PNUD recrute un(e) consultant(e) national(e) Documentaliste Retour vers les opportunités

Titre du poste : Recrutement d’un consultant national Documentaliste pour appuyer l’archivage et le classement

physique et électronique des documents du projet Tamkeen

Lieu de travail : Tunis

Superviseur : Administratrice de projet

Durée : 4 mois / 88 jours

Contexte organisationnel:

La Tunisie vit un moment marquant de son histoire avec le consensus qui a été réalisé autour d’une Constitution obéissant à l’aspiration démocratique de la majorité des Tunisiens et la réussite des élections législatives et présidentielles, elle marque le passage à la deuxième République et ouvre de nouvelles perspectives pour l’établissement d’un système de gouvernance fondé sur la transparence, la participation et la redevabilité.

Néanmoins, les enjeux liés à cette période ne peuvent être relevés que par l’implication de tous les acteurs concernés ainsi que par le renforcement de la cohésion sociale et de la citoyenneté.

Le projet Tamkeen pour la promotion de la citoyenneté, le renforcement de la cohésion sociale et de la société civile relève de la stratégie du PNUD d’accompagnement de la phase de transition en Tunisie en apportant son appui à la construction de passerelles entre les institutions et les citoyens, dans la continuité de ce qui a été fait depuis quatre ans en termes d’appui technique, de renforcement des capacités et de professionnalisation de la société civile. Il s’agit d’un travail qui s’inscrit sur le long terme, visant à renforcer l’autonomie des OSC et leur spécialisation, de manière à ce qu’elles puissent jouer un rôle significatif dans l’ancrage d’un système démocratique pérenne favorisant la participation citoyenne et l’atténuation des inégalités et de l’exclusion notamment au niveau local.

Justification :

Dans ce contexte particulier, la mémoire du projet et un élément important qu’il faudrait encadrer. Le projet Tamkeen exprime donc le besoin de recruter un(e) consultant(e) documentaliste qui viendra en appui à l’équipe du projet pour consolider à mi-parcours la documentation dans un but d’assurer un classement et archivage électronique et physique selon les règles et procédures du PNUD et bailleurs du fond. L’apport spécialisé et indépendant du consultant permettra de mettre en valeur le travail de l’équipe du projet.

Objectifs de la mission :

Sous la supervision directe de l’administrateur de projet et la supervision générale du chef Technique de projet, et en étroite collaboration avec les différentes composantes du projet, la mission du/de la consultant/e a pour objectif général de fournir un appui spécialisé comme suit :

• Appuyer la vérification de la documentation du projet ainsi que son classement selon les règles et procédures du PNUD et bailleurs du fond ;
• Identifier les besoins de documenter ou renforcer la documentation de processus ;
• Recueillir les informations et documents nécessaires pour compléter les archives du projet, en faisant recours aux données fournies par l’unité administrative et par les autres composantes du projet ;
• Appuyer le classement des dossiers électroniques et physiques ;
• Elaborer des tableaux et note récapitulatifs sur les différentes processus et dossiers, selon les indications ;
• L’établissement d’un plan de classement des archives et d’un tableau de gestion des documents ;
• L’assistance des différents services dans la gestion des documents ;
• La tenue d’un répertoire des documents traités en vue d’une recherche ultérieure ;
• Archiver les ouvrages (rapports et publications internes) qui ont été faits au niveau du projet ;
• La mise en place des systèmes de rangements des documents physiques et électronique ;
• La sensibilisation du personnel en vue d’une utilisation efficiente du système mis en place dans le futur.

Résultats attendus :

A la fin de la mission, les produits suivants complétés sont attendus :

• Les dossiers de processus engagés par le projet sont complets avec toutes les documents dûment organisés ;
• Tous les rapports d’activités du projet ainsi que les publications faites dans le cadre du projet sont archivés physiquement et électroniquement ;
• Des tableaux récapitulatifs sur le classement des dossiers sont préparés ;

Le paiement se fera sur la base du rapport d’avancement mensuel à hauteur de 25%

Principaux Livrables:

Au cours de sa mission le consultant devra produire :

• Une matrice des documents à classer et un plan de classement physique et électronique
• Un répertoire des documents traités (physiquement et électroniquement) en vue d’une recherche ultérieure
• Tableau de gestion des informations et documents nécessaires pour compléter les archives du projet.

Profil demandé:

Les candidatures reçues seront évaluées par un panel de sélection selon la grille de compétences techniques définie ci-dessous, sur la base des documents envoyées.

Evaluation des candidatures :

Le calcul de la note finale se fera selon la pondération suivante :

Evaluation Technique selon qualifications et expériences requises (70%) : A

Evaluation Financière (30%) : B

TOTAL A+B=100%.

 Grille d’évaluation:

La note technique sera calculée sur la base de la grille suivante: