Responsable Administratif- AMBASSADE DE FRANCE EN TUNISIE Retour vers les opportunités

Intitulé du poste : Responsable Administratif, Contrats et Fiances-Projets de coopération

Contractant : Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII) – Bureau de représentation en Tunisie

Type de contrat : Contrat de droit local tunisien à durée déterminée (CDD)

Durée du Contrat : de la prise de fonction au 30.05.2026

Date de prise de poste souhaitée : 01.06.2024

Salaire mensuel Brut : à partir de 4500 DT, en fonction de l’expérience

I- Présentation de l’OFII

L’Office Français de l’immigration et de l’Intégration (OFII) est un établissement public français à caractère administratif placé sous la tutelle du ministère de l’Intérieur et principal opérateur de la Direction générale des étrangers en France (DGEF). L’OFII est investi de 5 missions principales :

1. L’accueil et l’accompagnement des demandeurs d’asile ;
2. La gestion des procédures de l’immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires ;

• L’accueil et l’intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d’un contrat d’intégration républicaine avec l’État ;

1. L’aide au retour volontaire et à la réinsertion dans leur pays d’origine des étrangers qui ne bénéficient pas d’un titre de séjour et
2. L’émission de l’avis médical dans le cadre de la procédure d’autorisation de séjour pour raisons de santé.

L’OFII dispose d’une direction générale, de 31 directions territoriales (DT) en France et d’un réseau de 7 représentations à l’étranger (RE) dont une en Tunisie.

II- A propos du projet :

Dans le cadre de la composante réinsertion du programme de coopération multilatérale UE-Tunisie ProGreS Migration Tunisie, le bureau de représentation de l’OFII en Tunisie, en coordination avec Expertise France, a apporté un appui aux autorités tunisiennes pour la mise en place et l’opérationnalisation du dispositif national de réinsertion socio-économique dédié aux migrants de retour. Ce dispositif appelé «le dispositif Tounesna » a pour vocation de permette aux acteurs institutionnels tunisiens dispensant des services sociaux et économiques de mutualiser leurs interventions dans l’objectif d’accompagner une réinsertion intégrée et multidimensionnelle du migrant et des membres de sa famille. Le Dispositif Tounesna est piloté par l’Office des Tunisiens à l’Étranger (OTE) et déployé dans certaines régions.

La composante réinsertion du programme ProGreS, dont la phase 1 s’est terminée en juillet 2021 se poursuit à travers deux actions du programme ProGreS 2 et ProGreS 2 dont Expertise France et l’OFII coordonne l’implémentation depuis respectivement 2022 et mi-2023 et qui prendront fin en mai 2026. Dans ce cadre l’OFII continue de mettre en œuvre des activités de renforcement de capacité aux acteurs institutionnels du dispositif Tounesna, ainsi qu’à gérer les aides allouées aux migrants de retour usagers du dispositif Tounesna.

II- Description des missions du poste :

Sous la supervision générale du Directeur de la Représentation de l’OFII en Tunisie, le/la Responsable administratif-ve et financier-ère (RAF) sera placé(e) sous le contrôle direct de l’expert technique réinsertion de l’OFII, chef de projet. Elle/il travaillera également en étroite collaboration avec le reste de l’équipe OFII dédiée à ce programme à savoir :

Un-e coordinateur-trice du projet

Une coordinatrice des aides à la réinsertion allouées aux migrants de retour

Un régisseur (comptabilité)

Ce poste est basé dans les locaux de l’OFII à Tunis et n’inclut pas de déplacements dans les régions ou à l’international sauf exception.

Sous la direction du chef de projet, le/la RAF est appelé-e à:

• Mettre en œuvre toutes les tâches de suivi financier effectuées dans le cadre de la mise en œuvre des activités des deux actions ProGreS 2 et ProGreS 3 en conformité avec les procédures des contrats de subvention d’Expertise France dans le cadre du programme ProGreS Migration en matière de règle de passation de marchés publics.
• Maintenir, alimenter les outils de gestion et suivi financier des deux contrats de subvention d’Expertise France dans le des actions ProGreS 2 et ProGreS 3.
•  Maintenir un outil de suivi des contrats des opérateurs de suivi et des contrats de subvention, des décaissements et paiements qui leurs sont faits
• Suivre la consommation budgétaire des deux actions, inscrire et suivre les engagements des dépenses et veiller à leurs conformités avec les règles d’éligibilité interne de l’OFII et du bailleur Appuyer le coordinateur de projet dans la préparation à l’attention du chef de projet, des rapports financiers périodiques (rapports trimestrielles, rapports annuels) et rapports de clôture dus au bailleur, ainsi que les rapports spéciaux et les budgets prévisionnels pour les deux actions.
• Participe aux exercices de révisions budgétaires des deux actions
• Participer à l’analyse et à projections budgétaires demandées par le siège et par le bailleur.
• Suivre, classer, compiler les pièces justificatives des rapports financiers
• Assurer le suivi et la coordination des audits des deux actions par les auditeurs externe et/ou la cours des comptes.
• Préparer les éléments de réponses aux demandes et questions du bailleur sur les rapports financiers et les pièces justificatives transmises, faire le suivi de ces demandes. Assurer le suivi, la coordination les procédures de paiement et remonter les pièces justificatives des demandes de paiement pour les dépenses engagées par les deux actions avec le Régisseur du compte du programme (régisseur OFII) ainsi que pour certaines autres dépenses avec les régies des autres structures de l’OFII (Siégé et Représentations à l’étranger)
• Participer aux procédures d’appel à candidature ou de consultation dans le cadre de la mise en œuvre des activités du projet (drafter les appels à candidature, assurer leur publication, trier et sauvegarder les offres reçue….)
• Réviser et valider la conformité des procédures d’appel à candidature, de mise en concurrence et d’appel d’offre lancées par le projet avec les obligations contractuelles des contrats de subvention qui financent ces activités avant d’enclencher la procédure de paiement et de transmettre les demandes de paiement au régisseur
• Préparer des estimations détaillées des coûts pour les activités du projet sur la base des consultations recueillies par ses soins ou par un membre de l’équipe (budget sheet).
• Préparer le tableau comparatif et de sélections dans le cadre des procédures de mise en concurrence
• Contacter les prestataires et fournisseurs pour le suivi des procédures de paiement (demande de facture pro-forma conforme, suivre la facturation, suivre les paiements, etc.).
• Drafter les contrats de prestation pour les fournisseurs de services et de biens.
• Maintenir l’outil de suivi des contrats de prestation des deux actions
• Appliquer et suivre les procédures de vérification et « due diligence » des prestataires, notamment la vérification des prestataires sur le système de « Acquity check »
• Assure une fois par mois un exercice de concordance des rapports des dépenses avec le régisseur
• En appui aux équipes, participer à l’élaboration et implémentation de procédures standards (SOPs) financières internes
• S’informer et assister le personnel, les experts et les consultants sur tous les aspects relatifs à la gestion financière.
• Tenir à jour les dossiers des achats et les insérer dans l’inventaire.
• Assurer la fonction de « mandataire » au régisseur. Les régisseurs et leur(s) mandataire(s) sont nommés par décision de l’ordonnateur (Directrice de la RE OFII Tunisie). Il/Elle est chargé-e, pour le compte du comptable public, d’opérations de paiement de dépenses et/ou d’encaissement de recettes pour assurer un service de proximité. A ce titre l’Assitant-e administratif-ve et financier-ère est amenée à appréhender le fonctionnement du système de comptabilité de l’OFII « Reginet» afin d’assurer les paiements, tenir la caisse, assurer le suivi bancaire, effectuer les arrêtées mensuels et les transmettre à l’Agent comptable, demander la reconstitution de la régie…
• S’acquitter de toute autre tâche assignée par le superviseur qui entre dans son champ d’expertise

1. Profil recherché

L’OFII recherche un profil senior avec une expérience avérée.

Qualifications et compétences :

• Autonome, aimant le travail en équipe, doté(e) d’un bon relationnel et de pédagogie.
• Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projets internationaux et des composantes administratives, financières et juridiques en particulier (cycle du projet, règles financières et juridiques de l’UE) ;
• Très bonne maitrise du français à l’oral et à l’écris, maitrise de l’arabe à l’oral. La maitrise de l’anglais professionnel à l’oral et à l’écris est un atout
• Etre très attentif(ve) aux détail, précis(e) et sens de la rigueur ;
• Une réelle aisance à manier les chiffres et implémenter des procédures (SOP) ;
• Excellente maitrise des outils informatiques MSDOS et des outils de suivi financiers
• Excellente qualités d’organisation : méthode, planification, coordination
• Capacité d’organisation et de réalisation des tâches sous contrainte temporelle et/ou sous pression ;

 Expérience professionnelle :

Le ou la candidate sera en mesure de justifier d’une expérience professionnelle récente cumulable d’un minimum 5 ans en gestion administrative et financière de projets de coopération fiancés par l’UE et/ou par des Etats membres de l’UE;

Une expérience de 3 ans au moins au sein d’une agence européenne de coopération ou d’une organisation internationale est souhaitable.

Diplôme :

Titulaire, au moins, d’une licence/maitrise en gestion, commerce, administration, finances, comptabilité, sciences économiques, coopération internationale ou équivalent.