écrit et parlé est requise ;
• excellente connaissance de l’anglais également ; la connaissance de l’italien et/ou de l’arabe (dialecte tunisien) sera(ont) considérée(s) comme un plus,

• Expérience et capacité à travailler en équipe,
• Capacité à respecter les délais et à travailler sous stress,
• Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction,
• Savoir organiser l’archivage,
• Savoir contrôler la qualité de l’information,
• Logique, rigueur, précision, méthode, rapidité, réactivité, sens de l’urgence et des priorités.